10–15 % mehr Umsatz dank effizientem, wirtschaftlichem Praxismanagement

Im Gastbeitrag erklärt er uns, wie das mit den effizienten Prozessen und mit Hilfe des Pareto-Prinzips gelingen kann.

Seinen Vortrag zu diesem Thema bei den DIGITAL DENTAL DAYS 2021 kannst du übrigens on-demand anschauen.  Registriere dich hier kostenlos für sämtliche Expertenvorträge der DIGITAL DENTAL DAYS. 

 

 

Joachim Brandes blickt auf fast 25 Jahre Erfahrung in der zahnärztlichen Fortbildung und als Coach in der Praxisberatung.  Er gibt bundesweit Seminare zur internen und externen Kommunikation, Praxismarketing, Praxisorganisation und Mitarbeiterführung. Durch Impulse in den Bereichen Praxisführung, Patientenservice, Motivation und Prozessoptimierung führt er Praxisinhaber:innen zu schnell umsetzbarem und erfolgreichem Wandel in der Praxis.

 

 

Inhalte

I Die Herausforderung mit wirtschaftlichen Arbeitsabläufen

II Häufige Zeitfallen erkennen

III Das Pareto-Prinzip anwenden

IV Priorisieren lernen

V Erfolgreich intern & extern kommunizieren

VI Vorteile digitaler Materialwirtschaft nutzen

VII Termin- und Bestellmanagement effizient gestalten

Wirtschaftliche Arbeitsabläufe

Wenn ich als Praxiscoach zum ersten Mal mit einer Praxis zusammenarbeite und am Anfang erfrage, wie die Prozesse derzeit laufen (Ist-Analyse) , finde ich häufig ein bestimmtes Szenario vor: Vieles in der Praxis läuft mit der Zeit routinemäßig ab, wie in einem Hamsterrad – dadurch entsteht eine gewisse Betriebsblindheit.

Es wird zu selten hinterfragt, ob die aktuellen Vorgehensweisen effizient und ob die Arbeitsabläufe, besonders auf den wirtschaftlichen Output bezogen, optimiert sind.

Meist haben die Beteiligten das Gefühl, „keine Zeit” zur Analyse oder gar Optimierung zu haben. Nicht anhalten, sondern weiterlaufen ist die Devise – denn irgendwie funktioniert es ja immer.

An dieser Stelle verweise ich gerne auf ein Zitat des römischen Philosophen Seneca:

Es ist nicht zu wenig Zeit,

die wir haben,

sondern es ist die viele,

die wir nicht nutzen.

 

Nicht „sinnvoll” nutzen, sollte man an dieser Stelle noch ergänzen. Um dies tun zu können, empfehle ich im ersten Schritt etwas ebenso Banales wie Effektives: Häufige Zeitdiebe und Zeitfallen analysieren und auflisten.

Die häufigsten Zeitdiebe und Zeitfallen

Eine Praxis hat täglich ca. 8 bis 10 Stunden Praxiszeit. Mein Ziel als Coach ist es, dass diese zu einem sehr hohen Prozentsatz mit wirtschaftlich sinnvollen Aufgaben, Verhaltensweisen und Abläufen genutzt wird.

Folgende Probleme begegnen mir am häufigsten:

8 bis 10 Stunden Praxiszeit sind oft nicht genug – der Grund: Zeitfallen | Quelle: Joachim Brandes

Ein Wort zur unzureichenden Tagesplanung: In jeder Praxis frage ich, wer morgens eine kurze Teamsitzung abhält – so 5 bis 10 Minuten sollte sich das gesamte Team auf den Tag einstellen. Tatsächlich machen das die Wenigsten, daher kann ich nur jede Praxis ermuntern: Führen Sie diese Sitzungen ein! Sie werden direkt merken, wie viel weniger Zeit Sie am Tag mit Zwischenfragen und schlechter Organisation verbringen.

Die Erfahrung zeigt, dass man durch dieses kurze Treffen sehr gut Abläufe und sogar Tagesziele definieren kann.

Außerdem ist so ein gemeinsamer „Check-in” eine sinnvolle Möglichkeit, als Team weiter zusammenzuwachsen.

Jeden Morgen beginnt eine neue Show in der Praxis, und wer das Gefühl hat, in einem funktionierenden Team zu arbeiten und Abläufe zu kennen, kann die bessere Show liefern.
– Joachim Brandes

Show bedeutet in diesem Zusammenhang: absolute Patientenorientierung mit professioneller Freundlichkeit und Hilfsbereitschaft (Patient:innen sind unsere „Kund:innen“), ohne sie irgendeinen Stress spüren zu lassen.

Das Pareto-Prinzip in der Zahnarztpraxis

Das Pareto-Prinzip sollte bezüglich Zeitmanagement von erheblicher Bedeutung sein. Es in der Zahnarztpraxis für das Praxismanagement einzusetzen, kann zu einer realistischen Umsatzsteigerung von bis zu 15 % pro Jahr führen.

