Eine Praxisbegehung löst in der Zahnarztpraxis oft Stress aus. Mit diesen 7 Tipps unseres Partners Paul Solutions GmbH seid Ihr bestens für die nächste Praxisbegehung vorbereitet und meistert diese endlich stressfrei!
Gastautor: Christian Jager, M. Sc., Gründer Paul Solutions GmbH
Gründer der Paul Solutions GmbH, Gesundheitsökonom, QM-Beauftragter (TÜV), Fachkraft für Arbeitssicherheit und staatlich geprüfter Desinfektor. Christian Jager begleitet seit über 10 Jahren Arztpraxen, Zahnarztpraxen und Pflegeeinrichtungen bei QM, Hygiene, Arbeitsschutz und behördlichen Begehungen.
Praxisbegehungen gehören für Zahnarztpraxen längst zum Alltag. Und trotzdem sorgen sie regelmäßig für Unsicherheit, Stress oder sogar unangenehme Überraschungen.
Dabei ist das eigentliche Problem selten fehlendes Fachwissen.
Die meisten Praxen wissen, wie Hygiene, Aufbereitung oder Arbeitsschutz grundsätzlich funktionieren.
Was bei Begehungen auffällt, sind andere Dinge:
❌ fehlende oder unvollständige Dokumentation
❌ nicht gelebte Prozesse
❌ unklare Verantwortlichkeiten
❌ fehlende Nachweise
Die entscheidende Frage lautet daher nicht: „Haben wir das schon einmal gemacht?“
Sondern: „Können wir es heute sofort und lückenlos nachweisen?“
Was Euch in diesem Beitrag erwartet:
1. Warum Praxisbegehungen in Zahnarztpraxen oft Stress auslösen
2. Die 7 häufigsten QM-Lücken bei Praxisbegehungen
2.1 Hygieneplan vorhanden, aber nicht praxisindividuell gepflegt
2.2 Aufbereitung wird gemacht, aber nicht lückenlos dokumentiert
2.3 Unterweisungen finden statt – aber ohne Nachweis
2.4 Verantwortlichkeiten sind nicht klar geregelt
2.5 Gefahrstoffe sind nicht sauber organisiert
2.6 Geräte, Wartungen und Nachweise sind verstreut
2.7 Es gibt keine laufende Selbstkontrolle
3. Was Praxen daraus lernen können
4. Fazit: Begehungssicherheit entsteht nicht kurz vor dem Termin
5. FAQs zur Praxisbegehung in der Zahnarztpraxis
1. Warum Praxisbegehungen in Zahnarztpraxen oft Stress auslösen
Behörden wie das Gesundheitsamt oder die Gewerbeaufsicht prüfen nicht nur einzelne Maßnahmen, sondern das gesamte System hinter der Praxisorganisation.
Typische Prüfbereiche sind unter anderem:
- Hygienemanagement
- Aufbereitung von Medizinprodukten
- Qualitätsmanagement
- Arbeitsschutz
- Gefahrstoffe
- Geräte und Wartungen
- Röntgen und Strahlenschutz
- Dokumentation und Nachweise
Die Anforderungen ergeben sich aus verschiedenen Regelwerken wie:
- G-BA-Richtlinie
- RKI-Empfehlungen
- Medizinprodukte-Betreiberverordnung
- Arbeitsschutzgesetz
- TRBA 250
Das bedeutet: Eine Begehung ist keine Einzelprüfung, sondern ein Systemtest der gesamten Praxisorganisation.
Und genau hier entstehen die größten Lücken.
2. Die 7 häufigsten QM-Lücken bei Praxisbegehungen
2.1 Hygieneplan vorhanden, aber nicht praxisindividuell gepflegt
Viele Zahnarztpraxen verfügen über einen Hygieneplan.
Das Problem: Er ist oft veraltet oder nicht auf die tatsächlichen Abläufe abgestimmt.
Typische Schwächen:
❌ Standardvorlage ohne Anpassung❌ neue Geräte oder Prozesse nicht integriert
❌ Verantwortlichkeiten fehlen
❌ Team kennt Inhalte nicht
Für Prüfer ist entscheidend: Ist der Hygieneplan individuell, aktuell und gelebt?
2.2 Aufbereitung wird gemacht, aber nicht lückenlos dokumentiert
Die Aufbereitung von Medizinprodukten ist einer der kritischsten Bereiche.
Und gleichzeitig einer der häufigsten Beanstandungspunkte. Warum?
Weil nicht der Prozess allein zählt, sondern der Nachweis. Typische Lücken:
❌ fehlende oder unklare Risikobewertung❌ keine vollständigen Standardarbeitsanweisungen
❌ fehlende Chargendokumentation
❌ Validierungen nicht aktuell
❌ Freigabeprozesse nicht nachvollziehbar
Was nicht dokumentiert ist, gilt bei der Begehung als nicht durchgeführt.
