Die Materialwirtschaft als beschaffungslogistische Herausforderung
Noch nie zuvor war das Thema Warenwirtschaft in der zahnärztlichen Praxis so bedeutend wie heute. Denn der rasch stattfindende medizinische Fortschritt in der Zahnmedizin geht einher mit ständigen Neuerungen und Entwicklungen bei den Behandlungsmethoden und den dabei zum Einsatz kommenden Technologien und Werkstoffen.
Die beeindruckende Bandbreite der modernen Behandlungsmöglichkeiten bedeutet aber auch, dass im Arbeitsalltag immer mehr unterschiedliche Verbrauchsmaterialien erforderlich sind und zum benötigten Zeitpunkt auf Lager sein müssen. Dies stellt Praxen vor die stete organisatorische Herausforderung einer möglichst effizienten Material- und Lagerverwaltung.
In vielen Zahnarztpraxen wird der Materialverwaltung leider dennoch nach wie vor nicht der Stellenwert beigemessen, der ihr eigentlich zufallen sollte. Aus diesem Grund möchten wir in folgendem Artikel auf die zahlreichen Vorteile aufmerksam machen, die eine moderne, von klaren Strukturen geprägte Warenwirtschaft in der Zahnarztpraxis mit sich bringt. Dazu zeigen wir auf, welche Probleme ein schlechtes Lager- und Bestellwesen verursachen kann, und befassen uns näher mit klassischen und modernen Methoden der professionellen Materialverwaltung, die effizientere Arbeitsabläufe ermöglichen und sogar dabei helfen, Kosten einzusparen.
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- Theoretische Grundlage: Was bedeutet effiziente Lagerverwaltung konkret?
- Gute Gründe für eine professionelle Warenwirtschaft
- Lösungsansätze
Theoretische Grundlage: Was bedeutet effiziente Lagerverwaltung konkret?
Lagerverwaltung, Materialwirtschaft, Materialverwaltung und Warenwirtschaft – auch wenn diese Begriffe in der betriebswirtschaftlichen Fachliteratur mit zum Teil unterschiedlichen Konnotationen Verwendung finden, so dienen sie in der Praxis zumindest im engeren Sinne doch alle zur Bezeichnung derselben beschaffungslogistischen Abläufe. Im Kern geht es dabei um alle Aufgabenbereiche, die erforderlich sind, um sicherzustellen, dass im Betrieb stets alle benötigten Materialien in exakt ausreichender Menge und der erforderlichen Qualität zu möglichst geringen Kosten vorhanden sind. Ganz konkret gehören deshalb zu einer gelungenen Warenwirtschaft in Zahnarztpraxen eine genaue Ermittlung des Materialbedarfs, die rechtzeitige Bestellung der benötigten Materialien zu bestmöglichen wirtschaftlichen Konditionen, das Prüfen und Erfassen der Materialeingänge sowie eine übersichtliche Lagerung und effiziente Pflege der Materialbestände.
(Vgl.: Grochla, Erwin. 1990. Grundlagen der Materialwirtschaft: Das materialwirtschaftliche Optimum im Betrieb. Wiesbaden: Gabler, S. 18.)
Gute Gründe für eine professionelle Warenwirtschaft
Für eine gut strukturierte, wohl durchdachte Materialverwaltung in der Zahnarztpraxis sprechen zahlreiche überzeugende Gründe. Ein Blick auf den gängigen Materialbedarf zeigt etwa, dass Praxen im Schnitt 300 bis 400 unterschiedliche Verbrauchsmaterialien auf Lager halten müssen. Die Organisation dieser Materialien umfasst die gesamten Abläufe der Warenbestellung, Lageraufnahme und Bestandsverwaltung – bis der Zyklus mit dem abermaligen Einkauf von vorne beginnt. Die Aufgaben der Materialverwaltung spielen also in jeder zahnärztlichen Praxis eine wichtige, wenn auch häufig leider vernachlässigte, Rolle – und das in zeitlicher, personeller und nicht zuletzt auch wirtschaftlicher Hinsicht. Denn laut KZBV* fallen in einer durschnittlichen Zahnarztpraxis Materialkosten von 39.600 Euro pro Jahr an. Optimierungen beim Thema Warenwirtschaft bergen folglich erhebliche Einsparpotenziale.
