Cranium Zahnheilkunde ist eine besonders moderne und fortschrittliche Praxis in Bensheim. Im Interview spricht Zahnärztin und Praxismanagerin Amelie Ackemann u. a. über den Spagat zwischen Administration und Patientenbehandlung sowie über die Themen Outsourcing und digitale Materialverwaltung.
Mit Qualität an erster Stelle und moderner Materialverwaltung stets das Wohlbefinden der Patienten im Blick
Dr. Lautenschläger, Praxisinhaber von Cranium Zahnheilkunde, übernahm die zuvor 30 Jahre lang von Dr. Dieter Glenz geführte Praxis in der Bensheimer Innenstadt im April 2019 und hat seitdem Vieles erneuert. Mit dem Umzug in die größeren und barrierefreien Räumlichkeiten im modernen Ärztezentrum Livus wurden auch neue Prozesse und Leistungen etabliert. In der neuen Praxis haben Dr. Lautenschläger und Amelie Ackemann sehr viel selbst aufgebaut. Von der Wandfarbe bis zu den Lampen hatten die beiden für alles ein Auge. Dabei hat nicht nur die Einrichtung, sondern auch die Praxisorganisation einen besonderen Ton erhalten.
Im Februar 2020 haben wir uns mit Zahnärztin und Praxismanagerin Amelie Ackemann über ihre Rolle in der Praxis, über die Herausforderung beim Personalmanagement und natürlich auch über das Thema Materialverwaltung unterhalten.
(Cranium Empfang, Quelle: Cranium Zahnheilkunde)
Doppelrolle: Zahnärztin und Praxismanagerin
Wawibox: Frau Ackemann, Sie machten Anfang 2018 Ihr Examen an der Universität Heidelberg. Nach einigen Stationen haben Sie im Mai 2019 Ihre jetzige Position bei Cranium angetreten. Wieso haben Sie sich für die Arbeit bei Cranium mit Dr. Lautenschläger entschieden?
Amelie Ackemann: Herr Dr. Lautenschläger und ich sind auch privat in einer Beziehung. Gerade deshalb wollten wir anfangs aber ersteinmal nicht zusammenarbeiten. Nach einigen vorherigen Stationen mit teilweise negativen Erfahrungen merkten wir jedoch schnell, dass wir dieselben Ansichten in Bezug auf Qualität und Praxisorganisation teilen. Deshalb haben wir uns dann doch dafür entschieden, gemeinsam eine Praxis zu entwickeln, die unseren eigenen Ansprüchen gerecht wird. Bei einer reformbedürftigen Honorarordnung, in Kombination mit immer größer werdenden finanziellen Verbindlichkeiten, möchten wir trotzdem nicht auf eine hohe Qualität verzichten. Um dieses Ziel zu erreichen bedarf es eines motivierten Teams und einer effizienten reibungslosen Praxisorganisation.
Wawibox: Was ist Ihre Rolle in der Praxis?
Amelie Ackemann: Ich widme mich halbtags der Patientenbehandlung und halbtags der Praxisorganisation. Diese Aufstellung halte ich persönlich für ideal. Deswegen habe ich mich auch betriebswirtschaftlich weitergebildet. Gerade frisch nach der Praxisübernahme fallen sehr viele bürokratische Aufgaben an, die mir momentan eine angenehme Abwechslung von der Patientenbehandlung bieten. Zusätzlich zu den administrativen Aufgaben übernehme ich Personalverantwortung und leite mit Herrn Dr. Lautenschläger ein Team von 12 Mitarbeitern.
Personalmanagement und Outsourcing
Wawibox: Bezüglich Ihrer Weiterbildung… Im Sommer 2019 haben Sie erfolgreich die Fortbildung „Betriebswirt der Zahnmedizin“ abgeschlossen. Welche Inhalte/Ansätze der Fortbildung finden Sie im Alltag in der Praxis am nützlichsten?
Amelie Ackemann: Ein wichtiges Thema für uns ist das Outsourcing von Tätigkeiten, die nicht in unsere Kernkompetenz fallen. Bestes Beispiel hierfür ist die Abrechnung, insbesondere das Schreiben von Rechnungen und die Kontrolle der Zahlungseingänge. Ich finde, wir Zahnärzte sollten keine Zeit mit Tätigkeiten verbringen, die andere besser und vor allem schneller können. Die Zeit sollten wir lieber für Behandlungen einsetzen. Zusätzlich konnten wir bereits viele Inhalte in Bezug auf Effizienzsteigerung, digitale Buchführung und Wertschätzung im Team umsetzen.
Amelie Ackemann, Zahnärztin und Praxismanagerin, Quelle: Cranium Zahnheilkunde
Wawibox: Eine aktuelle Herausforderung für Zahnarztpraxen ist das Thema Personal. Worauf legen Sie im Umgang mit Ihren Mitarbeitern besonders wert?
