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Über die Gründe für den Fachkräftemangel in den Zahnarztpraxen und wie Inhaber:innen ihnen begegnen können, hat Christian Brendel, Geschäftsführer der solvi GmbH, bei den Dental Nights gesprochen. Was sind die Megatrends? Warum ist Effizienz im Personalwesen so wichtig? Und wie setzt man sie um?
Christian, in deinem Vortrag bei den Dental Nights hast du den Personalmangel in den Zahnarztpraxen als das Mega-Thema bezeichnet und gesagt, wir befänden uns im Auge des Sturms. Das klingt sehr dramatisch.
Christian Brendel: Mein Ziel ist es auf gar keinen Fall, Panik zu schüren. Mir geht es darum, Zahnärzt:innen klar zu machen: Das Personalthema ist entscheidend für den Erfolg jeder Zahnarztpraxis – und es wird als Thema nicht mehr weggehen. Früher haben Praxisinhaber:innen weniger Mühe gehabt, Mitarbeiter:innen zu finden, und das obwohl die Gehälter für ZFA meist wirklich sehr niedrig waren. Personalführung lief oft eher so nebenher. Das ist seit einigen Jahren schlichtweg nicht mehr möglich. Die Konkurrenz um gute Mitarbeiter:innen ist riesig, sie trifft die Zahnarztpraxen besonders hart und sie nimmt fortwährend zu.
Warum leiden ausgerechnet Zahnarztpraxen besonders unter dem Fachkräftemangel?
Christian Brendel: Um es ganz kurz zu sagen: weil bestimmte Megatrends und die Gegebenheiten in Zahnarztpraxen in Teilen schlecht kompatibel sind. Das heißt aber nicht, dass sich nicht Lösungen finden lassen! Als Zahnarzt oder Zahnärztin muss ich mir überlegen, wie ich meine Praxis so attraktiv aufstellen kann, dass Fachkräfte gerne bei mir arbeiten – und lieber als bei anderen Praxen oder in anderen Branchen.
Du hast die Megatrends angesprochen, die Zahnarztpraxen zu schaffen machen. Welche sind das zum Beispiel?
Christian Brendel: In meinem Vortrag habe ich zwölf Megatrends vorgestellt, ich will hier nur zwei herausgreifen, die sich im Praxisalltag bereits bemerkbar machen. Da ist zum Beispiel das starke Bedürfnis nach „Individualisierung und Selbstbestimmung“. Insbesondere die jungen Menschen fragen sich verstärkt: Was will ICH eigentlich? Sie sind seltener bereit, sich aus purem Pflichtbewusstsein für ein Unternehmen aufzuopfern, zumindest wenn sie nicht einen Sinn dahinter sehen, und sie sind schnell weg, wenn ihnen die Arbeitsbedingungen nicht zusagen. Womit wir schon beim Megatrend „New Work“ sind: Die Grenzen zwischen Arbeits- und Privatleben verschwimmen, Arbeit wird nicht als Fremdkörper im eigenen Leben begriffen, sondern soll sinnstiftend sein, und damit einher gehen flexible Arbeitszeitmodelle, die Arbeit und privaten Interessen Raum geben.
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Und das wirkt sich in den Zahnarztpraxen aus?
Christian Brendel: Die Zahnarztpraxen stehen bei der Akquise von Mitarbeiter:innen von verschiedenen Seiten unter Druck. Einmal durch die allgemeine demographische Entwicklung und den Trend weg von Ausbildungs- hin zu akademischen Berufen. Zum anderen werden Zahnarztpraxen im Vergleich zu anderen Angeboten leider zunehmend als unattraktive Arbeitsplätze wahrgenommen. Ein Punkt ist die immer noch zu schlechte Bezahlung in der Branche – wer gute Kräfte beschäftigen will, muss ihnen ein konkurrenzfähiges Gehalt bieten. Und außerdem bieten die Praxen naturgemäß meist wenig Flexibilität: Homeoffice ist kaum möglich, Aufstiegschancen sind begrenzt, und die Urlaubs- und Arbeitszeiten sind oft vom Takt der Praxis bzw. der Behandlungen vorgegeben.
Früher war das alles normal.
Christian Brendel: Genau, aber heute stehen Zahnarztpraxen im Wettbewerb nicht nur untereinander, sondern mit anderen Branchen, und zwar bundesweit. Durch Digitalisierung und Homeoffice-Regelungen kann eine ZFA ganz leicht zu einem Pharmaunternehmen oder eine Abrechnungsgesellschaft wechseln, die besser bezahlen und flexible Arbeitszeiten bieten.
Was heißt das jetzt konkret für Zahnarztpraxen?
Christian Brendel: Gutes Personal muss gut bezahlt werden – und dann aber auch effizient bei der Arbeit eingesetzt werden. Dann rechnet sich das Ganze, und auch nur so ist eine stabile Praxisführung möglich. In einem Markt, der von Fachkräftemangel geprägt ist, kann man sich keine Ineffizienz mehr erlauben.