* Kassenzahnärztliche Bundesvereinigung (KZBV). Link zum KZBV Jahrbuch 2018
Die statistischen Kennzahlen zu Materialbedarf und Beschaffungskosten lassen im Umkehrschluss aber auch erahnen, dass schlecht gepflegte Lagerbestände und ein unstrukturiertes Vorgehen beim Nachbestellen von zahnärztlichen Materialien vielerorts zu unnötigen Mehrkosten und vermeidbaren zeitlichen Aufwänden führen. Nicht selten müssen bei einer unorganisierten Materialbestellung und Lagerhaltung beispielsweise größere Mengen an abgelaufenen Materialien weggeworfen werden, weil vorhandene Bestände übersehen werden, oder die Haltbarkeitsdaten einzelner Packungen keine besondere Beachtung finden. Wer hingegen auf eine optimierte Lagerverwaltung setzt, kann dies weitestgehend vermeiden.
Welche Lösungsansätze gibt es? – Von Bestelllisten bis zu automatisierten Systemen
Zahnarztpraxen stehen unterschiedliche Wege und Mittel zur Verfügung, um die Prozesse der Materialverwaltung zu optimieren und dadurch für ein gut geführtes Lager und Bestellwesen zu sorgen. Wir geben einen Überblick über die möglichen Lösungswege.
1. Materialverwaltung mit Ad-hoc-Bestellungen
In zahlreichen Zahnarztpraxen haben sich im Laufe der Zeit quasi von selbst Strukturen zur Materialbestellung und -verwaltung entwickelt und etabliert, die in der Alltagsroutine überhaupt nicht mehr hinterfragt werden. Mit einer professionellen Materialwirtschaft haben diese in der Regel wenig zu tun. Ganz im Gegenteil – häufig erweisen sie sich nämlich als wenig effektive Methoden, die unnötig viele zeitliche und monetäre Ressourcen verschlingen.
In solchen Fällen erfolgt das Nachbestellen von Materialien nicht selten auf Grundlage von spontanen Lagerrundgängen oder gar erst dann, wenn vor anstehenden Behandlungen auffällt, dass bestimmte Artikel einen zu geringen Bestand haben oder überhaupt nicht mehr vorrätig sind. Dadurch müssen die fehlenden Materialien schnell zusammengesucht und bestellt werden. Da die Zeit drängt, ist in einem solchen Szenario an eine ausgiebige Recherche guter Angebote nicht zu denken. Womöglich muss sogar eine Expresslieferung in Anspruch genommen werden, was mit zusätzlichen Kosten verbunden ist.
Insgesamt ist ein solches Vorgehen bei der Materialbeschaffung stressbehaftet, arbeitsintensiv und kostspielig. Im schlimmsten Fall wird dringend benötigte Ware nicht rechtzeitig nachbestellt, wodurch es zu Behandlungausfällen kommen kann, die mit einer professionellen Warenwirtschaft vermieden hätten werden können. Für eine effizientere Praxisführung und ein nicht insignifikantes wirtschaftliches Einsparpotential sollte also auf optimierte und professionelle Strukturen bei der Warenwirtschaft gesetzt werden.
2. Lösungsansätze für eine strukturierte Lagerverwaltung in der Zahnarztpraxis
Ein ideal funktionierendes Materialwirtschaftssystem muss sicherstellen, dass alle notwendigen Materialien in einer ausreichenden Menge zum benötigten Zeitpunkt vorhanden sind, ohne dass das Lager überfüllt ist. Denn schließlich sind die Lagermöglichkeiten in der Praxis begrenzt und möglichst geringe Bestände gut für die Liquidität.