In Kurzform besagt das Pareto-Prinzip Folgendes: Stolze 80 % der Ergebnisse erreichen wir mit nur 20 % unserer Zeit. Für die letzten 20 % Ergebnis wenden wir jedoch 80 % unserer Zeit auf. Gehen wir also von einem zehnstündigen Arbeitstag aus, sorgen davon zwei (!) Stunden für satte 80 % Outcome. Erstaunlich, aber wahr!

Pareto-Prinzip: Zwei Stunden sorgen für 80 % Outcome | Quelle: Joachim Brandes

 

Realität ist jedoch, dass die meisten Menschen das Pareto-Prinzip nicht nutzen. Sie geben unwichtigen Dingen den Vorrang und vergeuden dadurch viel wertvolle Zeit.
– Joachim Brandes

 

Anders ausgedrückt: 20 % der täglichen Aufgaben bringen 80 % des Erfolges.
80 % der täglichen Aufgaben bringen 20 % des Erfolges.

Was sollte man also tun?

Der erste Schritt ist, individuelle Zeitfallen zu analysieren und zu minimieren.

Zudem ist es wichtig zu lernen, Prioritäten zu setzen. Dabei kann eine Prioritätenliste helfen, für die man die Aufgaben je nach Dringlichkeit und Wichtigkeit in A, B, C und D aufteilt.

 

Priorisieren lernen

Priorisierung muss oft erst erlernt werden. Helfen kann die Einteilung in ABCD-Aufgaben | Quelle: Joachim Brandes

 

Ein Beispiel für eine A-Aufgabe, das mir oft begegnet: die Ärztin erklärt dem Patienten die Möglichkeiten zur Behandlung bzw. Verbesserung der Zahngesundheit. Der Patient sagt, er könnte die Entscheidung jetzt noch nicht treffen.

Was passiert anschließend in der Praxis? Leider viel zu oft nichts!

Besser geht es so: Im QM sollte ganz genau festgelegt werden, wie der weitere Prozess dieser alltäglichen Situation aussieht: Wann kontaktiert wer diesen Patienten wieder (mit Fingerspitzengefühl und professioneller Kommunikation, damit es nicht aufdringlich wirkt)?

Es ist wenig Aufwand, hat aber ggf. einen großen Outcome.
Dieses Potenzial wird in vielen Praxen noch nicht genutzt, weil sie nicht selbst aktiv werden, sondern auf den Patienten warten – der meldet sich aber sehr oft nicht wieder.

Oft fallen dem einen oder anderen Prozesse auf, die sinnvoller Weise einmal überprüft werden müssten, im Alltagstrubel geht die Idee dann jedoch wieder unter.

 

Psst: Brauchst du Hilfe, um die Umsetzbarkeit deiner Gedankenblitze zu bewerten? Lade dir hier unsere kostenlose Vorlage zur Kosten-Nutzen-Übersicht herunter!

 

Mein Tipp: Schreiben Sie alles, was Sie im Alltag stört oder was Sie schon lange verändern wollten, in eine Excel-Liste! Hat man es einmal aufgeschrieben, geht es nicht mehr verloren. Wichtig ist aber, dass man sich ein Zeitfenster setzt, bis wann man die Aufgabe erledigt haben möchte.
Mit allem, was man umsetzen möchte, sollte man innerhalb von 72 Stunden beginnen. Erfahrungsgemäß werden über 90 % aller Vorhaben niemals umgesetzt, wenn man diesen time slot nicht einhält.

Hier ein passendes Sprichwort, an dem ich mich selbst seit Jahrzehnten orientiere:

Es ist nicht genug zu wissen,

man muss es auch anwenden –

es ist nicht genug zu wollen,

man muss es auch tun.

–  Johann Wolfgang von Goethe

Erfolgreiche interne & externe Kommunikation

Was sich meiner Erfahrung nach sehr bewährt, sind „Auftakt-Team-Meetings” zu Beginn des Jahres.

Hier wird folgendes besprochen:

⇒ Was sind unsere Ziele fürs Jahr? Beispiel: Sie haben eine PZR-Auslastung von 85 % im vergangenen Jahr und möchten diese nun auf 90 % steigern.

⇒ Wie erreichen wir diese Ziele? Überlegen Sie zusammen, was Sie benötigen, um das gewünschte Ergebnis zu erzielen. Mehr qualifizierte Mitarbeiter:innen? Besseres Recall-System? Patientenaufklärung? Eine optimierte Webseite und Marketing, um neue Patient:innen zu finden? Sind Aufgaben und Prozesse klar?

Dieses Meeting kann auch sehr gut außerhalb der Praxis stattfinden, um einerseits den Kopf freizubekommen und andererseits auch das Team zu stärken. So kann man z. B. ein Wochenende im Januar gemeinsam wegfahren; tagsüber wird gearbeitet, abends steht Wellness auf dem Plan.

Und im Alltag?

