Das MVZ Dein Dental hat viele Mitarbeitende und viele Lagerorte – das birgt große Herausforderungen für Einkauf und Lagerverwaltung! Zwei Mitarbeiterinnen erzählen im Interview, wie ihnen mit Wawibox beides leicht von der Hand geht und sogar Spaß macht!
Das ist Dein Dental
Einkauf & Materialverwaltung ohne WawiboxEinkauf & Materialverwaltung mit Wawibox
>> Organisation im Team
>> Lagerorte
>> Materialeinkauf
>> MDR: Chargendokumentation
>> Inventur
Vorteile der Wawibox Pro für Dein Dental
Sanela Gvozdenovic: Guten Morgen, herzlich Willkommen hier bei Dein Dental in Mannheim! Ich bin hier seit November 2024 Praxismanagerin, arbeite insgesamt aber schon sehr lange in diesem Beruf.
Ilona Bejsiuk: Mein Name ist Ilona Bejsiuk und ich bin seit 2021 hier in der Praxis von Dein Dental angestellt. Vorher hieß die Praxis Lux Zahnärzte; als Dr. Lux 2023 aufgehört hat, ging es über in Dein Dental. Meine Hauptaufgabe hier ist, mit der Wawibox Pro zu arbeiten.
Sanela Gvozdenovic: Insgesamt arbeiten aktuell 6 Ärzte hier am Standort Mannheim, die alle ein festes Behandlungszimmer haben. Dazu kommen 10 zahnmedizinische Fachangestellte, 6 Auszubildende und 3 Mitarbeitende, die Sterilgutassistenz machen. Und natürlich oben unser ganzes Labor. Wir arbeiten hier in Früh- und Spätschicht auf insgesamt 3 Stockwerken.
Wawibox: Ganz schön viele! Wie organisieren Sie sich im Alltag?
Sanela Gvozdenovic: Über Medikit haben alle Mitarbeitenden Zugriff auf die wöchentlichen Schichtpläne, wir kommunizieren auch über Medikit und dokumentieren z. B. Arzttermine und Schichtplanwünsche. Das läuft sehr gut.
Wawibox: Welche Schwerpunkte bietet Dein Dental?
Ilona Bejsiuk: Wir nehmen sowohl konservierende als auch chirurgische Behandlunden vor. Für Prophylaxe und Parodontose haben wir eine extra Abteilung mit 4 Zimmern; auch Implantate werden bei uns gesetzt und Endobehandlungen durchgeführt, wir sind also sehr breit aufgestellt.
Sanela Gvozdenovic: Eine Besonderheit ist auch, dass einmal monatlich Narkosetermine angeboten werden. Gerade Angstpatienten oder Patienten, bei denen große Sanierungen anstehen, nehmen dieses Angebot gerne an. Lachgasbehandlungen bieten wir auch an.
Sanela Gvozdenovic: Ganz klar einen hohen Zeitaufwand und hohe Kosten. Außerdem gab es Behandlungsausfälle und abgelaufene Materialien, bevor wir die Wawibox hatten. Das ist aber vermutlich in jeder Praxis der Fall.
Wawibox Pro verringert die Kosten und den Aufwand, man hat mehr Übersicht. Wir sehen offensichtlich die Probleme und Nachteile, die wir hatten, bevor die Wawibox eingeführt worden ist. Und dem gegenüber die Vorteile, Erleichterungen und Verbesserungen, seitdem die Wawibox in der Praxis ist!
– Sanela Gvozdenovic
Wawibox: Das heißt, auch beim Thema abgelaufene Materialien gibt es Verbesserungen, weil Sie jetzt mehr Überblick haben?
Ilona Bejsiuk: Definitiv! Ich habe alles im Blick, weil ich mit Datum einlagere. Das kann ich nur empfehlen, denn wenn man es ohne Datum eingelagert, fehlt diese Kontrollmöglichkeit natürlich. Und es macht wirklich einen Unterschied.
Sanela Gvozdenovic: Das stimmt, wir haben jetzt nur noch sehr, sehr wenig abgelaufenes Material. Es kommt höchstens noch vereinzelt vor, dass mal ein Flow übrig ist oder so.
