Wie sieht das Zeitmanagement in deiner Praxis aus? Haltet ihr alle Termine sowie die dazugehörigen Vorbereitungen ein oder geratet ihr regelmäßig in Stress und Zeitnot? Unser Partner Dr. Flex ist davon überzeugt, dass die langen Wartezeiten in 70 % der Fälle an der Organisation des Praxis-Terminbuchs liegen. Sie geben dir 3 Tipps, wie du das Zeitmanagement in deiner Praxis verbessern kannst.
Die Ärzte, die eine eigene Praxis neu gründen, möchten ihre Leidenschaft ausüben und haben meistens keine Zeit, sich mit dem "Management" ihrer Praxis zu beschäftigen. Die richtigen Einstellungen wie Terminlängen, Belegung der Praxisräume und Verteilung der Termine innerhalb der Woche können jedoch zum echten Game Changer für deine Praxis werden! Ein effektives Zeitmanagement mit einem vorausschauenden Terminmanagement ist das A und O eines gesunden und stressfreien Ablaufs. Mit nur wenigen Stunden Planung pro Woche für die Optimierung der Praxisabläufe, des Mitarbeitenden- und Kalendermanagements können Praxismanager:innen mehr Zeit für die Mitarbeitenden schaffen und gleichzeitig für zufriedenere Patient:innen sorgen!
Laut einer Umfrage der Kassenärztlichen Bundesvereinigung (KBV)¹ kommt nur jeder elfte Patient in der Praxis ohne Wartezeit an die Reihe. Ein Drittel der Patient:innen darf innerhalb einer Viertelstunde ins Sprechzimmer, etwa genauso viele warten rund 30 Minuten. 17 % der Befragten saßen bis zu einer Stunde lang im Wartezimmer, sieben Prozent bis zu zwei Stunden. Diese Zahlen zeigen, dass Verbesserungen möglich sind! Wir haben ein paar Tipps für dich, wie du deinen täglichen Ablauf optimieren kannst, um mühelos das zu erledigen, was du dir vorgenommen hast. Dein Terminplaner wird es dir danken!
Nach einer Analyse des Ist-Zustandes deiner Praxisorganisation und dem Erkennen eventueller Probleme im Zeitmanagement kann eine Umstrukturierung erfolgen. Ein Konzept, das Verbesserungsideen zum Thema macht, ist dabei entscheidend.
1. Terminlänge reduzieren
Die erste wichtige Maßnahme, die du vornehmen kannst, ist die Anpassung der Terminlänge. Bei Neupatient:innen kannst du die wichtigsten Informationen bereits im Vorfeld erfragen.
Mit der Online-Terminvergabe von Dr. Flex kannst du deinen Patient:innen bei der Buchung Fragen stellen, die zu den richtigen Terminen führen. Wenn die durchschnittliche Terminlänge korrekt erfasst und dargestellt ist, ist die Wahrscheinlichkeit geringer, dass bei der Onlinebuchung Fehler passieren und die passenden Termine gebucht werden. Das Einstellen von Fragen im Buchungs-Widget kann jederzeit im Praxis-Konfigurator von Dr. Flex vorgenommen werden. Zusätzlich besteht die Möglichkeit, digitale Patientenaufnahme- oder Anamnesebögen zu nutzen. Die Arbeit, die online von den Patient:innen erledigt werden kann, spart dir und deinem Praxisteam Zeit, die sonst vor Ort aufgewendet werden müsste. Der Vorteil: Die anstehenden Aufgaben an der Rezeption werden durch diese Entlastung sinnvoll verkürzt. Dadurch werden Zeit und Kapazitäten für andere organisatorische Aufgaben des Praxisteams frei.
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An den Tagen, an denen in deiner Praxis die meisten unangemeldeten Patient:innen (Schmerzpatient:innen) oder Notfälle auftreten, ist es gut, wenn du im Voraus längere zeitliche Puffer für Behandlungen einplanst. Besonders Montage (nach dem Wochenende) und Donnerstage (lange Sprechzeiten) neigen laut Statistik dazu, besonders voll zu sein. Um dem gerecht zu werden, kann es sinnvoll sein, dass du in diesen Zeiten entweder keine festen Termine vergibst oder zwischen den Terminen längere Pufferzeiten einplanst, in denen deine Patient:innen ohne Termin untersucht werden können.
Neuen Praxen vergeben oft viele Erstuntersuchungs-Termine, sodass der Praxiskalender letztendlich komplett ausgebucht sein kann. Wenn eine Neupatientin nun einen Folgetermin buchen möchte, muss sie 2-4 Wochen warten, da der Kalender der Praxis durch diese Erstuntersuchungs-Termine belegt ist. Die Lösung besteht darin, dass du bei der Planung sowohl die Folgetermine als auch die spontanen Termine immer mit einbeziehst.
3. Wirtschaftlichkeit steigern
Es ist sinnvoll, dass du im Wochenplan spezielle Zeitslots für umfangreiche Termine einplanst, die dem Spezialgebiet deiner Praxis entsprechen. Diese Fachtermine sind entscheidend für den Umsatz in der Praxis und sollten daher besonders hervorgehoben und so geplant werden, dass alle anderen Termine darum herum platziert werden. Um auf unvorhergesehene Ereignisse im Zusammenhang mit der Terminvergabe reagieren zu können, wie z. B. kurzfristige Terminverschiebungen, längere Wartezeiten oder ausgefallene Termine, sollten dein Team und du in eurer Kommunikation gut vorbereitet sein.
Terminänderungen oder Störungen im Praxisablauf können zu Unzufriedenheit führen. Eine geschickte, einfühlsame und individuelle Kommunikation mit deinen Patient:innen kann Spannungen abbauen. Die Kolleg:innen an der Rezeption sollten in der Lage sein, auf unangenehme Situationen wie Terminabsagen oder eine höhere No-Show-Rate zu reagieren – idealerweise mit konkreten Lösungsvorschlägen wie z. B. einem sofortigen Alternativtermin. Ein solides und intelligentes Termin- und Zeitmanagement zahlt sich aus. Es führt zu mehr Ausgeglichenheit in der Praxis und bei euch im Team. Weder Hektik, Frustration noch Langeweile treten auf. Dies wirkt sich insgesamt positiv auf eine gute Work-Life-Balance aus.
4. Über Dr. Flex
Mit einer besonders
einfachen und praktischen Online-Terminvergabe ermöglicht
Dr. Flex deinen Patient:innen in nur
30 Sekunden, ihren Arzttermin
sicher und direkt auf der Praxis-Website zu buchen. Auf der anderen Seite hilft Dr. Flex täglich Arztpraxen, die hohe Last des Termin-Aufkommens
besser zu managen. Durch die automatisierte Terminierung werden Telefon und E-Mail signifikant
entlastet.
Ist die Online-Terminvergabe von Dr. Flex erstmal nach den Bedürfnissen deiner Praxis und deiner Patient:innen eingerichtet, werden dein Team und du einen massiven Zeitgewinn und eine Entlastung bei der Terminvergabe bemerken. Außerdem kann euch der digitale Prozess auch bei der Gewinnung neuer Patient:innen unterstützen, da so beispielsweise auch während der Schließzeiten der Praxis Termine vereinbart werden können und insbesondere die jüngere Generation bevorzugt Termine online bucht.
Quellen