Die erfahrene ZMF Stefanie Schmidt ist in der Praxis Dr. Wunden + Kollegen hauptverantwortlich für die Materialverwaltung zuständig. Im Interview berichtet sie über ihre Erfahrungen und erklärt, wo für sie die größten Vorteile der digitalen Materialwirtschaft liegen.
„In der Praxis Dr. Wunden + Kollegen praktizieren 3 Zahnärzte und insgesamt über 30 Mitarbeiter. Im eigenen zahntechnischen Labor stellen ein Zahntechnikermeister, 4 Zahntechniker und eine Auszubildende modernste Zahntechnik her. Die Praxis besteht aus 6 Behandlungsräumen auf 350 qm. Zur Zeit werden weitere 270 qm Praxisfläche angebaut.“ – So stellt sich die Zahnarztpraxis in Hillesheim, die seit über 6 Jahren mit Wawibox arbeitet, auf ihrer Webseite vor.
Wir haben mit Stefanie Schmidt über ihre jahrelange Erfahrung in der Materialverwaltung gesprochen, um nützliche Tipps zu sammeln. Frau Schmidt ist seit über 20 Jahren im Beruf und seit 12 Jahren bei der Praxis Dr. Wunden + Kollegen in der Prophylaxe tätig. Dort kümmert sie sich hauptverantwortlich um die Materialverwaltung und Lagergestaltung.
Wawibox: Was macht Ihre Praxis für Sie besonders?
Frau Schmidt: Zum einen unsere Praxisphilosophie, da hier aktiv zur Zahnerhaltung beigetragen und somit nachhaltig für die Gesundheit der Patienten gesorgt wird. Außerdem ist für das Personal eigenständiges Arbeiten möglich – mit viel Eigenverantwortung und eigenen Patienten, was ich persönlich sehr ansprechend finde.
Wawibox: Wie wird aktuell die Materialverwaltung in Ihrer Praxis organisiert?
Frau Schmidt: Bei der Einführung der Wawibox hat jeder Mitarbeiter eine Erklärung und kurze Schulung erhalten, damit auch wirklich das ganze Team abgeholt wird. Danach habe ich die Hauptverantwortung für die Materialverwaltung übernommen, wobei ich Unterstützung und Vertretung von einer weiteren Person erhalte.
Um Material korrekt auszubuchen, müssen sich alle Mitarbeiter mit dem Scannen vertraut machen. Das Scannen erfolgt vor dem Verbrauch im Hygieneraum; geringe Mengen werden auch in den Behandlungszimmern verteilt und davor ausgelagert. Es gibt bei uns sehr explizite Anweisungen für das Bestellwesen. Für die Schulung sorgen wir über ein internes Programm per Videos. So können sich neue Mitarbeiter leichter in verschiedene Systeme und Prozesse einarbeiten.
In regelmäßigen Abständen führen wir zusätzlich eine Inventur durch, um Fehler beim Scannen und vergessene Ausbuchungen zu korrigieren und immer auf dem aktuellsten Stand zu sein.
Beim Wareneingang wird das Material von mir eingebucht. Dabei erhalten die Produkte das Etikett und werden korrekt im Lager einsortiert. Aktuell wird einmal die Woche bestellt; insgesamt benötigen wir ca. 1-2 Stunden für die Aufgaben rund um die Materialverwaltung.
Wawibox: Wie hat sich Ihre Materialbeschaffung und Lagerverwaltung geändert, seitdem Sie Wawibox eingeführt haben?
Frau Schmidt: Wenn alle Waren fehlerfrei mit den richtigen Angaben und passenden Mengen eingegeben sind und auch korrekt ausgebucht werden, ist es deutlich einfacher, die Arbeit zu erledigen. Besonders nützlich finde ich, dass wir Mindestmengen für den Bestand festlegen und Wiederbestellungen direkt über die Wawibox auslösen können.
Einige Artikel, die seltener benutzt werden oder sehr spezifisch sind, werden weiterhin nur für bestimmte Behandlungen bestellt, damit wir unsere Lagerbestände möglichst gering halten. Unsere Lagerkapazität ist nämlich eingeschränkt. Deshalb achten wir gemeinsam darauf, wie viel Material tatsächlich im Lager nötig ist und was eher ad-hoc bestellt werden kann. Wenn eine sehr dringende Lieferung benötigt wird, bestellen wir einige Artikel weiterhin telefonisch.
Durch die ständigen Veränderungen in der Praxis können wir nicht genau analysieren, wie sich die Nutzung von Wawibox auf unsere Kosten ausgewirkt hat. Wir arbeiten mittlerweile schließlich schon seit 6 Jahren mit Wawibox und haben uns in der Zwischenzeit auch vergrößert. Ich kann aber hervorheben, dass wir durch die Optimierung der Warenkörbe einige Transportkosten sparen können, wenn wir Bestellungen zusammenfassen und nicht alles bei einzelnen Händlern abgeben. Diese Funktion empfinde ich als sehr nützlich.
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Wawibox: Worauf sollten Zahnarztpraxen bei der Materialverwaltung besonders achten?
Frau Schmidt: Wenn sie mit der Wawibox anfangen, muss eine Inventur gemacht und vorhandenes Material einzeln eingegeben werden. Dafür sollte man sich Zeit nehmen, damit gleich von Anfang an alles richtig erfasst wird.
Wir haben zu Beginn auch eine Inventur durchgeführt. In unserem recht großen Lager dauert das durchschnittlich 5-6 Stunden. Anfangs wurden abgelaufene Waren und „Materialleichen“ gefunden, also Material, das eigentlich nicht mehr benötigt wird. Durch die neuen Bestellungen hat sich unsere Produktliste in der Wawibox nach und nach erweitert, wodurch es mit der Zeit also immer einfacher wurde, die Wawibox zu nutzen.
Wawibox: Würden Sie Wawibox anderen Praxen weiterempfehlen? Wenn ja, was würden Sie hervorheben?
Frau Schmidt: Es bedeutet eine deutliche Zeitersparnis im Alltag, wenn alle Produkte korrekt angegeben und gescannt werden. Wenn der Mindestbestand erreicht wird, sehen wir sofort, welche Artikel wir bestellen müssen. Dies erleichtert meine Arbeit erheblich. Durch die Vielzahl an Lieferanten habe ich einen guten Überblick über die Preise und kann selbst entscheiden, wo ich bestellen möchte. Außerdem kann ich Bestellungen meistens gut zusammenfassen und somit Versandkosten sparen. Der Überblick über die Einkaufsliste ermöglicht mir zudem eine gute Kontrolle darüber, wie viel und wann ich Material bestelle.
Wir bedanken uns herzlich bei Frau Schmidt und der Zahnarztpraxis Dr. Wunden + Kollegen für das Interview und die langjährige Zusammenarbeit. Wir sind sehr stolz, dass Frau Schmidt seit über 6 Jahren so zufrieden mit Wawibox Pro ist.
Mehr zur Praxis: zahnarzt-hillesheim.de