Wie können nun digitale Prozesse in der Praxis für die notwendige Effizienz sorgen?
Christian Brendel: Viele Praxen hantieren immer noch mit unheimlich viel Papier – ob es um Urlaubsanträge geht oder Notizen zu Arbeitsverträgen. Das scheint ja auch erst mal unkompliziert, wenn ich mal schnell was aufschreibe. In Wahrheit handelt man sich damit jede Menge Reibungsverluste ein. Ein Beispiel: Urlaubsanträge. Das ist ein echtes Reizthema in vielen Praxen. Wenn der Antrag gestellt ist und die Genehmigung kommt nicht, dann werden Mitarbeiter:innen wirklich sauer, schließlich hängen oft Partner:innen an der Urlaubsplanung, und die Buchungen werden auch nicht günstiger mit der Zeit. Meistens ist eine einzige Person in der Praxis für die Anträge zuständig und kommt nicht hinter – weil die Praxisverwaltung mit Papierkalendern oder in Excel-Tabellen einfach unübersichtlich ist. Diese eine Person hat außerdem Hoheitswissen in diesem Bereich, fällt sie wegen Krankheit oder Urlaub aus, dann liegen die Anträge brach. Hat die Praxis ihre Urlaubsplanung dagegen digitalisiert, sieht man auf einen Blick, ob Engpässe entstehen, wieviel Resturlaub bleibt und so weiter. Über Zugriffsrechte können auch mehrere Personen an dem Kalender arbeiten oder zumindest die zuständige Mitarbeiter:in vertreten.
Personalverwaltung ist ja ohnehin kein sehr beliebtes Thema in Zahnarztpraxen.
Christian Brendel: Bei solvi haben wir schon vor einigen Jahre gemerkt, dass hier ein enormes Effizienzpotenzial für die Praxen steckt und deshalb unsere Personalsoftware pepito entwickelt. Mit pepito können Praxen Arbeitszeiten erfassen, Dienst- und Urlaubspläne innerhalb von Minuten erstellen, Personalakten führen. Das spart richtig viel Zeit, reduziert die Fehlerquoten – und erhöht signifikant die Zufriedenheit im Team. Erstens, weil Entscheidungen schnell und rational getroffen werden können, und zweitens, weil pepito ein transparentes Tool ist. Die Mitarbeiter:innen bekommen Zugang zum Beispiel zu ihren Arbeitszeitkonten, sie können die aktuellen Dienst- und Urlaubspläne einsehen, wodurch Streit über vermeintliche Benachteiligungen gar nicht erst aufkommt.
Also, Effizienz gewinnt die Zahnarztpraxis durch Digitalisierung, weil sie ihre Verwaltungsprozesse vereinfacht, Fehler reduziert und dadurch Zeit gewinnt?
Christian Brendel: Das ist ein ganz wichtiger Faktor, aber nicht der einzige. Es geht auch um die Transparenz in den Prozessen – sowohl für die Mitarbeiter:innen als auch für die Praxisführung. Bei pepito hat man immer den Überblick, wer wo wann arbeitet, auch über mehrere Standorte hinweg, und sieht so, ob Mitarbeiter:innen tatsächlich nach ihren Qualifikationen eingesetzt werden oder ob sich bei der Dienstplanung Ineffizienzen eingeschlichen haben. Ein anderes Beispiel: Mit pepito hat man die Möglichkeit, Überstunden abzufragen und zu erfassen. Geht eine Mitarbeiterin eine halbe Stunde später nach Hause als im Dienstplan vorgesehen, fragt das System sie nach dem Grund. Hat sie einfach noch aus persönlichen Gründen Zeit in der Praxis verbracht, wird die halbe Stunde nicht erfasst. Wenn aber ein Schmerzpatient da war, dann wird die angeordnete Überstunde erfasst. Mitarbeiter:innen haben also die Gewissheit, dass ihr Einsatz nicht einfach pro bono hingenommen wird, und andererseits zahlen Arbeitgeber:innen nur echte Überstunden.
Ab wann, würdest Du sagen, lohnt sich solch ein Personalverwaltungstool?
Christian Brendel: Der Trend geht zu immer größeren Praxen, und damit nimmt auch der Bedarf an Absprachen und Abstimmungen zu – und damit das Potenzial für Unruhe und Unmut. Wer dem aktiv vorbeugen will, kommt um digitale Tools nicht herum. Ich würde sagen: Bei weniger als fünf Mitarbeiter:innen kommt man auch so aus, aber ab fünf bis zehn Angestellten ist die Digitalisierung ein Muss.
Wir danken Christian Brendel und solvi GmbH herzlich für das aufschlussreiche Interview!
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