Das MVZ CurvaDent GmbH ist ein großer zahnärztlicher Versorger mit breitem Behandlungsspektrum in Hafenlohr. Seit 2016 nutzt CurvaDent Wawibox Pro zur digitalen Materialverwaltung. Im Interview erklärt Heidi Otto, Geschäftsführerin der Praxis, wie die digitale Materialverwaltung den Arbeitsalltag nicht nur erleichtert und effizienter gestaltet, sondern bei der Größe der Praxis gar nicht mehr wegzudenken ist.
Das MVZ CurvaDent GmbH wurde 2004 von Dr. Axel Otto als kleine Praxis im Ortskern von Hafenlohr gegründet. Schnell wurde der Platz zu klein, sodass er 2007 eine Fläche suchte, um das erste Gebäude des MVZ zu bauen. 2018 kam eine Erweiterung hinzu. Heute hat CurvaDent dreizehn Behandlungszimmer, einen OP-Bereich für größere zahnchirurgische Eingriffe, einen separaten Kinderbereich und einen separaten Bereich für die Prophylaxe. Durchschnittlich 100 Termine finden täglich statt. Angeschlossen ist zudem auch ein eigenes Dentallabor.
Heidi Otto stammt ursprünglich aus der Modebranche. Seit vier Jahren ist sie jedoch Teil von CurvaDent und hat die Geschäftsführung, gemeinsam mit ihrem Mann Dr. Axel Otto, übernommen.
Heidi Otto, Geschäftsführerin der MVZ CurvaDent GmbH, im Interview mit Wawibox; Quelle: MVZ CurvaDent GmbH
Wawibox: Ihre Praxis deckt mehrere Behandlungsbereiche ab. Wie groß ist das Team von CurvaDent, um das leisten zu können?
Heidi Otto: Mittlerweile sind wir rund 40 Mitarbeitende. Etwa die Hälfte des Teams arbeitet in der Assistenz und in der Prophylaxe. Dann haben wir aktuell sechs Zahnärzt:innen, bald wieder sieben. Und der Rest verteilt sich auf das Eigenlabor und die Verwaltung. Die setzt sich dann zusammen aus Anmeldung, Abrechnung, Warenwirtschaft, Marketing und Praxismanagement.
Wawibox: Sie nutzen inzwischen seit acht Jahren die Wawibox Pro. Wie organisieren Sie die Arbeit mit Wawibox im Team?
Heidi Otto: Wir haben eine Mitarbeiterin, die sich tatsächlich nur um die Warenwirtschaft kümmert. Die Wawibox Pro ist das Tool, mit dem sie überwiegend arbeitet.
Wawibox: Ist es denn bei Ihrer Praxisgröße notwendig, dass die Mitarbeiterin in Vollzeit arbeitet, um die Warenwirtschaft zu machen?
Heidi Otto: Aktuell arbeitet sie in Teilzeit, das ist aber sehr ambitioniert. Also sie ist schon wirklich gut ausgelastet.
Wawibox: Das kann ich mir bei einer so großen Praxis mit Labor vorstellen! Wie sind Sie dazu gekommen, Wawibox Pro zu nutzen?
Heidi Otto: Ich selbst war damals noch nicht hier in der Praxis. Mein Mann, Dr. Otto, ist auf die Wawibox Pro durch eine Anzeige einer Fachzeitschrift aufmerksam geworden. Es gab damals schon Einkaufsplattformen für Dentalartikel. Aber Wawibox Pro war, glaube ich, die einzige Variante, die eine digitale Materialverwaltung inkludiert hatte. Und das hat ihn überzeugt.
Dr. Axel Otto hat die MVZ CurvaDent GmbH 2004 gegründet und sich 2016 für die Nutzung von Wawibox Pro entschieden;
Quelle: MVZ CurvaDent GmbH
Wawibox: Warum hat sich Dr. Otto dann für eine digitale Materialverwaltung entschieden und nicht den Prozess über Zettel, Bestelllisten oder wie auch immer die Materialverwaltung vorher gemacht wurde, weitergeführt?
