Digitales Schnittstellenmanagement: Flemming Dental im Interview

Gundmar Rolle (Geschäftsleiter) und Kathrin Wegner (technische Leitung) von Flemming Dental Leipzig geben uns spannende Einblicke in die Umsetzung von digitalen Prozessen und wie ein digitales Schnittstellenmanagement zum effizienteren Workflow zwischen Praxis und Labor führt. 

Themenschwerpunkte

I Vorstellung Flemming Dental

II Digitale Prozesse und ihre Vorteile

III Digitale Materialverwaltung und Chargendokumentation

Dental Flemming setzt auf Synergieeffekte und digitale Workflows | Quelle: Flemming Dental GmbH Hamburg

Vorstellung Flemming Dental

Wawibox: Herr Rolle und Frau Wegner, vielen Dank, dass Sie sich die Zeit nehmen, uns und unseren Leser:innen Einblicke in Ihre Arbeit zu gewähren. Würden Sie Ihr Labor einmal vorstellen?

Herr Rolle: Flemming Dental Leipzig, gegründet als Orthotec, gibt es jetzt schon seit mehr als 30 Jahren. Im Jahr 1998 firmierten wir um und schlossen uns der Flemming-Laborgruppe an. Seit 2017 befindet sich unser Labor in der Prager Straße in einer sehr schönen und zugleich zentralen Lage von Leipzig.
Derzeit beschäftigen wir 43 Mitarbeiter:innen. Eine Besonderheit unseres Standorts in Leipzig ist, dass hier nicht nur unser Flemming Dental Labor, sondern auch unsere anderen beiden Flemming-Marken Flemming Tec und Flemming International beheimatet sind. Dadurch haben wir kurze Wege, einen direkten „Draht“ zu den Kollegen und hervorragende Synergieeffekte. 

Wawibox: Worauf liegt Ihr Arbeitsschwerpunkt bei Flemming Dental Leipzig?

Herr Rolle: Wir decken das komplette zahntechnische Portfolio von A bis Z inklusive bekannter Services und Dienstleistungen ab. Zahnarztpraxen erhalten das Vollsortiment an Zahnersatzlösungen sowie die volle Unterstützung im Bereich des digitalen Workflows. 

Digitale Prozesse und ihre Vorteile

Wawibox: Wo Sie gerade von digitalen Workflows sprechen: In welchen Bereichen Ihrer Arbeit setzen Sie denn selbst auf digitale Prozesse?

Herr Rolle: Für eine kurze Antwort müsste diese Frage andersherum gestellt werden, denn wir nutzen in fast allen Bereichen digitale Technologien.
In der Produktion selbst sind es die CAD/CAM-gestützten Fertigungstechnologien – Designen, Fräsen, Schleifen, Drucken. Wir arbeiten bei vielen Anwendungen im digitalen Workflow, z. B. Kronen, Brücken, Modellguss, Schienen, Abutments, herausnehmbare Prothetik.
Zudem können wir alle gängigen Datenformate aus dem Intraoralscanner (IOS) verarbeiten. Zusätzlich zur Fertigung nutzen wir digitale Verfahren im Bereich der Kiefergelenkregistrierung (z. B. Zebris) und der navigierten Implantologie/ Implantatplanung (z. B. Simplant).

Betrachten wir neben der Fertigung die Infrastruktur unseres Labors, haben sich auch hier digitale Lösungen eingespielt, z. B.  digitale Auftragserfassung, digitale Warenwirtschaft (Wawibox Pro), digitale Rechnungslegung, Botenplanung per App (je nach Kunde) etc.

Letztlich ist Digitalisierung keine Aufgabe, die zu einem bestimmten Zeitpunkt erledigt ist, sondern ein stetiger Prozess, der ständig im Wandel ist. 

Gundmar Rolle, Flemming Dental Leipzig

Wawibox: Wie können wir uns die digitale Zusammenarbeit zwischen Ihnen und Zahnarztpraxen vorstellen? 

Herr Rolle: Die digitale Zusammenarbeit erfolgt unter anderem über unser Flemming Kundenportal. Hier können sich Zahnarztpraxen Flyer, Rechnungen, Kostenvoranschläge etc. komfortabel herunterladen. 

Zudem werden sowohl Kostenvoranschläge als auch Rechnungen digital versendet. Besitzt eine Praxis einen Intraoralscanner, sind wir in der Lage, alle am Markt gängigen Daten zu verarbeiten.
Alternativ bieten wir Intraoralscanner zur Miete an und unterstützen beim gesamten digitalen Workflow. Wir merken, dass dieses Thema bei unseren Kunden immer relevanter wird und wir mit unseren ausgewiesenen IOS-Experten den Zahn der Zeit treffen.
Gerade im Bereich der Implantatplanung pflegen wir eine enge Interaktion mit der Zahnärztin bzw. dem Zahnarzt. Wir bereiten die Implantatplanung in der Software vor und tauschen uns dann virtuell aus. Die finale Freigabe erfolgt vonseiten der Zahnarztpraxis; wir bieten den vollen Support. 

Wawibox: Welche Vorteile sehen Sie im digitalen Schnittstellenmanagement (Intraoralscanner) gegenüber nicht-digitalen Praxen und Laboren?