2.3 Unterweisungen finden statt – aber ohne Nachweis
Viele Praxen schulen ihr Team regelmäßig.
Doch bei der Begehung zählt nicht das Gespräch, sondern der Nachweis.
Typische Probleme:
❌ keine Teilnehmerlisten❌ keine Unterschriften
❌ keine jährliche Wiederholung dokumentiert
❌ keine strukturierte Planung
Besonders relevant sind Unterweisungen zu:
- Hygiene
- Arbeitsschutz
- Datenschutz
- Notfallmanagement
Ohne Dokumentation ist auch eine gute Schulung wertlos.
2.4 Verantwortlichkeiten sind nicht klar geregelt
Eine der häufigsten Fragen bei Begehungen lautet: „Wer ist dafür verantwortlich?“
Und genau hier entstehen Unsicherheiten. Typische Warnzeichen:
⚠️ mehrere Personen fühlen sich zuständig⚠️ niemand ist klar benannt
⚠️ Aufgaben sind nicht schriftlich festgelegt
⚠️ Wissen liegt bei Einzelpersonen
Das Risiko: Wenn eine Person ausfällt, entsteht sofort eine Lücke.
Ein funktionierendes QM-System braucht:
✅ klare Zuständigkeiten✅ dokumentierte Rollen
✅ ein nachvollziehbares Organigramm
2.5 Gefahrstoffe sind nicht sauber organisiert
Gefahrstoffe werden in vielen Praxen verwendet, aber selten vollständig gemanagt. Typische Lücken:
❌ kein aktuelles Gefahrstoffverzeichnis❌ fehlende Sicherheitsdatenblätter
❌ keine Betriebsanweisungen
❌ Unterweisungen nicht dokumentiert
❌ Lagerung nicht eindeutig geregelt
Dabei prüfen Behörden genau:
- Kennzeichnung
- Lagerung
- Umgang
- Schulung
Gerade dieser Bereich wird oft unterschätzt und schnell beanstandet.
2.6 Geräte, Wartungen und Nachweise sind verstreut
In vielen Praxen sind wichtige Unterlagen vorhanden, aber nicht zentral auffindbar. Typische Probleme:
❌ Wartungsberichte liegen in verschiedenen Ordnern
❌ Medizinproduktebuch unvollständig
❌ Verschiedene Versionsstände von Dokumenten
❌ Keine Revisionshistorie
❌ STK/MTK nicht im Blick
❌ Röntgennachweise nicht griffbereit
❌ Fristen werden nicht überwacht
Bei der Begehung zählt: Wie schnell und vollständig können Sie die Nachweise zeigen?
Wenn das mehrere Minuten dauert, wird es kritisch.
(c) Paul Solutions
2.7 Es gibt keine laufende Selbstkontrolle
Der größte Fehler passiert lange vor der Begehung: Es gibt kein System zur regelmäßigen Überprüfung.
Typisches Verhalten:
- Vorbereitung erst bei Ankündigung
- hektisches Zusammensuchen von Dokumenten
- kurzfristige „Korrekturen“
Das Problem: Eine Begehung prüft gelebte Prozesse, keine kurzfristige Vorbereitung.
👉 Praxen, die regelmäßig intern prüfen, haben deutlich weniger Probleme.
3. Was Praxen daraus lernen können
Die meisten Beanstandungen haben nichts mit fehlendem Wissen zu tun.
Sie entstehen durch:
- fehlende Struktur
- mangelnde Übersicht
- fehlende Nachverfolgbarkeit
- nicht gelebte Prozesse
Die Lösung ist deshalb nicht: „Mehr machen“
Sondern: „Besser strukturieren, dokumentieren und steuern“
Eine vollständige Übersicht aller Prüfbereiche und Nachweise findet Ihr hier: https://www.paul-solutions.de/posts/praxisbegehung-zahnarzt-checkliste
4. Fazit: Begehungssicherheit entsteht nicht kurz vor dem Termin
Praxisbegehungen decken selten fachliche Defizite auf.
Sie zeigen:
- wo Prozesse nicht klar definiert sind
- wo Dokumentation fehlt
- wo Verantwortung unklar ist
- wo Systeme nicht funktionieren
Die entscheidende Frage ist daher: Wäre Eure Praxis morgen begehungsbereit oder würde es hektisch werden?
5. FAQs zur Praxisbegehung in der Zahnarztpraxis
Was wird bei einer Praxisbegehung in der Zahnarztpraxis geprüft?