Um im Alltag zu entscheiden, welche Aufgaben wie wichtig und dringend sind, ist die interne Kommunikation ebenfalls unabdingbar. Dazu zählen morgendliche Briefings, ein jährliches Gespräch unter vier Augen mit der Praxisleitung (in dem auch persönliche Themen einen Platz finden sollten) sowie die regelmäßige Team-Sitzung. Diese Gespräche dürfen nicht ausfallen; sie beispielsweise für Patientenbehandlungen zu opfern, ist keine gute Idee. Fehlende Absprachen und Unklarheiten rächen sich im Alltag.Schon kurze Teambesprechungen sparen im Alltag eine Menge Zeit und sorgen für Klarheit | Quelle: Joachim Brandes

 

Gerade um Ergebnisse von Diskussionen festzuhalten, Verantwortlichkeiten und Dringlichkeiten zu notieren, ist ein Protokoll das Herzstück der Teambesprechung. Besonders bis wann und durch wen etwas erledigt werden soll. Es kann natürlich auch digital geführt und in einem geteilten Ordner abgelegt werden, auf den jede:r Zugriff hat.

So kann ein Protokoll gestaltet werden | Quelle: Joachim Brandes

 

Und auch die externe Kommunikation hat einen riesigen Einfluss darauf, wie es in der Praxis läuft. Fragen, die man sich hier stellen sollte, sind folgende:

⇒ Sind die Mitarbeiter:innen in der Lage, hochprofessionell mit Patient:innen zu sprechen?

⇒ Können sie auch schwierige Gespräche führen (Stichwort Beschwerdemanagement)?

⇒ Wie kann das Team bei der Weiterentwicklung unterstützt werden?

Mein Tipp: Regelmäßige Schulungen und eine QM-Doku sparen hier viel Zeit und Nerven!

Digitale Materialverwaltung

Wer seine Praxis wirklich effizient managen, Prozesse verschlanken und modernisieren möchte, kommt an der digitalen Materialbeschaffung und Lagerverwaltung nicht herum. Wawibox ist ganz klar ein Muss!

Aus meiner Erfahrung haben Praxen meist folgende Probleme:

⇒ es wird zu viel bestellt,

⇒ das Material wurde nicht rechtzeitig bestellt,

⇒ Material verfällt,

⇒ das FIFO-Prinzip wird nicht angewendet

All diese Fehler schaden der Wirtschaftlichkeit einer Praxis; mit Wawibox ist man dank Verbrauchsstatistiken und Bestandswarnungen hingegen auf der sicheren Seite.

Übrigens: Auch die Dokumentation und Leistungsabrechnung sind fehleranfällig. Praxen tun gut daran, 5 Minuten in die Behandlungszeit für eine saubere Dokumentation einzuplanen.

Direkt ins nächste Zimmer zu hetzen, ist in vielen Praxen Alltag – und das ist ein großer Fehler, denn durch falsches oder unzuverlässiges Dokumentieren gehen Praxen jährlich bis zu 15 % Umsatz verloren!

 

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Termin- und Bestellmanagement

Patient:innen in A-/B- und C-Gruppen einzuteilen, mag einem zunächst widerstreben, ist aber von hoher wirtschaftlicher Relevanz.

Ganz wichtig: Diese Einteilung hat nichts mit Privat- oder Kassenpatient:innen zu tun – ein Kassenpatient kann ein A- Patient und ein Privatpatient ein C-Patient sein.

Eine Einteilung von Patient:innen ist aus wirtschaftlicher Sicht sinnvoll | Quelle: Joachim Brandes

 

Die Einteilung kann auch anhand von Farben o. Ä. gemacht werden, damit auf einen Blick in den Terminkalender klar wird, mit wem wie viel Zeit verbracht wird. Denken Sie auch hier wieder an Pareto: Wollen Sie 80 % Ihrer Zeit mit Patient:innen verbringen, die Ihnen nur 20 % Outcome bescheren?

Neupatient:innen zählen in diesem System vor dem Kennenlernen grundsätzlich zu A-Gruppe. Bei der Terminvergabe sollte die jeweilige Gruppierung berücksichtigt werden; im Optimalfall bekommen A-Patient:innen innerhalb von einer Woche einen Termin, um Abwanderungen zu verhindern.
Am besten plant man Puffertermine für A-Termine ein; hat sich 2 Tage vorher niemand gemeldet, kann der Termin auch an B-, aber bitte nicht an C-Patient:innen vergeben werden.

Zudem sollten auch klar festgelegte „Schmerzzonen” für Schmerzpatient:innen eingeplant werden, damit diese den Terminplan nicht immer wieder durcheinander bringen.

Modernes Praxismanagement ist…

… die regelmäßige Überprüfung der Ist-Situation mit der Zielsetzung, sich der Soll-Situation immer mehr zu nähern und sie schnellstmöglich zu erreichen.

– Joachim Brandes

 

Wir bedanken uns sehr bei Herrn Brandes für die Einblicke in seinen langjährigen Erfahrungsschatz!

Wenn du seinen Vortrag bei den DIGITAL DENTAL DAYS 2021 anschauen möchtest, registriere dich hier für die kostenlose Aufnahme. Du erhältst dadurch auch Zugriff zu sämtlichen anderen Vorträgen des dreitägigen Events rund um die Zahnarztpraxis!

 

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kannst du dich auf seiner Webseite  informieren oder ihm eine E-Mail an info@praxiscoaching.eu schreiben.