Einige Zahnarztpraxen schaffen es durchaus mithilfe manueller Systeme, bei denen die organisatorischen Prozesse gut auf die eigenen individuellen Strukturen zugeschnitten sind, die Materialwirtschaft problemlos zu bewältigen. Die Regel ist das allerdings keinesfalls. Unserer Erfahrung nach ist ein solcher Ansatz der Warenwirtschaft dazu einfach mit zu vielen Nachteilen behaftet. Um nur einige davon zu nennen:
- hohe Fehleranfälligkeit
- Abhängigkeit von erfahrenem Personal
- fehlende Transparenz
- hoher zeitlicher Aufwand
- manuelle Wareneingangskontrolle
Um die Materialwirtschaft in der Zahnarztpraxis auf ein professionelles Niveau zu heben, sollte daher auf systematische Prozesse gesetzt werden. Zu diesem Zweck bieten sich neben klassischen Methoden wie dem Kanban-System auch ausgefeilte digitale Warenwirtschaftssysteme an. Erstere lassen sich problemlos eigenständig in die alltäglichen Arbeitsabläufe integrieren; letztere warten mit automatisierten Prozessen, einer einfachen Handhabung und zahlreichen nützlichen Extrafunktionen auf. Im Folgenden stellen wir ein klassisches sowie verschiedene moderne Systeme zur Materialverwaltung in Zahnarztpraxen genauer vor und beleuchten deren Vor- und Nachteile.
2.1. Das Kanban-System
Als Kanban-System bezeichnet man eine analoge Basismethode der Logistik zur Optimierung des Materialflusses, die ursprünglich von Taiichi Ôno, einem damaligen Mitarbeiter der Toyota Motor Corporation, entwickelt worden ist. Das Wort „Kanban“ ist dem Japanischen entlehnt und bedeutet in etwa „Schild“, „Plakat“ oder „Karte“. Das Kanban-System beruht auf dem Pull-Prinzip, da in ihm benötigte Materialien erst angefordert werden, wenn sich ihr Vorrat dem Ende zuneigt.*
* Quelle: Leanmagazin.de / Kanban Motive und Ziele; Leanmagazin.de / Kanban
Das Kanban-System lässt sich in Zahnarztpraxen unkompliziert und mit wenig Aufwand anwenden. Von zentraler Bedeutung sind dabei die namensgebenden Kanban-Karten, die als Materialbegleitkarten fungieren. Diese lassen sich problemlos selbst anfertigen. Dazu müssen nur auf einer Karteikarte alle Informationen zu einem Material vermerkt werden, die für dessen Nachbestellung relevant sind. Neben dem Artikelnamen, dem Hersteller, dem Lieferanten sowie der Bestellnummer sollte der gewünschte Mindestbestand und Lagerort des Produkts erfasst werden. Dann muss die entsprechende Karte nur noch korrekt am Lagerort einsortiert werden. Wenn also gewünscht ist, dass von einem bestimmten Material immer mindestens drei Beutel auf Lager sein sollen, dann ist die Kanban-Karte zwischen dem viert- und drittletzten Beutel zu platzieren.
Bei Entnahme der viertletzten Packung erkennt der Mitarbeiter anhand der Kanban-Karte, dass die Mindestlagermenge erreicht ist und das Produkt nachbestellt werden muss. Er entnimmt die Karte und platziert sie in der dafür im Vorfeld bestimmten Ablage. Steht dann die wöchentliche Materialbestellung an, müssen nur alle in der Ablage enthaltenen Kanban-Karten abgearbeitet werden, um die komplette Nachbestellung zu erledigen. Ist die Lieferung erfolgt, müssen im letzten Schritt bei der Auffüllung des Lagers nur noch die Kanban-Karten wieder korrekt mit einsortiert werden. Dadurch wird garantiert, dass stets alle Produkte ohne Versorgungsabrisse auf Lager sind, ohne dass es dabei zu Überbeständen kommt.
Die Vorteile des Kanban-Systems liegen auf der Hand: Es ist mit nur äußerst geringen Anschaffungskosten verbunden und lässt sich unkompliziert in der eigenen Praxis umsetzen. Zeit- und personalintensiv sind lediglich die vorausgehende Inventur zur Produkterfassung und das Anlegen der einzelnen Materialbegleitkarten.
Allerdings ist das System durchaus fehleranfällig, wenn die Abläufe von den Mitarbeitern nicht diszipliniert eingehalten oder Karten versehentlich verlegt werden. Außerdem dient die Methode vorrangig der Steuerung des Bestellvorgangs einzelner Produkte.
