Im ersten Teil dieses Artikels haben wir dir bereits die wichtigsten Änderungen für dein Dental- oder Praxislabor erklärt, die mit der neuen MDR-Verordnung¹ ab dem 26. Mai 2021 einhergehen.
In diesem Teil möchten wir vorstellen, wie die Wawibox Pro dich bei der Rückverfolgbarkeit von Materialien unterstützt. Sichere dir außerdem dein gratis MDR-Paket!
Die Wawibox Pro bildet den gesamten Prozess von Wareneingang über Warenverbrauch bis hin zur Rückverfolgung übersichtlich ab und ermöglicht eine effiziente, lückenlose Chargendokumentation.
Beim Aufsetzen eines geeigneten Prozesses für die Dokumentation und Rückverfolgbarkeit sollten die folgenden drei Schritte bedacht werden:
1. Wareneingang
Das digitale, schnittstellenunabhängige System der Wawibox Pro erleichtert die systematische Erfassung von Chargennummern: Chargen lassen sich beim Wareneingang zeitsparend in die Software übertragen.
Bei Lieferanten, die die relevanten Daten mittels HIBC Paper-EDI per QR-Code auf dem Lieferschein zur Verfügung stellen, erfolgt die Übernahme der Chargennummer per Scan-App automatisch.
Fehlende Daten lassen sich manuell nachpflegen und mit einem Klick speichern.
Sind die Lieferscheine gescannt und für die Rückverfolgbarkeit gesichert, kann die Papierform entsorgt werden.
Mit der Wawibox Pro lassen sich Chargennummern schnell und sicher erfassen.
2. Warenverbrauch
Nach Einlagerung der Materialien können Chargenetiketten ausgedruckt werden.
Auf den Chargenetiketten ist ein Barcode aufgedruckt, in dem die entsprechende Chargennummer der Produktpackung kodiert ist. Dieser Barcode kann mit handelsüblichen Barcode Scannern ausgelesen und dadurch direkt in beliebige Textfelder auf einem Computer übertragen werden.
Die Chargenetiketten dienen der einfachen Dokumentation des Warenverbrauchs.
Sie erleichtern die lückenlose Dokumentation aller Materialien, die zur Fertigung eines konkreten dentaltechnischen Erzeugnisses verwendet wurden und in diesem verbleiben. Denn bei jedem Produkt, für das die Chargennummer im System hinterlegt wurde, ist diese auch auf dem Etikett abgedruckt.
Dadurch können alle relevanten Chargennummern sofort auf dem Laufzettel notiert werden.
Noch umstandsloser gestaltet sich das Ganze bei Materialien, die nur für eine einzige zahntechnische Arbeit verwendet werden: Da sich für die Materialwirtschaft mit der Wawibox Pro auch ablösbare Etiketten nutzen lassen, können diese von den Materialverpackungen abgelöst und zu Dokumentationszwecken direkt auf die jeweiligen Laufzettel angebracht werden.
Pro Produkt lassen sich übrigens beliebig viele Chargenetiketten drucken. So muss die Charge auch bei Produkten, die häufiger in Verwendung sind, nicht jedes Mal manuell notiert werden – eine Fehlerquelle und Arbeitslast weniger.
Um die Dokumentation zu gewährleisten, sollte dem Auftragszettel mit allen wichtigen Informationen zur Arbeit eine Materialliste hinzugefügt werden.
So ist es möglich, die Materialverwendung auf effiziente Weise zu erfassen, Rechnungen zu kontrollieren und Zahnärzte im Fall der Fälle über die entsprechenden Patientennamen und Arbeiten zu informieren.
3. Rückverfolgung
Zur Erfassung von verwendeten Materialien ermöglicht die Wawibox Pro das Erstellen von Chargenlisten mit wenig Aufwand.
Durch diese Funktion ist es möglich, mit einem Klick nach Chargennummern zu suchen und diese nach dem gewünschten Zeitraum zu filtern.
Für den Fall der Fälle: In der Wawibox Pro siehst du auf einen Blick die gewünschten Chargennummern.
Zudem können mit der Wawibox Pro auch potenzielle Vorkommnisse einfach und systematisch erfasst werden: War es bisher ausreichend, schwerwiegende Vorkommnisse zu melden, müssen künftig Vorkommnisse aller Art dokumentiert werden. Denn die neue Verordnung sieht vor, dass z. B. Informationen über Fehlfunktionen oder andere Reklamationen zu bereits auf dem Markt befindlichen Produkten von Dentallaboren zusätzlich in einem schriftlichen System erfasst werden müssen.
In der Wawibox Pro lassen sich zu jedem Artikel ganz einfach Notizen erstellen, um alle relevanten Aspekte bezüglich etwaiger Reklamationen oder Rückrufe festzuhalten.
Damit lässt sich die neue Vorgabe problemlos umsetzen.
Vorkommnisse aller Art speicherst du übersichtlich in der Wawibox Pro und hast damit alle Informationen in einem Kanal.
So sieht es im System aus:
Bitte beachte, dass unser Artikel lediglich dem unverbindlichen Informationszweck dient und keine Rechtsberatung im eigentlichen Sinne darstellt. Der Inhalt kann und soll eine individuelle und verbindliche Rechtsberatung, die auf deine spezifische Situation eingeht, nicht ersetzen. Insofern verstehen sich alle angebotenen Informationen ohne Gewähr auf Richtigkeit und Vollständigkeit.
Quelle:
¹ https://eur-lex.europa.eu/legal-content/DE/TXT/?uri=CELEX%3A32017R0745