Wawibox: Schön zu hören! Und wie lief die Materialbestellung früher ab?
Ilona Bejsiuk: Früher wurden keine Preise verglichen – das benötigte Material wurde bestellt, indem einfach bei entsprechenden Lieferanten angerufen wurde. Da wurde auch nicht auf die Kosten geachtet und das Material wurde ohne System eingelagert. Die Inventur hat früher Dr. Lux durchgeführt; seit 2021 kann ich sie dank Wawibox übernehmen.
Sanela Gvozdenovic: Und noch ein wichtiger Punkt, was früher nicht gut lief: In Praxen, die die Wawibox Pro nicht haben, kennt man das Problem – jemand nimmt das letzte Produkt heraus und keiner weiß darüber Bescheid. Dann braucht man genau dieses Produkt, sieht: “Oh oh, dieses Material ist nicht da” und hat dann ein großes Problem. Denn natürlich braucht man es direkt heute und so schnell kann kein Lieferant liefern – und schon kann der Patient nicht behandelt werden.
Sanela Gvozdenovic: Ilona ist die Leiterin des Lagers; sie organisiert, koordiniert und strukturiert den gesamten Prozess. Mit ihr treffen wir alle Absprachen.
Ilona Bejsiuk: Genau, es liegt alles bei mir in der Hand. Das ist so gewünscht, weil vor Wawibox alle Zahnarzthelferinnen irgendwo angerufen und irgendwas bestellt haben. War die entsprechende Helferin krank, wusste natürlich keiner: “Wo gehört was hin”?
Wir haben noch 2 weitere Mitarbeitende, die sich mit Wawibox auch auskennen, aber in der Hauptsache ist das mein Gebiet. Ich war eigentlich auch selbst ganz überrascht, dass ich die ganze Verantwortung übertragen bekommen habe. Das kannte ich in der Form nicht, obwohl ich schon länger ausgelernt bin. Früher waren Einkauf und Materialverwaltung immer Sache des Zahnarztes, aber hier wird der Helferin sehr viel Verantwortung übertragen.
Wawibox: Kümmern Sie sich auch um den Wareneingang und das Einbuchen ins System?
Ilona Bejsiuk: Ja, wenn ein Paket ankommt, packe ich es aus, lagere es digital ein und verteile es in den verschiedenen Lagern.
Wawibox: Apropos Lager, wie ist Ihr Lager aufgebaut? haben Sie verschiedene Lagerorte?
Ilona Bejsiuk: Wir haben das Hauptlager im Keller und dann habe ich jedem Arzt ein Lager zugewiesen, dem mehrere größere oder einzelne Artikel, die nur er bestellt, zugeordnet werden. Dadurch sieht man auch digital auf einen Blick, welche Produkte die jeweiligen Ärzte bestellen – das ist sowohl bei der Inventur wichtig als auch bei Nachbestellungen. Wenn jemand aus dem Team sagt “Doktor X braucht das und das, was war das?”, kann ich im Lager des Arztes nachschauen und weiß direkt, worum es sich handelt, weil ich es eben schon mal bestellt habe.
Ein häufiges Problem, das damit auch gelöst wird, ist, dass man für Bestellungen den vollständigen Artikelnamen wissen muss. Bei uns arbeiten mehrere Personen mit Migrationshintergrund, für die die Fachbegriffe teilweise nicht so einfach sind. Dank Wawibox weiß aber jeder, was gemeint ist.
Wawibox: Und dann gibt es nochmal Zwischenlager für die Produkte?
Ilona Bejsiuk: Tatsächlich einige: eins pro Etage, Prophylaxe, Labor und noch einen Kühlschrank im Keller.
Einblick in die Lagerorte von Dein Dental
Wawibox: Und Sie verteilen alle Waren selbst aus dem Lager und die Entnahme erfolgt dann direkt durch die Zahnärzte?
Ilona Bejsiuk: Genau, ich bin 3 Tage pro Woche hier und fülle an diesen Tagen auf. Ich schaue, was fehlt, ich kenne den Schrank mittlerweile ohnehin schon auswendig. Dann fülle ich die entsprechenden Materialien im Lager in eine rote Kiste, lagere die Artikel in der Wawibox am Handy oder händisch aus und trage die Kiste hier hoch. Wenn ich es händisch mache, sehe ich direkt, ob mein digitaler Bestand mit dem physischen Bestand übereinstimmt.