Insgesamt betrachtet fällt sie daher äußert schlicht und minimalistisch aus, insbesondere wenn man die zahlreichen Erleichterungen und Annehmlichkeiten bedenkt, die moderne digitale Systeme auszeichnen.
2.2. Digitale Lösungen
Professionelle digitale Warenwirtschaftssysteme weisen einige grundlegende Parallelen zum Kanban-System auf. So kann man auch mit modernen IT-gestützten Systemen selbst festlegen, zu welchem Zeitpunkt ein Produkt nachbestellt werden soll. Allerdings geht dies bei computergestützten Warenwirtschaftssystemen in digitalisierter Form deutlich weniger fehleranfällig vonstatten. Zudem verfügen sie zum Teil über zahlreiche Zusatzfunktionen, die den kompletten Prozess der Warenbeschaffung und Lagerverwaltung erheblich erleichtern, den dafür notwendigen zeitlichen Aufwand verringern und sogar zu einer deutlichen Reduzierung der Materialkosten beitragen können.
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Grundlegende Vorteile der automatisierten Warenwirtschaft
Im direkten Vergleich zur analogen Kanban-Methode bieten moderne digitale Warenwirtschaftssysteme ein deutlich breiteres Funktionsspektrum bei der Verwaltung und Pflege der Materialbestände. Durch die digitale Erfassung des Verbrauchsmaterials beim Wareneingang sowie bei der Lagerentnahme ist es zu jeder Zeit möglich, auf eine aktuelle Bestandsübersicht zurückzugreifen. Zu den weiteren gängigen Vorzügen von digitalen Warenwirtschaftssystemen gehören die automatisierte Kontrolle von Haltbarkeitsdaten und Chargennummern oder die Integration von Sicherheitsdatenblättern. Allerdings hängt der konkrete Leistungsumfang stark vom jeweiligen computergestützten System ab. Materialwirtschaftssysteme mit umfangreichen Statistikfunktionen können zum Beispiel lehrreiche Aufschlüsse über das eigene Verbrauchsverhalten geben. Daher ist es empfehlenswert, sich im Vorfeld genau über die Funktionsweise und Effektivität der einzelnen angebotenen Systeme auf dem Markt zu informieren.
Nutzungsvoraussetzungen für eine digitale Materialwirtschaft
Grundvoraussetzung für die Einführung eines modernen automatisierten Warenwirtschaftssystems ist selbstverständlich ein PC oder Laptop in der Praxis. Ausgefeilte Systeme mit besonders benutzerfreundlicher Handhabung benötigen zudem technische Hilfsmittel wie Barcode-Scanner und Etikettendrucker. Denn diese finden bei der Erstinventur sowie dem regelmäßigen Wareneingang und der Produktentnahme aus dem Lager Gebrauch, um die Materialbestände in Echtzeit digital zu erfassen. Das Zubehör muss jedoch nicht zwangsläufig gesondert erworben werden. Mitunter lassen sich Handys mit besonderen Apps zum Scanner umfunktionieren oder es können bereits vorhandene Etikettendrucker mitbenutzt werden. Für die Nutzung von Online-Systemen wird zudem natürlich ein Internetzugang in der Zahnarztpraxis benötigt.
Unterschiede zwischen verschiedenen digitalen Warenwirtschaftssystemen
Vorsicht: digitales Warenwirtschaftssystem ist nicht gleich digitales Warenwirtschaftssystem! Denn neben spezialisierten unabhängigen Software-Lösungen gibt es zahlreiche digitale Systeme auf dem Markt, deren Nutzung mit starken Einschränkungen verbunden ist. So ist nicht jede Software mit jedem Betriebssystem kompatibel. Außerdem handelt es sich bei manchen Lösungen um Software-Module, die nur zusätzlich zu umfassenderen Praxissoftware-Paketen hinzugebucht werden können, was unliebsamen Ballast und potenzielle Mehrkosten mit sich bringt. Bei vielen anderen digitalen Lösungen hingegen handelt es sich um Angebote einzelner Händler und Depots, wodurch man sich schnell von individuellen Anbietern abhängig macht.
Deshalb empfehlen wir bei der Wahl eines digitalen Warenwirtschaftssystems unbedingt folgende Punkte zu berücksichtigen:
- Achte auf Kompatibilität mit der verfügbaren Hardware und dem in der Praxis verwendeten Betriebssystem.