Heidi Otto: Digitalisierung treibt ihn schon immer an – in allen Bereichen, in denen es möglich ist. Und natürlich hat man digital einen viel besseren Überblick. Und das war eigentlich der Kern des Ganzen: Wie sehe ich, was ich im Lager habe?
Mit einer digitalen Materialverwaltung hat man immer einen aktuellen Überblick über die Bestände. Dazu kann man gerade in der Wawibox Pro auch sehr gut mit diesen Bestandsmeldungen arbeiten. Die lösen eine Warnung aus, wenn die von uns definierte Menge eines Produktes unterschritten wird. Und mit einem Klick können wir auch direkt das richtige Produkt in der richtigen Menge nachbestellen.
Dieser ganze Automatismus hat uns überzeugt. Und natürlich auch die Funktionen vom Warenkorb mit integriertem Preisvergleich über die schnelle Ein- und Auslagerung bis hin zu (betriebswirtschaftlich) sinnvollen Reports und Statistiken. Das alles führt dazu, dass wir jetzt einen sehr guten Überblick über unser Lager, unsere Bestände und unseren Wareneinkauf haben.
Wawibox: Wir hören manchmal die Befürchtung, dass die Mitarbeiter:innen ein Fehlerfaktor sind, wenn es um den Einsatz einer digitalen Materialverwaltung geht. Im Sinne von “Wenn der/die Mitarbeiter:in nicht scannt, dann funktioniert das ganze System nicht”. Wie sind Sie das angegangen? Was ist Ihr Geheimnis, dass die digitale Warenwirtschaft funktioniert?
Heidi Otto: Wir haben ein großes Hauptlager und ein Zwischenlager für die Assistenz, damit die Wege kürzer sind – so sparen wir wertvolle Zeit. Das Zwischenlager ist für die Materialien, die eben schnell verbraucht oder schnell gebraucht werden. Wenn die Ware ankommt, wird sie registriert und mit den QR-Codes etikettiert.
Wir machen das so, dass wir die Ware ausscannen, wenn sie in den Einsatz geht. Das übernimmt aber eigentlich nur die Mitarbeiterin, die für die Warenwirtschaft zuständig ist. Von den Produkten, die in der Patientenbehandlung verbraucht werden, werden die Etiketten direkt abgelöst und in einer Box gesammelt. Diese werden dann täglich von unserer Verantwortlichen für die Warenwirtschaft eingesammelt. So haben wir eine doppelte Sicherheit, dass die Ware auch tatsächlich ausgebucht wird.
Snjezana Sichender ist für die Warenwirtschaft bei CurvaDent verantwortlich,
Quelle: MVZ CurvaDent GmbH
Sie prüft die Etiketten dann noch einmal, sodass wir den tatsächlichen Verbrauch sehen und das Ganze mit dem Scannen auch zuverlässig funktioniert. Denn klar, je mehr das machen, desto schwieriger wird es oft, weil man denkt “okay, der oder die macht das schon”. Und dann macht es irgendwann keiner mehr. Und dann ist da ja noch die Hektik im Arbeitsalltag ein zusätzlicher Faktor.
Wawibox: Funktioniert der Prozess denn gut im Team, dass die Etiketten gesammelt werden und diese nicht einfach mit dem verbrauchten Artikel direkt im Müll landen?
Heidi Otto: Ja, absolut. Also klar, das ist natürlich ein Lernprozess. Bei uns ist es schon so etabliert, dass das auf jeden Fall funktioniert.
Wawibox: Was sind die Funktionen, die aus Ihrer Sicht die größten Vorteile einer digitalen Materialverwaltung sind?
Heidi Otto: Der große Vorteil ist, dass man wirklich sehr gezielt einkaufen kann. Man kann alles zu einem Einkauf bündeln. Auch hier bietet Wawibox Pro Funktionen, die das erleichtern. Man weiß genau, wie die Bestände sind, was man braucht. Man kennt mit der Zeit seinen Verbrauch, wenn man eine Weile damit arbeitet. Anhand davon kann man den Verbrauch dann eigentlich sehr gut abschätzen und kauft gezielter ein.
