Lagerbestand optimieren: mit digitaler Materialverwaltung

Ein Blick auf den gängigen Materialbedarf zeigt, dass Praxen im Schnitt 300 bis 400 unterschiedliche Verbrauchsmaterialien auf Lager halten müssen. In diesem Artikel zeigen wir dir, wie du Transparenz in deinen Lagerbestand bringst und deinen Bedarf kalkulieren und optimieren kannst.

5 Risiken eines unübersichtlichen Lagerbestandes

Wenn der Überblick über den Bestand fehlt, kann es zu unschönen Folgen für deine Praxis kommen:

1. ineffiziente Arbeitsabläufe: Material muss immer wieder gesucht werden
2. abgelaufenes Material muss unverbraucht weggeworfen werden
3. Material fehlt für die Behandlungen
4. Behandlungen müssen verschoben werden
5. unter Terminausfällen leidet die Patientenzufriedenheit

Die Lösung für einen optimalen Lagerbestand lautet allerdings keineswegs, einfach so viel Material wie nur möglich zu „bunkern“; dadurch würdest du schnell den Überblick verlieren und außerdem mehr Kapital binden als nötig.

Was kann also getan werden, um den Lagerbestand zu optimieren?

Lagerbestand optimieren: Lagermengen und Verbrauchswerte ermitteln

Die Basis für einen optimalen Lagerbestand bilden eine gründliche Bedarfsermittlung und Mengenplanung. Hast du diese Erfahrungswerte erhoben, kannst du mit ihnen den Mindestbestand berechnen – also den Vorrat, den du für das jeweilige Produkt nicht unterschreiten solltest, um Behandlungen zu gewährleisten.

So berechnest du den Mindestbestand:

Mindestbestand = der durchschnittliche tägliche Verbrauch x die Lieferzeit in Tagen

Für ein Material, von dem ihr in eurer Praxis jeden Tag 2 Packungen verbraucht und bei dem der Lieferant in der Regel 5 Werktage benötigt, liegt der Mindestbestand also bei 10 Packungen.
Denn: 2 Packungen x 5 Werktage = 10 Packungen.

Ihr solltet also immer mindestens 10 Packungen des Materials im Bestand haben, um bestmöglich auf Lieferverzögerungen oder einen unvorhergesehen höheren Bedarf vorbereitet zu sein.

Wawibox Tipp: Berücksichtige bei den Berechnungen auch Schwankungen, die durch Phasen mit geringerem oder höherem Patientenaufkommen entstehen, z. B. dem Andrang zum Jahresende hin.

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Bestandsverzeichnis führen

Die Bedarfsermittlung stellt den ersten Schritt bei der Optimierung deines Lagerbestandes dar; um sicherzustellen, dass du auch wirklich erkennst, wann Melde- oder Mindestbestände erreicht werden, ist die gewissenhafte Pflege eines Bestandsverzeichnisses in deiner Praxis notwendig.

Manuell oder digital – jede Praxis braucht ein System, um ihre Bestände zu aktualisieren. Quelle: DC Studio, Shutterstock.com

Viele Praxen dokumentieren ihre Verbrauchswerte manuell, beispielsweise mit Strichlisten und Notizzetteln oder mit dem Kanban-System. Bei diesem System werden auf einer Karteikarte alle Informationen zu einem Material vermerkt, die für dessen Nachbestellung relevant sind, z. B.:

• Artikelname
• Hersteller 
• Lieferant
• Bestellnummer 
• gewünschter Mindestbestand
• Lagerort des Produkts 
  

Wenn du von einem bestimmten Material immer mindestens drei Beutel im Bestand haben möchtest, platzierst du die Karteikarte zwischen dem viert- und drittletzten Beutel. Wird der viertletzte entnommen, wird die Karte sichtbar. Am besten sammelt ihr diese Karten und arbeitet sie bei der nächsten Materialbestellung ab. Ist die Lieferung erfolgt, müsst ihr daran denken, die Karten wieder korrekt einzusortieren.

Aber: Die Erfahrung zeigt, dass manuelle Dokumentationen häufig fehleranfällig sind. Es werden falsche Werte notiert, vorhandene Einträge übersehen oder die Dokumentation wird in der Alltagshektik auch mal komplett vergessen.
Auch kann es sein, dass ein Material früher gebraucht wird als die nächste Großbestellung geplant ist, jedoch in der falschen Ablage landet und übersehen wird.

Demgegenüber zeichnet sich ein digitales Bestandsverzeichnis durch höhere Praktikabilität und Effizienz im Alltag aus sowie mit einer niedrigeren Fehlerquote.

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Digitale Erfassung und Optimierung des Lagerbestandes: Ganz einfach mit Wawibox Pro

Mit der Wawibox Pro gibt es eine einfache, moderne und digitale Lösung, die bereits den Alltag zahlreicher Zahnarztpraxen und Dentallabore erleichtert.

Die Materialverwaltungssoftware bringt klare Strukturen und Ordnung in den Lagerbestand.

Sie erfasst deinen gesamten Bestand digital und automatisiert diesen beim Ein- und Ausscannen von Produkten in Echtzeit.
Dadurch weißt du mit einem Blick ins System, was ihr noch auf Vorrat habt, und kannst dir anzeigen lassen, was demnächst abläuft.

Zudem kannst du Mindest-, Melde- und Maximalbestände individuell einstellen.
Dank automatischen Bestellerinnerungen und -vorschlägen vergisst du damit keine Nachbestellung mehr.

Für noch mehr Durchblick im Lager sorgt die Statistik-Funktion, die alle Details zu deinem Einkaufs- und Verbrauchsverhalten aufdeckt.
So erkennst du Spielräume, um deinen Bestand fortlaufend zu optimieren.

Außerdem ist in der Wawibox Pro der smarte Wawibox-Preisvergleich bereits eingebunden.
Damit sparst du Kosten und Zeit und erledigst von Einkauf bis Lagerung alles in einem einzigen Kanal.

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