Amelie Ackemann: Wir halten regelmäßige Teammeetings ab und sorgen für eine hohe Transparenz. Aus eigener Erfahrung weiß ich, wie wichtig es für Angestellte ist, wichtige Informationen zu erhalten, um alle Entscheidungen nachvollziehen zu können. Ich glaube, der Fokus auf unser Team und der faire Umgang mit unseren Angestellten ist in der Zeit des Fachkräftemangels besonders wichtig.
Wawibox: Haben Sie Tipps, die Sie gerne an andere Praxismanager weitergeben möchten?
Amelie Ackemann: Bei Cranium Zahnheilkunde hatte ich anfangs noch keine eigenen Patienten. Dadurch habe ich zunächst quasi überall ausgeholfen und konnte ein gutes Verständnis und mehr Wertschätzung für jede einzelne Rolle in der Praxis entwickeln. Es gab Tage, die ich komplett an der Rezeption oder nur mit Prophylaxe verbracht habe. An anderen Tagen habe ich Dr. Lautenschläger assistiert. Erst dann merkt man, wo die jeweiligen Herausforderungen und Schwierigkeiten liegen. Beim Assistieren habe ich beispielsweise schnell gemerkt, wie schwierig es ist, die Dokumentation ordentlich zu erledigen, weil man kaum an den Computer kommt.
Somit ist mein Ratschlag, dass man erst dann Kritik üben sollte, wenn man selbst Erfahrungen gemacht hat und genügend Verständnis für die jeweilige Aufgabe mitbringt.
Cranium Behandlungszimmer, Quelle: Cranium Zahnheilkunde
Digitale Materialverwaltung
Wawibox: Ihre Praxis ist sehr modern. Sie haben mit Dr. Lautenschläger viele Neuerungen eingeführt. Unter anderem haben Sie Ihre Materialverwaltung digitalisiert und sich unabhängig von Depots aufgestellt. Wie sind Sie auf die Idee gekommen, unabhängig von Depots zu arbeiten?
Amelie Ackemann: Wir beide haben bereits vor der Praxisgründung schlechte Erfahrungen mit Depots gemacht. Dazu kam, dass uns von einem Depot ein äußerst schlechtes Starter-Angebot für unsere Praxis unterbreitet worden ist. Wir haben nicht verstanden, wieso Preise an Serviceangebote gekoppelt sein müssen. Nach einer kurzen Internetrecherche wurde uns dann klar, dass man den Einkauf auch kostengünstiger und transparenter erledigen kann.
Wawibox: Welche Herausforderungen bringt dieses Konzept mit sich und was können Sie anderen Zahnärzten in diesem Zusammenhang empfehlen?
Amelie Ackemann: Viele haben Angst davor, sich unabhängig aufzustellen, da sie glauben, es gebe keine Alternative zu den Serviceleistungen der Depots.
Es ist aber möglich, sich ein eigenes Netzwerk selbstständiger Experten aufzubauen.
Zwar haben wir anfangs mehr Zeit und Energie in die Suche geeigneter Fachleute investieren müssen, konnten dafür aber sehr wertvolle Kontakte knüpfen und tolle Menschen kennenlernen. Durch den Austausch und die Empfehlungen im Netzwerk war es uns sogar möglich, einige Themen kostengünstiger zu lösen, als es mit Depot möglich gewesen wäre. Zum Beispiel hieß es, unser Röntgengerät sei nicht mit unserem neuen Computer-System kompatibel. Ein selbstständiger Spezialist aus unserem Netzwerk hat es dennoch hinbekommen, es anzuschließen. Dadurch können wir uns noch jahrelang die Investition in ein neues Röntgengerät sparen.
Wawibox: Nach Ihrer Entscheidung für einen unabhängigen Einkauf, haben Sie in Ihrer Praxis die Wawibox Pro eingeführt. Wie sind Sie auf Wawibox aufmerksam geworden und wieso haben Sie sich für uns entschieden?
Amelie Ackemann: Dr. Lautenschläger ist Wawibox auf einer Messe begegnet. Ihn hat der gesamte Auftritt überzeugt und er hat im Konzept von Unabhängigkeit und Preistransparenz unseren eigenen Standpunkt wiedererkannt.
Wawibox: Welche Erfahrung haben Sie bei der Implementierung der Wawibox Pro gemacht?
Amelie Ackemann: Im Team gab es zunächst ein wenig Widerstand, weil es sich schließlich um etwas Neues handelte und einige Punkte nicht ganz klar waren. An dieser Stelle ist es wichtig, dem Team zuzugestehen, dass nicht alles von Anfang an perfekt laufen kann. Es können Fehler gemacht werden; es kann vorkommen, dass das Scannen vergessen wird. Dann muss man dem Team eventuell einige Funktionen erneut erklären.
