Ob kleinere oder größere Praxis: Die jeweilige Teamgröße spielt bei der Kommunikation eine große Rolle. Im Gastbeitrag von Dr. Amelie Ackemann erfährst du, wie bei Cranium Zahnheilkunde eine transparente Information gelingt.
Tipps für kommunikative Herausforderungen im Praxisalltag
Seit einigen Jahren werden Praxisstrukturen und damit vor allem die Anzahl der dort tätigen Mitarbeiter:innen immer größer. Das führt primär zu Effizienzsteigerung, birgt durch immer komplexere Kommunikationswege jedoch auch Konflikt- und Fehlerpotenzial.
Je größer das Team ist, desto mehr Kommunikationswege gibt es | Quelle: The Art of Teamwork
Komplexe Kommunikationswege reduzieren
Eine Möglichkeit, dieser Komplexität zu entkommen, ist die Einteilung in Teams innerhalb der Praxis. Zahlen bezüglich der idealen Teamgröße schwanken zwischen 7 und 15 Mitarbeitenden, hängen jedoch stark von individuellen Faktoren ab. In der Zahnarztpraxis ist es also ab einer bestimmten Größe sinnvoll und notwendig, die Anzahl der Kommunikationswege über die Einteilung in Teams zu vereinfachen. Zum Beispiel durch die Bildung einer Prophylaxeabteilung oder eines Assistenzteams.
Jedes Team wird von einer Person geführt, die die Kommunikation mit den anderen Teams, dem Praxismanagement und der Praxisführung übernimmt und die Kommunikationswege dadurch wieder vereinfacht.
Doch nicht nur die steigende Anzahl der Teammitglieder, sondern auch stark unterschiedlichen Arbeitszeiten erschwerten die Kommunikation zusätzlich und erfordern neue Herangehensweisen. Viele zahnärztliche Angestellte arbeiten in Teilzeit oder im Schichtsystem. Das führt im Extremfall dazu, dass sich einige Mitarbeitende derselben Praxis im normalen Arbeitsalltag gar nicht mehr begegnen.
Die Frage ist also: Wie schaffen wir es, dass auch in mittelgroßen und großen Teams Informationen jede:n erreichen können?
P.S.: Dr. Ackemann hat eine Online-Fortbildung zum Thema Moderne Teamführung veranstaltet. Sichere dir hier die kostenlose Videoaufzeichnung:
Beispiel aus der Praxis: So gelingt der Austausch bei Cranium Zahnheilkunde
Funktionierende Kommunikationswege sind die Voraussetzung für einen effizienten Arbeitsalltag und vermeiden Missverständnisse. Und das ist enorm wichtig, denn Missverständnisse sind häufig der Beginn von Konflikten.
Ein Blick in unsere Praxis
Wir beginnen bei Cranium Zahnheilkunde seit mittlerweile mehr als einem Jahr jeden Tag mit einem Mini-Morgenbriefing. Dafür nehmen wir uns ca. fünf Minuten Zeit und besprechen Besonderheiten des Tages und/oder was am Vortag besonders gut bzw. besonders schlecht lief. Allein diese fünf Minuten am Morgen sorgen dafür, dass keine wichtigen Angelegenheiten unausgesprochen bleiben und der Tag strukturiert beginnt. So kann effizient vermieden werden, dass sich Fragen oder Anregungen immer bis zum nächsten klassischen Teammeeting „anstauen“ oder letztendlich in der Zwischenzeit vergessen werden.
Praxistipp: Hängt vor Öffnung der Praxis einfach einen kleinen Hinweis an die Tür, um beim Morgenbriefing nicht durch an der Tür klingelnde Patient:innen gestört zu werden! So sind alle informiert und damit auch verständnisvoll.
Beispieltext:
Liebe Patient:innen,
aktuell reagiert noch niemand auf Ihr Klingeln an der Tür, da unser 5-minütiges Morgenmeeting stattfindet. Pünktlich zum Praxisstart ist unser Team für Sie da!
Analoge und digitale Kommunikation
Zusätzlich gibt es in unserer Praxis zwei Kommunikationstools: Ein klassisches Whiteboard im Teamraum dient zur schnellen direkten Kommunikation für kurze Infos. Digitale Kommunikationsprogramme helfen zusätzlich bei der Erstellung von Umfragen, Verbreitung von News, ggf. sogar mit Bildern oder Videos. Wir nutzen dazu das Praxismanagement-Tool „Medikit“. Es ist auf allen PCs abrufbar und alle daran beteiligten Mitarbeiter:innen haben Ihren eigenen Account. Auch unser QM-Handbuch ist dort hinterlegt und es wird automatisch an die regelmäßig anfallenden Aufgaben erinnert.
Wer möchte, hat die App sogar auf dem privaten Handy installiert, das ist aber absolut kein Muss. Wichtig ist dann, dass in dem Tool aus Datenschutzgründen keine Patientennamen eingesetzt werden. Bei Austausch über bestimmte Patientenfälle sollte im besten Fall die Patientennummer aus dem Praxisverwaltungsprogramm verwendet werden. Wir haben es so gelöst, dass alle Aufgaben, die mit bestimmten Patienten zusammenhängen direkt über das Praxisverwaltungsprogramm, in unserem Fall
„Dampsoft“, kommuniziert werden.
Herausforderungen bei der Anwendung digitaler Kommunikationstools
Digitale Tools müssen konsequent verwendet werden und stellen für digital nicht so versierte Mitarbeitende zu Beginn eine Hürde dar. Es hilft, Routinen aufzubauen. Beispielsweise, dass jedes Teammitglied morgens einmal das Kommunikationstool mit seinem Account öffnet, um News, Aufgaben und weitere Infos für den Tag zu entnehmen. Außerdem sollte dem Team genügend Zeit zur Einarbeitung gegeben werden.
Uns haben vor allem die digitalen Tools dabei geholfen, auch trotz eines mittelgroßen Teams gut zu kommunizieren und damit Konflikte und Fehler zu vermeiden.
Gute Kommunikation ist der Grundstein für einen harmonischen, erfolgreichen Arbeitstag | Quelle: Wawibox
Wir danken Dr. Ackemann herzlich für den offenen Einblick in ihre Kommunikationskultur!
Wenn du mehr praxisnahe Tipps von ihr erfahren möchtest, schau dir die Videoaufzeichnung ihrer Fortbildung „Moderne Teamführung“ an!
