Smile24 ist ein großer zahnärztlicher Versorger mit umfassendem Behandlungsspektrum. Im Interview erklärt die Praxis, wie moderne Technologien und digitale Prozesse Arbeitsabläufe vereinfachen und effizienter machen.
Dr. med. dent. Denis Paksoy und sein Geschäftspartner Henning Schreiber haben mitten in der Corona-Krise einen großen Schritt gewagt und in Solingen eine eigene Praxis mit acht Behandlungszimmern gegründet, die Zahnarztpraxis Smile24.
Visionäre Pläne und innovative Ideen charakterisieren ihren bisherigen Weg und ihre Ziele für die Zukunft – vor allem, wenn es um die Digitalisierung der Praxis geht. Denn die damit verbundene Systematisierung aller Praxisprozesse schafft klare Strukturen und Standards und ermöglicht so mehr Freiräume für die Versorgung der Patienten.
Die gemeinsame Basis für den erfolgreichen Betrieb der Praxis liegt in der Erfahrung von Dr. Paksoy als Chief Operating Officer der zahneins-Gruppe sowie im betriebswirtschaftlichen Hintergrund seines Geschäftspartners Herr Schreiber. Im Mittelpunkt der Praxisphilosophie steht ganz klar der Patient: „Eine angenehme und entspannte Umgebung gehört für uns als Zahnarztpraxis in Solingen genauso zu einer guten Behandlung wie ein professionell ausgebildetes Team oder der Einsatz modernster Technologien in der Zahnheilkunde“, betont die Praxis auch auf ihrer Webseite.
Im Interview mit Wawibox spricht Dr. med. dent. Paksoy darüber, wie die Einführung digitaler Lösungen in der Praxis gelingt und wie effiziente Arbeitsabläufe, unter anderem mit der digitalen Materialverwaltung Wawibox Pro, seine Vision operativ unterstützen.
Inhaltsverzeichnis
II Vorteile der Praxisdigitalisierung
III Digitale Materialverwaltung
Das Gründungs-Team von Smile24, Quelle: Christian Beier
Zur Praxiskultur
Wawibox: Wie ist Ihr Team aufgebaut und was kennzeichnet Ihre Firmenkultur?
Dr. Paksoy: Das Team ist noch relativ klein. Ich bin als einziger Behandler mit zwei ZFA in der Praxis. Außerdem unterstützt uns Henning als kaufmännischer Leiter aus dem Hintergrund. Dabei ist zu beachten, dass es sich um eine vollständige Neugründung handelt. Das Aufkommen und Feedback der Patienten entwickeln sich jedoch sehr positiv. Daher fangen im Oktober drei weitere ZFA bei uns an. Ab Januar soll uns dann ein weiterer Arzt unterstützen.
Unsere Hierarchien sind insgesamt sehr flach, sodass jeder ohne unnötige Barrieren Ideen einbringen kann. Wir achten sehr auf eine offene Diskussionskultur und darauf, als Team zu entscheiden – zum Beispiel auch über die Einführung neuer Prozesse. Da von Anfang an Wachstum eines unserer Ziele war, brauchen wir ein starkes Prozessdenken. So sind wir für die Skalierung bestens gerüstet.
Außerdem ist ein wichtiger Teil unserer Philosophie, unseren Mitarbeitern die Möglichkeiten zu geben, ihren Traumberuf auszuüben. Wir legen viel Wert auf Weiterbildung und fördern dies in jeder Hinsicht. Die Möglichkeit, etwas Neues mitgestalten zu können, ist übrigens ein sehr häufiger Grund, warum Bewerber aktiv auf uns zukommen.
Wawibox: Sie haben ein eigenes Farbsystem für die Praxis entwickelt. Können Sie uns eine kurze Einführung dazu geben, wie es funktioniert und mit welchem Ziel es eingeführt worden ist?
Dr. Paksoy: Wir haben für alle üblichen Behandlungen wie z. B. die konservierende Versorgung, die endodontische Behandlung und die Prophylaxe jeweils eine eigene Farbe bestimmt und entsprechend zugeordnet. Dieses Farbsystem zieht sich durch die gesamte Arbeit der Praxis. Anhand der jeweiligen Farbe sind dadurch vom Terminkalender über die Instrumente im Behandlungszimmer und Trays und Fächer im Aufbereitungsraum bis hin zu den Verbrauchsmaterialien im Lager die Behandlungstypen sofort zu erkennen. Das bietet unseren Mitarbeitern eine klare Struktur.
Dies wiederum ermöglicht uns eine schnellere und einfachere Personalschulung sowie Personaleinarbeitung und hilft dabei, den von uns angestrebten Standard in der Praxis zu erfüllen.