Wawibox: Wie würden Sie die Materialbeschaffung und Lagerverwaltung in Ihrer Praxis beschreiben? Welche Zuständigkeiten gibt es in Ihrer Organisation?
Amelie Ackemann: Aktuell sind wir aufgrund der Übernahme und des Umzugs in einer Phase, in der es noch Materialumstellungen gibt und viele neue Artikel dazukommen. Momentan ist es also noch so, dass die Helferinnen die Produkte in den Warenkorb legen und Dr. Lautenschläger und ich noch die Endkontrolle vornehmen. Wir schauen also kurz noch einmal drüber und prüfen, ob die Mengen stimmen und tatsächlich die günstigsten Angebote gewählt wurden, bevor wir die Bestellungen abschicken. Wenn sich langfristig alles besser eingespielt hat, werden wir aber die Zahnarzthelferinnen sicherlich auch mit der Warenkorboptimierung und dem Bestellen betrauen.
Wawibox Pro Online-Materialverwaltung mit DYMO-Drucker und iPod als Scanner, Quelle: Wawibox
Tipp! Möchtest auch du einfache Prozesse für die Materialbeschaffung und Lagerverwaltung implementieren? – Wir beraten dich kostenlos und unverbindlich zur Wawibox Pro.
Wawibox: Sie arbeiten aktiv mit der Wawibox Pro. Welche Funktion finden Sie besonders nützlich?
Amelie Ackemann: Dass man für jeden einzelnen Artikel prüfen kann, ob er im Lager vorhanden ist. Und wie modern das geht: Ich tippe einfach den Artikelnamen ein und sehe direkt, ob er noch da ist. Entweder mache ich das, bevor ich mich auf die Suche nach dem Artikel begebe, oder ich schaue noch einmal im System nach, ob ein Artikel tatsächlich nicht mehr vorrätig ist, nur weil ich ihn auf Anhieb nicht entdecken kann. Wir hatten jetzt schon ganz oft die Situation, dass wir dann einen gesuchten Artikel doch noch gefunden haben, nachdem wir in der Wawibox gesehen haben, dass er eigentlich vorhanden sein muss! Das war vor allem nach dem Umzug sehr hilfreich.
Cranium Lager, Quelle: Cranium Zahnheilkunde
Wawibox: Können Sie durch die Verwendung der Wawibox Pro für die Material- und Lagerverwaltung Zeit im Praxisalltag sparen? Wenn ja, wie hoch schätzen Sie die Zeitersparnis pro Woche ein?
Amelie Ackemann: Ich möchte es mal so sagen: Ich kenne Praxen, die jeden Tag bestellen und zwar immer das, was gerade so anfällt und dringend benötigt wird. Ich vermute stark, dass wir im Vergleich dazu deutlich weniger Zeit aufwenden. Wir benötigen in der Woche ca. 1 Stunde, um Waren einzulagern, stichprobenartig Bestände zu überprüfen und neue Materialien zu bestellen. Momentan erledigen wir dies in der Regel am Wochenende. Wir hoffen aber, wie gesagt, dass wir diese Aufgabe irgendwann abgeben können, wenn sich alles erst einmal besser eingependelt hat (lacht).
Wawibox: Würden Sie die Wawibox Pro weiterempfehlen? Wenn ja, was würden Sie hervorheben?
Amelie Ackemann: Ich würde die Wawibox Pro auf jeden Fall weiterempfehlen – alleine schon wegen der Unabhängigkeit und Übersichtlichkeit!
Ich schätze es einfach sehr, dass die Warenbestände digital abrufbar sind. Durch die Ordnung, die die Wawibox bringt, können wir unsere Lagerbestände relativ gering halten.
Wawibox: Welche weiteren Funktionen würden sie sich für die Wawibox Pro wünschen?
Amelie Ackemann: Ich fände es gut, wenn man auch Drogerieartikel, Putzmittel, Kaffee usw., also alles, was wir sonst noch für die Praxis benötigen, direkt in der Wawibox bestellen könnte. Dann müssten wir gar keine Einkaufszettel mehr schreiben! Außerdem wäre es toll, wenn die ungefähre Lieferzeit der Händler angezeigt werden würde. Das wäre gerade bei den derzeitigen Mundschutz-Lieferengpässen praktisch.
Wir bedanken uns herzlich bei Frau Ackemann für das informative und nette Gespräch. Wir wünschen ihr und dem gesamten Praxisteam weiterhin viel Erfolg! 
Allen interessierten Patient:innen können wir nur eine absolute Empfehlung aussprechen. Informationen zu Sprechzeiten und Anreise lassen sich der Homepage der Praxis entnehmen: https://cranium-zahnheilkunde.de/
