Fachkräftemangel in der Arztpraxis. Du hörst das Wort wahrscheinlich dreimal pro Woche. Und jedes Mal geht es um Recruiting, Gehälter, bessere Arbeitsbedingungen. Aber über einen Bereich redet fast niemand: das Materiallager. Dabei gehen genau dort die Dinge als Erstes schief, wenn jemand ausfällt. Und es wäre der einfachste Bereich, den du heute noch absichern könntest.
Keine Zeit zum lesen? Schau Dir hier das Video zum Thema an!
Stelle Dir folgendes Szenario vor: In Deiner Praxis gibt es eine Person, die sich um das Material kümmert. Sie weiß, welcher Lieferant welches Produkt führt, wann nachbestellt werden muss, wo die Sachen im Lager stehen. Das ganze Wissen steckt in ihrem Kopf. Vielleicht noch in einer Excel-Liste.
Und jetzt fällt diese Person aus. Kündigung, Elternzeit, drei Wochen krank. Der Grund ist egal.
Was passiert?
Die Vertretung hat eigene Aufgaben, ist nicht eingearbeitet und bestellt im Zweifel das Falsche. Oder bestellt gar nicht. Und dann fehlt Dir das Material mitten in der Behandlung.
Das ist kein Gedankenexperiment. Das passiert in Praxen öfter, als man denkt.
Alle investieren gerade in Recruiting-Strategien, in Employer Branding, in höhere Gehälter. Zurecht. Aber gleichzeitig hängen grundlegende Praxisabläufe an einzelnen Personen – ohne jede Absicherung.
Das Materiallager ist so ein blinder Fleck. Solange die zuständige Person da ist, läuft alles. Sobald sie fehlt, bricht es zusammen. Das hat nichts mit zu wenig Personal zu tun. Es fehlt ein System.
Und genau hier liegt der Denkfehler: Die meisten Praxen reagieren auf den Fachkräftemangel, indem sie mehr Personal suchen. Aber die eigentliche Frage lautet: Wie machst Du Deine Praxis unabhängiger von einzelnen Köpfen?
Personalunabhängigkeit heißt nicht, dass Du kein Personal brauchst. Es heißt, dass Dein Praxisbetrieb nicht zusammenbricht, wenn eine Person ausfällt. Im Materialbereich erreichst Du das mit einem System, das drei Dinge leistet:
Erstens: Transparenz über den Bestand – für alle im Team. Statt dass eine Person den Überblick hat, sehen alle Teammitglieder in Echtzeit, was vorrätig ist und was nachbestellt werden muss. Kein Kopfwissen, keine handgeschriebenen Listen.
Zweitens: Automatische Bestellvorschläge. Ein dreistufiges Bestandssystem zeigt sofort, wo Handlungsbedarf besteht. Grün heißt alles in Ordnung, Gelb heißt Meldebestand erreicht, Rot heißt Mindestbestand unterschritten. Bei Rot wird automatisch ein Bestellvorschlag erstellt. Die Bestellung geht in zwei Klicks raus. Egal wer bestellt, ob die Verantwortliche oder die Vertretung – das System zeigt, was fehlt und wo es bestellt werden kann.
Drittens: Einfache Entnahme per Barcode-Scan. Jedes Teammitglied kann Lagerentnahmen per iPhone-App scannen. Kein Zettel, keine vergessenen Notizen.
Wawibox Pro ist eine cloudbasierte Lagerverwaltung, die genau für diesen Anwendungsfall entwickelt wurde. Der gesamte Materialkreislauf – von der Bestandsübersicht über die Bestellung bis zur Verbrauchsstatistik – läuft in einer Plattform.
Dr. Amelie Ackemann, Inhaberin einer Zahnarztpraxis, hat das so formuliert:
Wawibox als digitales System ist wie ein weiterer Mitarbeiter, der nie ausfällt und der gelernt hat, wie viel Material nachbestellt werden soll.
Das Wissen steckt mit Wawibox Pro also nicht mehr in einer Person. Es steckt im System.
Soweit die Idee. Aber wie sieht das im Alltag tatsächlich aus?
Das Praxisteam von Dr. Roxana Fulga benötigte früher einen kompletten Arbeitstag pro Woche für Bestellungen. Heute sind es zehn Minuten alle zwei Wochen.
Im MVZ Dein Dental mit über 25 Mitarbeitenden und sechs Lagerorten scannen heute alle Teammitglieder eigenständig aus. Die Inventur, die früher zwei bis drei Arbeitstage gedauert hat, läuft jetzt in einem Bruchteil der Zeit.
Und weil alle Produkte mit exakten Daten im System hinterlegt sind, bestellt niemand mehr „nach Bildern“ oder aus dem Gedächtnis. Die Vertretung bestellt genau das gleiche Produkt wie die Verantwortliche.
Was oft vergessen wird: Wenn neue Teammitglieder eingearbeitet werden müssen – ob Quereinsteiger oder MFA von einer anderen Praxis –, steht das gesamte Materialwissen digital bereit. Es gibt keine Zettelwirtschaft, die erst erklärt werden muss. Und im Pro-Tarif ist eine lebenslange Schulungsflatrate enthalten. Jede neue Mitarbeiterin, jeder Quereinsteiger wird kostenlos eingearbeitet, egal wie oft das Personal wechselt.
Gerade bei hoher Personalfluktuation macht das einen Unterschied. Du bist nicht darauf angewiesen, dass eine erfahrene Kollegin wochenlang neben der neuen Kraft steht und alles erklärt.
Die Einführung einer Software im Praxisalltag scheitert meistens nicht an der Technik. Sie scheitert daran, dass das Team nicht mitzieht.
Wawibox Pro kostet 29,90 Euro pro Monat und ist monatlich kündbar. Keine langfristigen Verträge. Das Wawibox-Team richtet die Software gemeinsam mit Dir ein, ermittelt Optimalbestände und schult das gesamte Team – wie oben erwähnt nicht einmal, sondern so oft wie nötig. Und Du musst nicht alles auf einmal umstellen. Viele Praxen starten mit dem kostenlosen Preisvergleich und steigen dann auf Pro um, wenn sie den Nutzen im Alltag sehen.
Fachkräftemangel ist real. Und Du wirst ihn nicht über Nacht lösen. Aber Du kannst heute dafür sorgen, dass Dein Materiallager nicht mehr an einer einzelnen Person hängt. Kein zusätzliches Personal nötig. Nur ein funktionierendes System.
Wenn Du wissen willst, wie das in Deiner Praxis konkret aussehen kann, vereinbare hier Dein kostenfreies und unverbindliches Beratungsgespräch.
Wir freuen uns auf Dich!