- Bedenke bei Software von individuellen Händlern, dass die zur Verfügung gestellten Datensätze in der Regel auf deren eigenes Sortiment beschränkt sind.
- Sei dir bei Ergänzungsmodulen zu umfangreicheren Softwarepaketen bewusst, dass die Informationen zu den einzelnen Materialien und Lieferanten häufig komplett selbst angelegt und gepflegt werden müssen. Die Benutzung ist also mit erheblichem manuellen Aufwand verbunden.
- Beachte alle eventuell anfallenden Kosten. Stelle dir beispielhaft folgende Fragen:
- Auf wie vielen unterschiedlichen Rechnern darf die Software genutzt werden, ohne das zusätzliche Kosten entstehen?
- Wie sieht die konkrete Unterstützung bei der Erstinventur und bei einem späteren Mitarbeiterwechsel aus? Welche Kosten entstehen?
- Sind die monatlichen Nutzungsgebühren abhängig vom Bestellvolumen?
- Welche Mindestlaufzeiten und Kündigungsfristen gibt es?
Eine sorgfältige Auseinandersetzung mit diesen Gesichtspunkten lässt aus unserer Sicht nur einen Schluss zu: Die beste Lösung für eine professionelle Bewältigung der Warenwirtschaft in der Zahnarztpraxis ist ein unabhängiges, auf Lagerverwaltung spezialisiertes System.
Vorteile eines unabhängigen Systems am Beispiel der Wawibox Pro
Unabhängige digitale Materialverwaltungssysteme bieten sowohl im direkten Vergleich zu analogen Methoden als auch zu digitalen Alternativen zahlreiche Vorteile. Die Online-Materialwirtschaft Wawibox Pro etwa ist eine moderne Online-Plattform, die von jedem Web-Browser aus genutzt werden kann. Dadurch zeichnet sie sich durch ein besonders Maß an Freiheit und Unabhängigkeit aus. Sie bietet die Möglichkeit, zu jeder Zeit und von überall den Warenbestand zu überprüfen und Bestellungen in Auftrag zu geben – wenn es einmal sein muss, auch abends oder am Wochenende von zuhause aus.
Die Materialbestellung funktioniert bei der Wawibox Pro über eine direkte Bestellanbindung des Systems zu verschiedenen Lieferanten. Es werden spezielle Schnittstellen genutzt, um die Bestellung unmittelbar an die jeweiligen Händler zu übermitteln. Der gesamte Materialeinkauf lässt sich also über eine einzelne Plattform erledigen. Da das System zudem über einen integrierten händlerunabhängigen Preisvergleich verfügt, lassen sich dabei gleichzeitig die besten Angebote auf dem Markt entdecken und spürbar Kosten sparen. Besonders praktisch ist dabei, dass Preise und weitere Produktinformationen ständig automatisch von den Anbietern aktualisiert werden. Den Nutzern bleiben also manuelle Updates oder ähnliche unliebsame Aufwände erspart.
Die Wawibox Pro zeichnet sich dadurch aus, dass sie für ihre Nutzer eine hohe Markttransparenz und die Unabhängigkeit von einzelnen Anbietern schafft. Gleichzeitig bietet sie mit durchdachten und sicheren Prozessen ein ideales Werkzeug für gut gepflegte Warenbestände und ein unkompliziertes Bestellwesen.
Dafür sorgen zahlreiche praktische Funktionen wie automatische Bestandsmeldungen und Bestellvorschläge aber auch eine clevere Statistikfunktion, mit der sich Fragen zu Einkauf, Lager und Verbrauch analysieren lassen.
Dank der modernen, übersichtlichen Benutzeroberfläche des Systems überzeugt es zudem mit einer intuitiven Handhabung, wodurch der Umgang mit ihm schnell erlernt werden kann.
Die Vorteile der Wawibox Pro im Überblick:
- moderne Online-Software
- händlerunabhängiger Einkauf
- komplette Markttransparenz
- intuitive Bedienung
- Abdeckung des gesamten Praxisbedarfs
- direkte Bestellanbindung
- praktischer Online-Preisvergleich
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