Solche Situationen entstehen häufig nicht durch Lieferprobleme, sondern weil im Praxisalltag der Überblick über Lagerbestände verloren geht. Fehlen Augentropfen, sterile Einmalinstrumente oder andere Verbrauchsmaterialien, kostet das Zeit, sorgt für Stress und kann Behandlungen oder Eingriffe verzögern.

Mit der folgenden Checkliste prüfst Du, wie gut Deine Materialorganisation bereits aufgestellt ist – und in unserem kostenlosen Leitfaden für die Lagerorganisation kannst Du Dir direkt ergänzende Umsetzungstipps herunterladen!

 

Checkliste: 10 Maßnahmen gegen Materialengpässe

□ 1. Für wichtige Materialien sind Mindestbestände definiert

Für regelmäßig benötigte Verbrauchsmaterialien sollten feste Mindestbestände hinterlegt sein. Dazu zählen beispielsweise sterile Handschuhe, Kanülen, Spritzen, Kompressen, Desinfektionsmittel oder häufig eingesetzte Augentropfen.

So erkennst Du frühzeitig, wann nachbestellt werden muss – bevor ein Engpass entsteht.

Wie Du den Mindestbestand berechnest?Im kostenlosen Lager-Guide findest Du die Formel für Mindest- und Meldebestände inklusive Rechenbeispiel – und weitere praktische Hilfen für Deine Lagerorganisation.

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□ 2. Die Verantwortung für das Lager ist klar geregelt

 

Ist eindeutig festgelegt, wer Bestellungen auslöst, Lieferungen kontrolliert und den Lagerbestand im Blick behält?

Ebenso wichtig: Gibt es eine Vertretung bei Urlaub oder Krankheit?

Liegt das gesamte Lagerwissen nur bei einer Person, kann bereits ein kurzer Ausfall zu Unsicherheiten, Fehlbeständen und Verzögerungen führen.

 

 

 

 

□ 3. Alle Materialien haben einen festen Lagerplatz

Ob Diagnostikraum, Behandlungszimmer oder Eingriffsraum – benötigte Materialien sollten immer am gleichen Ort zu finden sein.

Eine klare Struktur spart Suchzeiten und erleichtert Vertretungen sowie die Einarbeitung neuer Mitarbeitender.

□ 4. Häufig benötigte Materialien sind schnell erreichbar

Materialien, die täglich verwendet werden, gehören in Griffnähe.

Reservebestände oder selten benötigte Produkte können dagegen separat oder weiter hinten im Regal gelagert werden.

Das reduziert Laufwege und erleichtert die tägliche Arbeit – besonders an Tagen mit hoher Patientenzahl.


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□ 5. Verfallsdaten werden regelmäßig kontrolliert

Viele Materialien besitzen eine begrenzte Haltbarkeit. Werden Verfallsdaten nicht regelmäßig überprüft, entstehen unnötige Kosten durch ungenutzte Bestände.

Lege deshalb feste Kontrollintervalle fest und dokumentiere diese.

Praxis-TippLagere neu gelieferte Ware grundsätzlich hinter bereits vorhandenen Produkten (First-In-First-Out-Prinzip).

□ 6. Der Wareneingang folgt einem festen Ablauf

Neue Lieferungen sollten möglichst direkt kontrolliert werden.

Prüfe dabei unter anderem:

• Ist die Lieferung vollständig?
• Stimmen Artikel und Mengen?
• Sind Verpackungen unbeschädigt?
• Müssen Chargen oder Verfallsdaten dokumentiert werden?
  

Ein strukturierter Wareneingang verhindert spätere böse Überraschungen.

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□ 7. Nachbestellungen erfolgen regelmäßig statt kurzfristig

Wer erst bestellt, wenn ein Artikel fast aufgebraucht ist, erhöht das Risiko für Engpässe.

Plane stattdessen feste Bestellzeiten ein – beispielsweise ein- oder zweimal pro Woche; je nach Praxisgröße und -abläufen genügt auch ein- bis zweimal pro Monat. 

So bleibt genügend Zeit, falls sich Lieferungen verzögern oder Alternativen beschafft werden müssen.

□ 8. Das gesamte Team kennt die Lagerabläufe

Materialorganisation sollte kein Einzelwissen sein.

Alle Mitarbeitenden sollten wissen:

• wo Materialien gelagert werden,
• wie neue Ware eingelagert wird,
• wann nachbestellt wird,
• wer verantwortlich ist.

Klare Abläufe schaffen Sicherheit und entlasten das gesamte Team.

Von der Theorie in die UmsetzungOft ist die größte Herausforderung, das Wissen auch anzuwenden. Bei der konkreten Umsetzung hilft Dir unser Leitfaden zur Lagerorganisation in der Augenarztpraxis – z. B. mit Quick-Wins in 30 Minuten sowie einer monatlichen Routine.
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□ 9. Das Lager wird regelmäßig überprüft

Ein kurzer Lagercheck in festen Abständen hilft dabei, Probleme frühzeitig zu erkennen.

Kontrolliere beispielsweise:

• aktuelle Bestände,
• Verfallsdaten,
• doppelte Artikel,
• selten genutzte Materialien,
• Ordnung und Übersichtlichkeit.

Schon wenige Minuten pro Monat können spätere Engpässe vermeiden (und ggf. Zeit bei der Inventur sparen).

□ 10. Die Materialorganisation wird regelmäßig hinterfragt

Verändert sich das Leistungsspektrum oder steigen die Patientenzahlen, verändern sich häufig auch Verbrauch und Bestellmengen.

Besprich deshalb regelmäßig im Team:

• Welche Materialien werden häufig knapp?
• Wo entstehen Suchzeiten?
• Welche Artikel werden kaum genutzt?
• Welche Abläufe könnten einfacher sein?

Oft reichen bereits kleine organisatorische Anpassungen aus, um den Praxisalltag deutlich effizienter zu gestalten.

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Woran erkennst Du Optimierungsbedarf in Deinem Lager?

Mach den kurzen Selbst-Check: Treffen mehrere der folgenden Aussagen auf Deine Praxis zu?

□ Mitarbeitende suchen regelmäßig nach Materialien.
□ Nachbestellungen erfolgen spontan oder auf Zuruf.
□ Niemand kennt den aktuellen Lagerbestand genau.
□ Verfallsdaten werden eher zufällig entdeckt.
□ Es kommt immer wieder zu abgelaufenem Material.
□ Im Urlaub oder bei Krankheit einer Person wird das Bestellen und Verräumen zur Herausforderung.
□ Artikel werden doppelt bestellt oder unnötig bevorratet.
□ Für Eingriffe oder Behandlungstage werden Materialien vorsorglich mehrfach kontrolliert, weil Unsicherheit über die Bestände besteht.

Je mehr Punkte Du abhakst, desto größer ist das Potenzial, das in Deiner Materialorganisation aktuell noch schlummert.

Dein nächster Schritt zu einem verlässlichen Praxislager

Eine gut organisierte Materialverwaltung schafft Sicherheit – für das gesamte Praxisteam und letztlich auch für die Patient:innen.

Die Checkliste zeigt, an welchen Stellen Deine Materialorganisation verbessert werden kann. Entscheidend ist jetzt jedoch, daraus konkrete Verbesserungen abzuleiten und feste Abläufe für Deinen Praxisalltag zu entwickeln. Diese müssen zuverlässig funktionieren – auch bei Urlaub, Krankheit oder unerwarteten Engpässen.

Hast Du Handlungsbedarf entdeckt? Dann nutze unseren kostenlosen Leitfaden als Umsetzungshilfe.👇