Ich gehe also direkt an den Lagerort und gleiche ab, was da ist. Das ist leichter als die ellenlange Liste auf der linken Seite durchzuschauen – wobei die Umlagerungsfunktion super toll ist! Wir kontrollieren regelmäßig und der Bestand der Umlagerung stimmt immer zu 100 %.
Ilona Bejsiuk: Als sich Dr. Lux mit der EDG zusammengetan hat, war es Voraussetzung, mit Wawibox zu arbeiten. Ich wurde deswegen extra eingestellt. Ich war auch schon vorher in einer Praxis, in der wir mit Wawibox gearbeitet haben.
Ilona Bejsiuk: Wir bestellen ein- bis zweimal im Monat auf wawibox.de immer zum günstigsten Preis, außer, ein Artikel wird dringend gebraucht und ich sehe, dass der Lieferant nicht liefern kann. Dann gehe ich zum nächst teureren.
Wenn die Pakete ankommen, packe ich sie aus und lagere sie ein. Ich habe die Wawibox so eingestellt, dass ich die Lotnummer und das Ablaufdatum angeben muss, falls sie eins haben, und dann kommen die Etiketten automatisch aus dem Dymo-Labeldrucker. Ich klebe sie auf und lagere sie in meinem Lager ein. Das ist eigentlich der normale Ablauf. Selbst wenn es sich um eine sehr umfangreiche Bestellung handelt, habe ich alles innerhalb von 2 Tagen eingelagert; das geht wirklich schnell.
Und ansonsten gibt es noch eine Mitarbeiterin, die im Prinzip für das Labor macht, was ich für die Praxis mache. Aber der Ablauf ist gleich.
Der Dymo-Laberdrucker in Aktion
Ilona Bejsiuk: Absolut! Das war tatsächlich auch ein Grund, zu Wawibox zu wechseln. Laut der Medical Device Regulation von 2021 sind wir gesetzlich verpflichtet, alle Materialien, die länger als 30 Tage im Mund eines Patienten verweilen, zu dokumentieren, damit man im Falle eines Rückrufs zurückverfolgen kann, wer die entsprechenden Chargen im Mund hat. Das ging vorher eigentlich nur händisch.
Mit Wawibox erfasse ich die Charge digital und kann dann auch über die Suchfunktion bei Charly von Solutio die Patienten herausfiltern, die der Rückruf betrifft.
Wawibox: Und die Chargenübertragung zwischen Wawibox und Charly funktioniert dank Barcodescanner sogar automatisch.
Sanela Gvozdenovic: Als wir Inventur gemacht haben und das komplett in meinem Büro machen konnten, habe ich zu Ilona gesagt: “Ich finde das so toll, es funktioniert einfach einwandfrei”. Ich konnte mich sehr schnell einarbeiten, weil die Wawibox wirklich simpel zu bedienen und einfach übersichtlich ist.
Ich habe Ilona sogar später noch mehrmals angerufen und gesagt: “Ich bin begeistert, ich bin mit der Liste schon fertig!". Ich war da voll in meinem Element!
Ilona Bejsiuk: Dieses Mal haben wir rein für die Eingabe am PC 2-2,5 Tage gebraucht und dann noch Zeit zum Zählen. Dass sie mir geholfen hat, hat mir mindestens 2-3 Arbeitstage erspart.
Sanela Gvozdenovic: Wir waren wirklich sehr fix, ich hätte gedacht, dass wir mehrere Tage brauchen. Ich war fast schon traurig, als wir mit den Inventurlisten fertig waren und habe Ilona schon gesagt, dass ich sie in Zukunft weiter damit unterstützen möchte. Wer hätte gedacht, dass Inventur Spaß machen kann?!
Sanela Gvozdenovic: Geringer Bestand und dadurch weniger gebundenes Kapital, bessere Struktur, weniger Zeitaufwand, kostensparend, bessere Übersicht.