Vorteile der Praxisdigitalisierung
Wawibox: Welche Vorteile haben Ihre Patienten durch die Digitalisierung der Praxis?
Dr. Paksoy: Durch die Digitalisierung und Standardisierung von Prozessen können wir unseren Patienten eine entspannte Atmosphäre bieten und Wartezeiten in der Praxis stark reduzieren.
Eine Digitalisierung rein der Digitalisierung willen ist nicht erstrebenswert. Daher nutzen wir die Digitalisierung bei möglichst vielen Prozessen, die immer wieder gleich ablaufen und die wir durch Systematisierung und digitale Unterstützung schneller erledigen können. Das hat zum einen den Vorteil, dass wir die Qualität unserer Arbeit erhöhen. Schließlich arbeiten wir dadurch genauer und präziser, da wir uns anhand von Eingabemasken immer wieder auf das Wesentliche fokussieren können.
Der positive Nebeneffekt davon ist, dass wir immer schneller werden und so wirklich mehr Zeit für die Patienten haben.
In der Praxis verändern sich Prozesse ständig. Neue administrative Anforderungen und Dokumentationspflichten stellen uns vor neue Herausforderungen. Wir müssen jedoch bereit sein, uns anzupassen und mit maximaler Zeiteffizienz zu arbeiten, damit möglichst viel Zeit für die Patienten bleibt.
Weiterhin können Patienten auf unserer Webseite selbstständig einen Termin buchen und Informationsmaterialien herunterladen. Wir möchten damit die Terminvereinbarung für den Patienten möglichst bequem gestalten.
Wawibox: Ihre Praxismitarbeiter sind mit Smartphones und Tablets ausgerüstet; Sie haben ganz individuelle digitalisierte Workflows etabliert. Das verändert den üblichen Alltag einer Praxis und löst alte Gewohnheiten der Zahnarzthelfer:innen ab. Erleben Ihre Mitarbeiter Herausforderungen in Bezug auf Digitalisierung und wenn ja, wie lösen Sie diese?
Dr. Paksoy: Natürlich gibt es Herausforderungen für die Mitarbeiter, die seit 20 Jahren mit Papier arbeiten und das digitale Arbeiten nicht gewohnt sind...
Die gleiche Herausforderung habe ich damals als Chefarzt in der Malteser Klinik in Duisburg erlebt, wo ich eine Ambulanz übernommen hatte, die noch mit Papierakten arbeitete. Ich habe diese Abteilung innerhalb von zwei Monaten voll digitalisiert und auf die digitale Patientenakte umgestellt. Dafür habe ich mir aber Zeit genommen, die Schulung des Personals selbst vorgenommen und war immer als Ansprechpartner verfügbar, wenn es Probleme gab. Und wie so oft bei solchen Umstellungen, ist unser System nach einer Woche zusammengebrochen. Die Skeptiker konnten dann sofort aufrufen: „Ich wusste, dass es so kommt!“ Das wusste ich auch – allerdings hatte ich auch gleich eine Lösung dafür.
Diese Erfahrung, wie ich Personen aus der analogen in die digitale Welt mitnehme, kann ich auch in der jetzigen Praxis anwenden. Eine große Herausforderung war anfangs, dass noch keiner von uns jemals mit dieser speziellen Software gearbeitet hatte. Wir haben uns aber das dazu nötige Wissen angeeignet, und zwar durch Schulung, das Erstellen von Fragelisten, die wir an den Anbieter zurückgespielt haben, und das Anfragen von erneuten Schulungen. Das Geheimnis dahinter, wie man es schafft, dass analoge Personen digital werden, ist Schulung, Schulung, Schulung... und Verständnis.
Wichtig ist außerdem zu erkennen, dass nicht jeder digitale Prozess besser sein muss – zumindest nicht im Kleinen. Wir müssen den Mitarbeitern verständlich machen, dass es auf die Einzelperson betrachtet eventuell nicht die beste Lösung, aber für das große Ganze wichtig ist. Wer einen starken Teamgeist hat, erkennt dann: „Ich mache das nicht nur für mich, sondern für mein Team.“
Darüber hinaus können analoge Medien im Bereich Transparenz, Reproduzierbarkeit und Verfügbarkeit einfach nicht mit digitalen mithalten. Die erfolgreiche Umstellung ist jedoch stark abhängig von der Software. Unsere Anforderung an eine Softwarelösung war und ist, dass diese intuitiv und einfach sein muss.
Als weiteren Faktor sehe ich zudem die Veränderung der persönlichen Kompetenzen: Das Privatleben wird auch immer mehr digitalisiert. Alleine schon durch Smartphones gewöhnen sich Menschen an die digitale Welt.