Herr Rolle: Auch hier sind verschiedene Bereiche zu betrachten. Wenn wir die klinischen Aspekte betrachten, dann sind durch die digitale Schnittstelle IOS eine hohe Reproduzierbarkeit und Sicherheit geboten. Hat der Patient beispielsweise seine Schiene verloren, stellen wir anhand der vorhandenen Daten eine neue Schiene her – ohne den Patienten erneut einbestellen zu müssen.
Neben diesem Faktor bietet der Wegfall der Botenfahrten einen zusätzlichen zeitlichen Vorteil, der auch unserem Wunsch nach ökologisch nachhaltigem Handeln entgegenkommt. Gleichzeitig wird durch die digitale Schnittstelle IOS eine enge Bindung zwischen Zahnarztpraxis und Labor erreicht, die wir nicht mehr missen möchten.

Der Intraoralscanner ermöglicht außerdem einen ressourcenschonenderen Materialeinsatz; das rechnet sich spätestens nach Amortisation des Scanners. Aber auch die reduzierten Lagerungskosten (weniger oder kein Abformmaterial, keine Löffel etc.) machen sich bemerkbar.

Wawibox: Haben Sie Empfehlungen für andere Labore, wie die Umstellung auf digitale Prozesse gelingt? 

Herr Rolle: Der wichtigste Tipp: Nehmen Sie sich Zeit. Die Umstellung bedarf des entsprechenden Know-hows und dies kann nur durch Fortbildung angeeignet werden. Mitarbeiter:innen müssen im Vorfeld geschult werden.
Wir empfehlen, den Arbeitsprozess nicht in Stoßzeiten umzustellen, sondern sich in ruhigen Phasen schrittweise heranzutasten. Wichtig ist ein umfassender IT-Support. Gute Erfahrungen haben wir damit gemacht, einen festen Ansprechpartner zu bestimmen. 

Digitale Materialverwaltung und Chargendokumentation

Wawibox: Sie arbeiten jetzt schon seit einiger Zeit mit der Wawibox Pro. Mit welchen Herausforderungen war Ihre Materialverwaltung vorher verbunden? 

Frau Wegner: Wir hatten immer das Problem, dass uns der Vergleich zu anderen Anbietern fehlte. Zudem war unsere alte Warenwirtschafts-Software lokal auf dem Rechner abgelegt. Wir hatten also nur von einem Computer aus Zugriff. Auf Wawibox können wir von überall – theoretisch weltweit – zugreifen. Jeder PC-Arbeitsplatz hat einen Zugang, ohne eine Extra-Lizenzgebühr zu zahlen.
Außerdem hatten wir vorher keine so ausgefeilten Inventurlisten. Es wurde „Old-School“ mit Excel gearbeitet – das war lästig, das Lager war oft nicht gut sortiert, es fehlte der Überblick. Jetzt ist es im Laboralltag komfortabler. Wawibox signalisiert beispielsweise abgelaufene Materialien und folgt einer Chargendokumentation. Vorher hatten wir nur eine rudimentäre Statistikauswertung.

Angenehm ist, dass trotz digitaler Plattform der persönliche Service geboten wird. Im Live-Chat erhalten wir schnelle und kompetente Antworten. Dieses Angebot nutzen wir oft, besonders in der Anfangsphase war das eine tolle Unterstützung.

Mit der Wawibox Pro ist es im Laboralltag komfortabler.

Kathrin Wegner, Flemming Dental Leipzig

Wawibox: Stichwort MDR – wie finden Sie die Wawibox-Lösung zur Chargendokumentation? 

Frau Wegner: Bisher haben wir unsere Chargendokumentation händisch vorgenommen, was zeitaufwändig ist. In diesem Jahr haben wir ein neues System entwickelt, bei dem auch die Wawibox eine relevante Rolle gespielt hat. Zusätzlich haben wir uns intensiv mit dieser Thematik auseinandergesetzt und Schulungen besucht.

Die neue Chargendokumentation funktioniert über eine eigens programmierte App. In Zusammenarbeit mit der Wawibox haben wir individuelle Chargenetiketten anfertigen lassen, die alle relevanten Angaben sowie einen QR-Code enthalten. Dieser wird dann für die App eingelesen und die Daten digital gespeichert. 
Die Daten können im Bedarfsfall schnell und unkompliziert abgerufen werden. Eine wahre Erleichterung, die auch bei unserem erst kürzlich durchgeführten Audit aufgrund der vereinfachten Prozesse lobend Erwähnung fand.
Für uns ein weiterer wichtiger Schritt in Richtung Digitalisierung.

Wawibox: Würden Sie die Wawibox anderen Laboren weiterempfehlen? Wenn ja, was würden Sie hervorheben?

Frau Wegner: Wir können natürlich nur für unser Labor sprechen, aber bei uns vereinfacht es den ohnehin komplexen Laboralltag, z. B. mit Inventurlisten, Chargenverfolgbarkeit, Vergleichbarkeit, Verfalldaten von Materialien.

Wawibox bietet uns eine echte Erleichterung in der täglichen Arbeit. Es ist aus unserer Sicht eine kostengünstige Warenwirtschaftsverwaltung, die selbst für Laien bedienerfreundlich und unkompliziert zu verstehen ist.
Innerhalb von nur zwei Tagen waren die Daten des Lagers eingepflegt. Bis zu einem reibungslosen Ablauf dauerte es dann zirka drei Wochen.

Heute profitieren wir von einer enormen Zeitersparnis und vor allem von einem sehr strukturierten Ablauf. 

Wir möchten uns an dieser Stelle ganz herzlich bei Herrn Rolle und Frau Wegner für das aufschlussreiche Interview bedanken!