Ilona Bejsiuk: Außerdem alles aus einer Hand, günstige Preise, ein System für alles.
Die 3 besten Funktiionen der Wawibox Pro sind für mich:
Preisvergleich,
Lagerprogramm,
Suchfunktion & Inventur
– Ilona Bejsiuk
Sanela Gvozdenovic: Ich habe mit der Wawibox sowohl in dieser Praxis Erfahrung gesammelt als auch in der alten Klinik, in der ich gearbeitet habe. Es ist für den Praxisablauf viel einfacher, besser und übersichtlicher. Man hat sowohl die Kosten als auch das Material im Überblick; das entlastet das gesamte Praxisteam und ermöglicht selbstständiges Arbeiten. Zum Beispiel mit Ilona: Wir alle können Ware abscannen und ans Lager gehen, ohne Rücksprache mit ihr halten zu müssen.
Wir hatten es ja vorhin schon über Behandlungsausfälle aufgrund fehlenden Materials. Mit Wawibox scanne ich die Produkte einfach in einer Sekunde über das Handy und sehe direkt “Okay, jetzt sind nur noch 2 Bestände von diesem Material da.” Dann weiß man, dass man nachbestellen muss und kann das machen, ohne den Ablauf der Praxis zu stören, und mit so viel Puffer, dass die Behandler einwandfrei weiter behandeln können, sodass es auch nicht zu Behandlungsausfällen führt.
Ilona Bejsiuk: Das war vorher wirklich öfter der Fall. Mit Wawibox weiß ich eigentlich immer rechtzeitig Bescheid. Ich erinnere auch alle, nichts auszulagern, ohne es in der Wawibox auszuscannen. Und wenn es der letzte Artikel ist, sollen sie es mir direkt sagen. Das ganze System ist einfach viel übersichtlicher und kostengünstiger. Es ist schon eine erhebliche Arbeitsentlastung.
Sanela Gvozdenovic: Ich denke, wenn sich eine Praxis für Wawibox entscheidet, kann sie davon nur profitieren. Und für den geringen Preis würde es einige Praxen entlasten, denn in jeder Praxis gibt es diese Probleme – gerade mit dem Fachpersonalmangel in der Zahnmedizin, in der normalen Medizin oder in Krankenhäusern. Wawibox erleichtert wirklich den Arbeitsalltag derjenigen, die für das Lager verantwortlich sind.
Sanela Gvozdenovic: Mehr Chaos, das ist Fakt. Der Arbeitsaufwand wäre wieder höher, höhere Kosten, dafür weniger Struktur, mehr Arbeit für Ilona. Es wäre wirklich sehr schade, wenn die Wawibox Pro plötzlich weg wäre. Ich glaube, da würden einige Praxen wieder in die Oldschool-Phase zurück verfallen. Es wäre auch vieles unübersichtlicher. Und es würde wieder viel Material herumliegen, das unbemerkt ablaufen würde.
Ilona Bejsiuk: Genau das wollte ich auch sagen, man wird erst einmal in die vorherige Zeit zurückkatapultiert. Es wäre auf jeden Fall plötzlich wieder ein Vollzeitjob – ich müsste dann wieder jeden Tag die Woche arbeiten und all die Dinge, die Wawibox im Hintergrund tätigt, alleine hier in der Praxis erledigen.
Es würde 5 Mal so viel Zeit kosten als einfach nur auf das Suchfeld zu klicken und da direkt alles angezeigt zu bekommen.
Ohne Wawibox müsste ich z. B. neue Kundennummern anlegen, man braucht ja bei jedem Lieferanten und seinem Portal Daten zum Einloggen. Das wäre wieder ein riesiger Berg an Daten und hoher Aufwand, wenn ich 100 Lieferanten habe und nicht mit Wawibox arbeite. Und so geht einfach alles über ein Portal und einen Account; Wawibox nimmt mir im Grunde genau die Arbeit ab, die im Hintergrund passiert, wenn ich suche, bestelle und verwalte.
Wir bedanken uns sehr herzlich bei Ilona und Sanela für die Einblicke, die wir beim Vor-Ort-Interview erhalten haben!
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Bildquellen: Dein Dental MVZ Mannheim