Wawibox: Sie arbeiten mit digitalen Geräten wie Röntgen und Intraoralscannern; die Zusammenarbeit mit Ihrem eigenen Labor ist digital aufgestellt. Außerdem nutzen Sie für administrative Prozesse selbst entwickelte Programme in Kombination mit bestehenden Softwarelösungen. Ihr Ziel, eine umfängliche digitale Dokumentation einzuführen und eine papierlose Praxis zu etablieren, geht gut auf. Somit ist die Zahnarztpraxis der Zukunft in Solingen ja fast schon Realität. Welche weiteren Schritte planen Sie noch bei der Digitalisierung der Praxis?
Dr. Paksoy: Wir haben noch viele Pläne. Zum einen verwenden wir Mobiltelefone auf Android-Basis, für die wir an einem Portfolio an Applikationen arbeiten, die wir entweder kaufen oder entwickeln lassen. Zudem arbeiten wir stets an der Optimierung digitaler Workflows, z. B. an den Abformungen und Anfertigungen mit digitalen Geräten im Dentallabor. Aber auch bei der Verwendung von Textbausteinen für die Behandlungsdokumentation und der Patientenaufklärung via Tablet sehen wir noch Möglichkeiten zur Weiterentwicklung. Bei letzterem Punkt haben wir das Ziel, Inhalte künftig digital individualisieren zu können.
Ein weiteres Thema ist die Auswertung digital messbarer Daten. Durch die Analyse der Behandlungszeiten, die z. B. durch unsere Behandlungsstühle erfasst werden, wäre es uns möglich, unsere Kernauslastungszeiten besser zu ermitteln. Dadurch können wir dann in Zukunft gegebenenfalls entsprechende Anpassungen unserer Arbeitszeiten vornehmen.
Ein besonders wichtiges Zukunftsprojekt ist für uns schließlich das Aufsetzen eines praxisinternen Wikis. Darin wollen wir das gesamte Know-how der Praxis zusammenführen, also z. B. Einarbeitungspläne, Prozessschritte und Anleitungen dokumentieren. Eine solche für alle Mitarbeiter zugängliche Dokumentation schafft Transparenz und erleichtert die Einarbeitung neuer Mitarbeiter ungemein.
Wawibox: Welche Faktoren berücksichtigen Sie bei der Entscheidung, welche Geräte eingesetzt werden oder welche Software zum Einsatz kommt?
Dr. Paksoy: Die grundsätzliche Frage, die wir uns stellen, ist: „Was bringt uns denn das jeweilige Produkt wirklich?“ Die komplette Digitalisierung von Patientenaufklärungen spart beispielsweise viel Zeit und somit auch Personalkosten. So haben wir auch wieder mehr Kapazitäten für Behandlungen.
Ein zweites Beispiel ist die verpflichtende Chargen-Dokumentation; diesbezüglich sind wir bereits bestens auf die neu kommenden Regelungen (MDR – Anm. d. R.) vorbereitet. Für die Dokumentation der Chargen lässt sich z. B. ein Barcode-Scanner verwenden, der direkt an die Praxismanagementsoftware angeschlossen werden kann. Da wir bereits mit der Wawibox Material erfassen, diese aber leider aktuell über keine Schnittstelle zum System verfügt, müssten wir eigentlich eine Doppeldokumentation vornehmen. Tatsächlich haben wir dann aber einen eigenen Weg gewählt: Wir registrieren die Barcodes auf einem eigenen mobilen Gerät mit Barcode-Scanner und speichern diese in einer internen, geschützten Datenbank. Diese Daten werden dann mit den jeweiligen Patienten verknüpft. Die eigene digitale Lösung war nötig, weil der hohe Aufwand einer analogen Dokumentation eigentlich nicht möglich ist, bestehende digitale Lösungen jedoch nicht ausgereift genug sind. Auch unsere Kosten halten sich dabei gering: Umgerüstete Mobiltelefone können schon für 100 Euro erworben werden und eignen sich für solche digitale Lösungen bestens.
Bei der Entscheidung für eine neue Software ist ausschlaggebend, wie intuitiv und einfach diese ist. Ich möchte außerdem Zugriff auf meine Daten haben und diese evaluieren können. Zum Beispiel kann ich jetzt auswerten, bei welchen Hygieneprozessen mal etwas nicht funktioniert hat, was mir wiederum bei der Schulung der Mitarbeiter hilft.
Tipp! Lies auch unseren Blogartikel zur Einführung einer neuen Software in der Praxis. >> Zum Artikel.
Wawibox: Ist die durchgehende Digitalisierung der Prozesse und Behandlungen für eine erfolgreiche Arztpraxis unvermeidlich?