Man hat natürlich viel weniger Ware, die abläuft. Manche Produkte haben ja ein Ablaufdatum, das habe ich auch alles im Blick. Die Bestandsmeldungen sorgen dafür, dass wir alle Produkte rechtzeitig und in der korrekten Menge nachbestellen können.
Ich habe auf einen Knopfdruck einen Überblick über meine Bestände, über meine Inventur, die ich ja auch brauche. Sehr hilfreich ist auch, dass man mit dem HIBC-Code auf der Rechnung direkt einen ganzen Lieferschein einbuchen kann. Und man arbeitet natürlich auch gerne mit einem Tool, wenn es einfach zu bedienen ist.
Wawibox: Und welcher dieser Vorteile einer digitalen Materialverwaltung hilft Ihnen im Praxisalltag am meisten?
Heidi Otto: Tatsächlich ist es der Überblick. Also es ist ja wahnsinnig viel Material, was in so einer Praxis von unserer Größe verbraucht wird, und sehr kleinteilig ist es ja auch. Man hat einfach keinen Überblick mehr, was überhaupt da ist, welche Haltbarkeit Produkte haben und so weiter. Dank dem digitalen Überblick ist auch ein effizienteres Arbeiten möglich.
Wir profitieren auch davon, dass man in Wawibox Pro digital seine verschiedenen Lager anlegen kann. Es gibt ja oft auch verschiedene Orte, an denen Produkte gelagert sind, wir haben zum Beispiel unser OP-Lager oder das Sterillager extra hinzugefügt. So können wir sehr schnell nachvollziehen, wo was ist. Und es ist dann auch für alle Mitarbeitenden leichter, die Dinge zu finden.
Wawibox: Sie haben auch ein Labor, in dem Sie die Wawibox Pro einsetzen. Funktioniert das dann dort auch problemlos, obwohl das Labor oft spontan die Materialien bestellen muss?
Heidi Otto: Materialbestellungen in unserem Labor sind tatsächlich oft ein bisschen spontaner und meistens dann ganz eilig. Im Labor sind Materialien wie Gips im Einsatz, das sind große Verpackungseinheiten. Oft bekommen wir dann Bescheid, wenn das Material eigentlich schon leer ist.
Aber es funktioniert trotzdem sehr gut. Wir haben manchmal Produkte, die mal eine längere Lieferzeit haben oder einfach momentan nicht zu bekommen sind. Das gibt es in unseren Bereichen auch. Dann können wir über den Preisvergleich noch immer versuchen, über einen anderen Lieferanten zu bestellen. Aber das meiste ist ja doch sehr schnell bestellbar und zum Großteil am nächsten Tag da.
Wir haben ein separates Lager nur für das Labor und haben auch hier verschiedene Lagerplätze. Also einen Keramikraum, einen Gipsraum, CAD/CAM und so weiter. Wie auch in der Praxis lagern wir das Material hier in der Wawibox Pro dann unterschiedlich ein. Das macht es natürlich für die Inventur nachher leichter und auch für den Überblick. Aber ja, es funktioniert genauso gut wie in der Praxis. Wir handhaben es im Labor allerdings mit dem Ausscannen anders. Das macht das Labor selbst, weil der Prozess ja sehr einfach ist. Ein Produkt, das in den Verbrauch geht, wird dann vom Laborteam direkt ausgescannt.
Luftbild des MVZ CurvaDent GmbH in Hafenlohr; Quelle: MVZ CurvaDent GmbH
Wir bedanken uns herzlich bei Heidi Otto für das Interview und die spannenden und authentischen Einblicke Hinter die Kulissen des MVZs. Für Informationen zu Team und Praxis lohnt sich ein Blick auf die Webseite: curvadent.de