Bei einer Praxisbegehung werden alle relevanten Bereiche der Praxisorganisation überprüft. Dazu gehören insbesondere:
- Hygienemanagement
- Aufbereitung von Medizinprodukten
- Dokumentation und Qualitätsmanagement
- Arbeitsschutz und Gefahrstoffe
- Geräte, Wartungen und Prüfungen
- Röntgen und Strahlenschutz
- Notfallmanagement und Brandschutz
Entscheidend ist nicht nur, ob Maßnahmen umgesetzt werden, sondern ob sie nachvollziehbar dokumentiert und jederzeit vorzeigbar sind.
Wer führt eine Praxisbegehung beim Zahnarzt durch?
Praxisbegehungen werden in der Regel von verschiedenen Behörden durchgeführt, abhängig vom Schwerpunkt:
📄 Gesundheitsamt – Fokus auf Hygiene📄 Gewerbeaufsichtsamt – Fokus auf Arbeitsschutz
📄 Strahlenschutzbehörde – Fokus auf Röntgen
📄 ggf. weitere Stellen je nach Bundesland
Oft handelt es sich um interdisziplinäre Prüfungen, bei denen mehrere Themenbereiche gleichzeitig bewertet werden.
Wie oft findet eine Praxisbegehung statt?
Die Häufigkeit variiert je nach Bundesland und Anlass. Typisch sind:
- Regelmäßige Begehungen im Abstand von mehreren Jahren
- Anlassbezogene Prüfungen (z. B. Beschwerden)
- Begehungen bei Neugründung oder Umbau
Wichtig: Eine Begehung kann jederzeit angekündigt oder auch kurzfristig erfolgen.
Welche Dokumente müssen bei einer Praxisbegehung vorliegen?
(c) Paul Solutions
Zu den wichtigsten Unterlagen gehören:
- Hygieneplan und Desinfektionspläne
- Aufbereitungsprotokolle und Validierungsberichte
- Gefährdungsbeurteilungen und Betriebsanweisungen
- Unterweisungsnachweise
- Medizinproduktebuch und Bestandsverzeichnis
- Wartungs- und Prüfprotokolle
- Gefahrstoffverzeichnis und Sicherheitsdatenblätter
- Röntgennachweise und Fachkundenachweise
- Notfall- und Brandschutzunterlagen
Eine vollständige Übersicht findet Ihr in der Praxisbegehung Zahnarzt Checkliste
Was sind die häufigsten Mängel bei einer Praxisbegehung?
Die häufigsten Beanstandungen sind:
❌ Unvollständige oder veraltete Hygienepläne❌ Lücken in der Dokumentation der Aufbereitung
❌ Fehlende Unterweisungsnachweise
❌ Unklare Verantwortlichkeiten
❌ Unvollständige Gefahrstoffdokumentation
❌ Fehlende oder verstreute Wartungsnachweise
❌ Keine strukturierte Selbstkontrolle
Meist scheitern Praxen nicht an der Umsetzung, sondern an der Nachvollziehbarkeit.
Wie kann ich meine Zahnarztpraxis optimal auf eine Begehung vorbereiten?
Die beste Vorbereitung ist ein strukturiertes System, das dauerhaft funktioniert:
✅ Regelmäßige interne Prüfungen✅ Klare Verantwortlichkeiten
✅ Vollständige und aktuelle Dokumentation
✅ Zentraler Zugriff auf alle Nachweise
✅ Laufende Schulung des Teams
Wichtig: Vorbereitung sollte nicht erst bei Ankündigung der Begehung beginnen.
Wie lange dauert eine Praxisbegehung beim Zahnarzt?
Die Dauer hängt von der Größe der Praxis, dem Umfang der Prüfung und dem Stand des QM der Praxis ab.
Typische Dauer:
- Kleine Praxen: ca. 1 bis 3 Stunden
- Größere Praxen oder MVZ: 1 bis 6 Stunden
Zusätzlich folgt oft:
- ein Abschlussgespräch
- ein schriftlicher Bericht mit ggf. Auflagen
Was passiert, wenn bei der Begehung Mängel festgestellt werden?
Wenn Mängel festgestellt werden:
- werden diese im Abschlussgespräch erläutert
- folgt ein schriftlicher Bericht
- wird eine Frist zur Behebung gesetzt
Typische Fristen:
- mehrere Wochen bis Monate
- bei schweren Mängeln deutlich kürzer
In vielen Fällen erfolgt eine Nachkontrolle.
Wie ist das bei Euch – fühlt Ihr Euch bereit für eine Begehung Eurer Praxis? Wer seine Praxis strukturiert überprüfen möchte, findet hier eine vollständige Praxisbegehungs-Checkliste für Zahnärzt:innen.
Wir danken Christian Jager für den ausführlichen und hilfreichen Gastbeitrag!
Bei Fragen zum Thema meldet Euch gerne unter info@paul-solutions.de oder informiert Euch auf https://www.paul-solutions.de/