Dr. Paksoy: Ich glaube schon. Auch wenn es manchmal auf den Einzelfall ankommt: In kleinen Praxen mit eingespielten Teams ist vieles oft selbsterklärend und die Kommunikationswege sind so kurz, dass kein hoher Grad an Digitalisierung benötigt wird.
Für Großpraxen und Unternehmen mit mehreren Standorten ist die Digitalisierung schon wesentlich wichtiger. Unser Ziel ist das Wachstum unseres Standortes und die Eröffnung weiterer Standorte. Dafür brauchen wir ein starkes Prozessdenken, auch weil es uns wichtig ist, unsere Mitarbeiter auf diesem Weg mitzunehmen und dabei den Fokus auf unsere Patienten zu richten.
Die Wertschöpfung für die Patienten ist dabei nämlich ebenfalls bedeutend. Zum Beispiel macht der Einsatz eines Intraoralscanners die Behandlung angenehmer. Zusätzlich stehen dem Patienten aber auch mehr Informationen zur Verfügung. Digitale Röntgenbilder und digitale Planungen können dem Patienten in seiner Behandlungsakte zugänglich gemacht werden, wir können die Patientenaufklärung individualisieren und bieten somit – neben dem Zeitfaktor – einen deutlichen Mehrwert für die Patienten.
Zusammenfassend glaube ich, dass man durch Digitalisierung Zeit sparen kann, wodurch Digitalisierung letztlich auch für jeden Sinn macht.
Digitale Materialverwaltung
Wawibox: Sie arbeiten vom ersten Tag an mit der Wawibox Pro; Sie haben komplett durchdacht, wie die Materialverwaltung in der Praxis am effizientesten digital organisiert werden kann. Wieso ist aus Ihrer Sicht das Thema Materialverwaltung so wichtig?
Dr. Paksoy: Die Materialverwaltung ist ein administrativer Prozess, der in jeder Praxis zwingend durchgeführt werden muss. Wichtig ist, dass das entsprechende Material zur Behandlung verfügbar ist, dass wir Chargensicherheit haben und der wirtschaftliche Aspekt nicht zu kurz kommt. Durch Übersichtlichkeit und automatisierte Warnmeldungen wird beispielsweise das Ablaufen von Materialien vermieden. Daneben ist die Prozesssicherheit bei der Bestellung hervorzuheben. Wenn wir Material bestellen, möchten wir die richtigen Produkte mit möglichst wenig Zeitaufwand bestellen.
Wawibox: Können Sie uns einige Gründe dafür nennen, weshalb Sie sich für die Wawibox Pro entschieden haben? Welche Funktionen finden Sie oder Ihr Team besonders nützlich?
Dr. Paksoy: Die Wawibox Pro ist für mich das intuitivste Warenwirtschaftssystem auf dem Markt. Ich bin davon überzeugt, dass jeder den Umgang damit leicht erlernen kann, und zwar im gesamten Prozess, vom Wareneinkauf bis hin zur Warenverwaltung. Die Möglichkeit, den QR-Code mit einem iPod zu scannen, ist intuitiv und einzigartig. Überzeugt hat mich auch der integrierte Preisvergleich, der uns beim Materialeinkauf viel Geld spart.
Wawibox Pro Online-Materialverwaltung mit DYMO-Drucker und iPod als Scanner, Quelle: Wawibox
Tipp! Möchtest auch du durch die Modernisierung eurer Materialverwaltung Materialkosten sparen und mehr Zeit für eure Patient:innen haben? – Wir beraten dich kostenlos und unverbindlich zur Wawibox Pro.
Wawibox: Wie organisieren Sie die Prozesse mit der Wawibox? Wer übernimmt die operative Arbeit?
Dr. Paksoy: Wir haben eine für die Warenwirtschaft zuständige Mitarbeiterin mit einer festgelegten Vertretung. Nach einer kurzen Einlernphase, in der wir beispielsweise die Einkäufe noch gemeinsam durchgeführt haben, habe ich die Warenwirtschaft komplett abgeben können.
Allgemein ist das für uns eine wichtige Anforderung: Die Anwender sollen nicht merken, dass die Prozesse digital im Hintergrund laufen, sondern wie gewohnt arbeiten können. Aus meiner Sicht ist eine Verhaltensveränderung nämlich das Schwierigste bei Prozessveränderungen. Aber auch dafür haben wir mit Wawibox eine Lösung gefunden.
Wir bedanken uns herzlich bei Dr. Paksoy für das Interview und die spannenden und authentischen Einblicke in seine Praxis und Methoden. Für Informationen zu Team und Praxis lohnt sich ein Blick auf die Praxis-Webseite: smile24.de
