Inhalt
II Erfahrungen mit Wawibox Pro im Praxisalltag
|
|
|
Seit 2005 ist Eileen Bundrock fester Bestand des Praxisteams im MVZ Dr. Siebers und hat Einblicke in sämtliche Praxisprozesse. |
Hallo Frau Bundrock. Können Sie sich und Ihre Praxis kurz vorstellen?
Gerne. Ich arbeite seit Beginn meiner Ausbildung zur ZFA im MVZ Dr. Siebers in Berlin. Unser Team besteht aus insgesamt 12 Mitarbeiter:innen, die zum Teil schon seit über 20 Jahren in der Praxis arbeiten.
Ich selbst bin für die Bereiche Behandlungsassistenz, fachliche Betreuung der Auszubildenden und der Organisation von Praxisabläufen verantwortlich. 2015 habe ich dann noch berufsbegleitend „Praxismanagement“ studiert und habe jetzt einen Bachelor of Arts in Medizinmanagement. Seitdem bin ich auch mitverantwortlich für das gesamte Management und die Organisation unserer Praxis.
Manuelle Materialverwaltung
Wie war Ihre Materialverwaltung denn vor der Wawibox Pro organisiert?
Früher haben wir eine Praxisverwaltungssoftware verwendet, in der man über den Reiter „Material“ auch schon Bestände eingeben, aber noch keine Barcodes ausdrucken konnte. Wir hatten daher immer einen Sammelplatz, wo wir leere Materialien abgelegt haben. Die mussten dann manuell aus dem System ausgetragen und bei Neulieferung wieder eingetragen werden.
Welche Herausforderungen gab es dabei?
Es war ein hoher administrativer Aufwand. Es kam auch schon häufiger vor, dass Material unbenutzt abgelaufen ist, zu spät bestellt wurde oder zu spät geliefert wurde. Es kommt natürlich darauf an, wie sorgfältig man ist oder im Praxisalltag sein kann, und letztendlich ist es auch ein Stück weit abhängig von Lieferanten, wenn bestelltes Material nicht rechtzeitig ankommt.
Je nach Praxis mag ein manuelles System also gut funktionieren, aber es gibt heutzutage einfach effizientere Lösungen.
An jedem Gerät sehen, wie der Bestand gerade aussieht: mit einer digitalen Verwaltung kein Problem | Quelle: Gorodenkoff, shutterstock.com
Haben Sie damals schon in irgendeiner Form Preise verglichen?
Nein. Wir hatten zu der Zeit eine Kooperation mit einem Lieferanten in Köln, die gesamte Bestellung lief zentral über ihn. Die Vorteile davon waren, dass wir einen direkten Ansprechpartner hatten, alles dort bestellen konnten und nur eine Rechnung pro Monat bekommen haben.
Erfahrungen mit Wawibox Pro
Wie sind Sie dann auf Wawibox aufmerksam geworden?
Wawibox ist uns durch gutes Marketing immer wieder aufgefallen. Unsere beiden Zahnärzte sind außerdem in einem Zirkel, wo sie sich ca. einmal im Quartal mit anderen Zahnärzt:innen treffen. Dort tauschen sie sich auch immer wieder über verschiedene Softwares, Geräte etc. aus. Und da Wawibox innerhalb dieses Zirkels gegenüber dem Konkurrenzprodukt besser abgeschnitten hat, haben sich dann auch unsere Zahnärzte für die Lösung entschieden.
Es war auch ein passender Zeitpunkt, weil die Zusammenarbeit mit Köln nicht mehr ganz so reibungslos funktioniert hat und wir eben auch die Vorteile einer digitalen Verwaltung gesehen haben.
Arbeitet das ganze Team mit der Wawibox Pro?
Das kommt ein bisschen darauf an, wir haben pro Arbeitsbereich verschiedene „Legitimationen“. Ausscannen kann und darf bei uns jede:r, das ist ja auch sinnvoll. Die Bestellannahme machen aber nur bestimmte Mitarbeiter:innen, die auch die Lieferscheine prüfen und Barcodes ausdrucken. Und für die Bestellungen sind insgesamt nur eine weitere Kollegin und ich zuständig, so ist es für uns am einfachsten, den Überblick zu behalten.
Dank Wawibox Pro wissen alle Bescheid und können sich auch gegenseitig vertreten | Quelle: Andrey_Popov, shutterstock.com
Welche Vorteile bringt die Wawibox Pro Ihnen im Alltag?
Die ganze Sammelei und manuelle Bestandspflege fällt aus, weil jedes Produkt einen Barcode hat, der einfach gescannt wird. Das gesamte System ist super einfach und komplett digital, das macht richtig Spaß – z. B. auch den Azubis, die sehr gerne damit arbeiten.
Und obwohl wir eine recht große Praxis haben, ist unsere Nachbestellung innerhalb von 25-30 Minuten pro Woche erledigt.
Wie viel Zeit kostet es Sie, Informationen zum Bestand zu erhalten?
Den aktuellen Bestand kann ich in wenigen Klicks einsehen. Und auch die ausführlichen Übersichten z. B. für die Wirtschaftlichkeitsprüfung sind schnell erstellt und können dann noch in Excel-Tabellen exportiert werden, das ist wirklich sehr vorteilhaft und nimmt uns am Jahresende sehr viel Stress.
Gibt es noch einen Aspekt, den Sie an der Wawibox Pro besonders schätzen?
Die Farbmarkierungen sind sehr praktisch, weil ich damit auf einen Blick sehe, wie viel von einem Produkt noch vorhanden ist. Und je länger man im Beruf ist, desto besser kann man abstrahieren und einschätzen, wie lange man noch mit der Nachbestellung warten kann. Da helfen natürlich aber auch die automatischen Bestandsmeldungen, die man für jedes Produkt individuell einstellen kann.
Und auch der Service ist sehr gut, im Chat bekomme ich immer eine schnelle Antwort, telefonisch gab es bisher auch keine Schwierigkeiten. Manchmal gibt es natürlich Probleme mit den Endhändlern, aber das passiert natürlich auch ohne Wawibox.
Barcodes einfach ein- und ausscannen, um stets den Überblick zu behalten | Quelle: Wawibox
Mit welchen Worten würden Sie Ihre Arbeit mit der Wawibox Pro beschreiben?
Positiv-dynamisch, professionell – z. B. auch beim Thema MDR. Da gab es von Wawibox viel Unterstützung und Wissensvermittlung, auch in Form von kostenlosen Webinaren.
Zum Abschluss: Haben Sie einen Tipp für Wawibox-Neulinge?
Auf jeden Fall die Schulung von Wawibox absolvieren, neues Personal wird auch jederzeit kostenlos nachgeschult. Man sollte sich auch unbedingt zeigen lassen, wie man die Zimmer anlegt. Ansonsten ist eigentlich alles recht selbsterklärend.
Wobei – einen Tipp habe ich tatsächlich noch: Wir haben uns letztens gewundert, warum die Wawibox Pro nicht funktioniert hat, bis wir darauf kamen, dass das WLAN umgestellt worden war und wir dabei vergessen hatten, auch die Wawibox neu zu verbinden. Als wir das dann herausgefunden hatten, hat auch wieder alles reibungslos funktioniert. Man muss es nur wissen 😉
Wir danken Frau Bundrock für ihre Zeit, die langjährige Zusammenarbeit und die schönen Einblicke in ihren Praxisalltag!
Möchtest du eure Bestände auch digitalisieren? 
