Warum sollte man die optimale Bestellmenge kennen?
Ein eher leeres Lager ist zwar übersichtlich – ist aber zugleich möglicherweise ein Hinweis darauf, dass ihr nicht genügend Vorrat habt. Um keine Behandlungsausfälle zu riskieren, solltest du darauf achten, das Material entsprechend eures durchschnittlichen Verbrauchs nachzubestellen.
Ein überfülltes Lager ist hingegen auch nicht die Lösung: Es ist nicht nur nervig, weil vollgestopfte Schubladen und Regale dir im Alltag das Auffinden von dringend benötigtem Material erschweren, es kann eure Praxis auch ganz schön teuer zu stehen kommen.
Denn zu große Lagermengen verursachen nicht nur durch den zusätzlichen Lagerplatz Extrakosten, sondern binden gleichzeitig wertvolles Kapital.
Auch für die Umwelt hat ein zu volles Lager negative Auswirkungen: Viele Bestellungen sorgen für CO₂-Emissionen beim Transport, für Verpackungsmüll und schlimmstenfalls landet das Material dann noch unverbraucht im Mülleimer.
Darum schauen wir uns an, aus welchen Posten sich die Lagerhaltungskosten zusammensetzen und wie du den optimalen Bestand für euch ermittelst.
Was gehört zu den Lagerhaltungskosten?
Lagerhaltungskosten setzen sich üblicherweise aus folgenden Posten zusammen:
⇒ Personalkosten (Gehälter, Sozialabgaben)
⇒ Materialkosten (Beschaffung, Verfall, Schwund, Beschädigung, Konservierung)
⇒ Raumkosten (z. B. Miete, Instandhaltung, Energie, Reinigung, Versicherung)
⇒ Kosten für Fördermittel und Hilfsmittel (z. B. Versicherung, Gerätewartungen, Reparaturen)
Es geht hier also nicht nur um die reinen Kosten, die durch das Lagern von Material entstehen, wie man anfangs vielleicht denken könnte.
Dadurch, dass so viele verschiedene Posten reinzählen, in die du vielleicht gar keinen Einblick hast, kann es schwierig werden, die exakten Lagerhaltungskosten zu berechnen.
Für eine grobe Berechnung müsstest du diese Werte addieren; wenn ihr es genau wissen wollt, helfen Softwares oder Abrechnungsexpert:innen.
Unabdingbar dafür sind möglichst genaue Werte, was gerade bei den Materialkosten mit einer sorgfältigen Dokumentation einhergeht.
Was ist die optimale Bestellmenge?
Die beste Bestellmenge hängt, du ahnst es schon, ganz von eurer Praxis ab. Um ein besseres Bild zu bekommen, solltest du zunächst wissen, wie viel Platz ihr zum Lagern habt und bei welchen Materialien sich eine langfristige Lagerung für euch lohnt.
Dabei hilft dir die ABC-Analyse.
Lagerkapazität mit der ABC-Analyse optimal ausnutzen
Mache dir eine Liste mit den Materialien, bei denen Großbestellungen und große Lagermengen sinnvoll sind – und mit den Materialien, bei denen das Gegenteil der Fall ist.
Die ABC-Analyse hilft dir, die richtige Menge zu ermitteln. Die Materialien werden dafür in eine der drei folgenden Klassen eingeteilt:
Hier ein paar Beispiele:
Einwegartikel (z. B. Mundspülbecher, Patientenservietten) nehmen wenig Lagerplatz ein, laufen nicht ab und werden ohnehin jeden Tag verbraucht. Hier kannst du also getrost auf größere Lagermengen setzen. Daneben solltest du auch Produkte auf diese Liste setzen, die man nicht durch ein anderes Produkt ersetzen kann.
So gibt es z. B. beim Zementieren von festsitzendem Zahnersatz wie Kronen und Brücken oft Systeme, die aufeinander aufbauen: Da viele Composite und Befestigungssysteme aufeinander abgestimmt sind, sollte man davon absehen, einfach ein anderes Bonding zu verwenden, da der Haftverbund dann nicht mehr gewährleistet werden kann.
Bei solchen Produkten ist es also ebenso ratsam, etwas Vorrat zu haben, um beispielsweise Lieferengpässe besser zu überstehen.
Von Materialien, die seltener benötigt werden und nur bei speziellen Behandlungen zum Einsatz kommen, solltest du jedoch nur geringe Mengen einkaufen oder sie sogar erst bei Bedarf bestellen.
Wawibox-Tipp: Eine gründliche ABC-Analyse gelingt dir am besten auf Basis von tatsächlichen Verbrauchsmengen und gezahlten Einheitspreisen. Du solltest diese Daten also gründlich dokumentieren – idealerweise in digitalisierter Form.
Formel zur Ermittlung eurer optimalen Bestellmenge
Den Mindestbestand eines Produkts für dein Lager kannst du mit folgender Formel berechnen:
Beispiel: Für ein Material, von dem ihr in eurer Praxis jeden Tag 2 Packungen verbraucht und bei dem der Lieferant in der Regel 5 Werktage benötigt, liegt der Mindestbestand also bei 10 Packungen.
Denn: 2 Packungen × 5 Werktage = 10 Packungen.
Ihr solltet also immer mindestens 10 Packungen des Materials auf Lager haben, um bestmöglich auf Lieferverzögerungen oder einen unvorhergesehen höheren Bedarf vorbereitet zu sein.
Wawibox-Tipp: Beachte bei deinen Berechnungen aber auch Schwankungen, die etwa durch Phasen mit geringerem oder höherem Patientenaufkommen hervorgerufen werden, wie z. B. Ferienzeiten oder dem Andrang zum Jahresende hin.
Das A & O für die optimale Menge: sorgfältige Dokumentation
Weder zu viel noch zu wenig von einem Produkt zu bestellen, ist häufig gar nicht so einfach. Unser Tipp: Eine gründliche Mengenplanung gelingt dir, wenn du gesammelte Erfahrungswerte als Basis für deine Bestellungen nimmst.
Was heißt das konkret?
Dokumentiere die tatsächlichen Verbrauchswerte in eurer Praxis und berechne euren durchschnittlichen Verbrauch, um zuverlässige Prognosen erstellen zu können.
Manche Praxen greifen dafür klassisch zu Stift und Papier, andere schon zu digitalen Bestelllisten, z. B. mit Excel-Tabellen oder Word-Dokumenten.
Beide Verfahren haben ihre Vor- und Nachteile:
Optimierung bietet dir in beiden Fällen die digitale Bestellplattform Wawibox mit integriertem Preisvergleich auf wawibox.de. Hier kannst du einfach alles, was benötigt wird, nach und nach in den Warenkorb legen. Am Bestelltag musst du dann nur noch kurz den Warenkorb überprüfen und auf Bestellen klicken.
Gut zu wissen:
Unseren Preisvergleich und die Bestellplattform kannst du kostenlos nutzen.
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