Juli 15, 2022 3 Profi-Tipps für Einkauf & Materialverwaltung

In vielen Zahnarztpraxen besteht ein großes Optimierungspotenzial, was Materialeinkauf und -verwaltung betrifft. Denn gerade dort kannst du dir das Leben erleichtern und Geld sparen. Wir geben euch 3 Tipps, die sich besonders leicht umsetzen lassen.

Dank meines langjährigen tagtäglichen Erfahrungsaustauschs mit unzähligen Zahnarztpraxen kenne ich die Abläufe von Einkauf und Materialverwaltung haargenau. Heute teile ich 3 Tipps mit dir, mit denen du dir das Leben erleichtern und Geld sparen kannst.

Nimm außerdem gerne an meiner kostenlosen Fortbildung teil:

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Inhalte

I Materialbestellung: Gestalte den Bestellprozess schlank und schnell

II Lagerplatznutzung: Sorge mit Sortiersystemen für Ordnung in den Lagerregalen

III Materialverbrauch: Vermeide mit einem Zwischenlager Fehler bei der Bestandsführung

IV Extra-Tipp:  Werde Materialexpert:in – Fortbildung mit Zertifikat!

 

 

Gestalte den Bestellprozess schlank und schnell

Viele Zahnarztpraxen haben beim Materialeinkauf neben den Materialkosten selbst auch die sogenannten bestellfixen Kosten im Blick. Damit gemeint sind alle zusätzlichen Kosten, die beim Bestellvorgang anfallen, z. B. Versandkosten und Mindermengenzuschläge.

Vergessen wird jedoch häufig der wichtigste Posten: die Prozesskosten, die durch den Zeitaufwand der Bestellabwicklung entstehen. 

Hier gilt die alte Rechnung: Zeit ist Geld. Denn wenn du z. B. für die Suche nach einer versandkostenfreien Bestellung mehr als 15 Minuten investieren musst, ist es sehr wahrscheinlich, dass die Kosten für die Arbeitszeit, die du dafür benötigst, bereits diejenigen einer gängigen Versandkostenpauschale von 5,90 € übersteigen.

Du willst also eigentlich Geld sparen, verursachst letzten Endes aber sogar zusätzliche Kosten für deine Praxis! Daher solltest du den Bestellprozess so einfach und schnell wie möglich gestalten und im Einzelfall immer abwägen, ob ein langer Angebotsvergleich überhaupt Sinn ergibt

Einen besonders komfortablen Bestellprozess etablierst du mithilfe der digitalen Bestellplattform Wawibox. Denn sie verfügt sowohl über einen integrierten Preisvergleich, der dir in Sekundenschnelle die verfügbaren Angebote zahlreicher Anbieter aufzeigt, als auch eine übersichtliche Warenkorbauflistung, in der die Versandgebühren und Mindermengenzuschläge der verschiedenen Händler sofort erkenntlich sind.

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Schon gewusst? Noch zeitsparender erledigst du den Materialeinkauf mit der Wawibox Pro dank Unterstützung durch die praktische Warenkorboptimierung. Mit dieser Funktion kannst du mehrere Warenkörbe schnell so zusammenlegen, dass im Idealfall Versandgebühren und Mindermengenzuschläge wegfallen.

 

Sorge mit Sortiersystemen für Ordnung in den Lagerregalen

Ein gut sortiertes Lager ist das A und O für optimal funktionierende Arbeitsabläufe im Praxisalltag. Häufig fokussiert man sich aber allein auf die grobe Raumaufteilung: In Regal A liegt alles für Füllungen, in Regal B alles für Abformungen, in Regal C Artikel für endodontische Behandlungen usw.

Für maximale Effizienz solltest du aber zudem überlegen, welche genaue Lagerform für jede einzelne Produktgruppe im Detail am besten ist. Durch praktische Sortierkästen, Regale mit kleinen Schubladen, Abtrenner etc. schaffst du für jede Warengruppe die bestmögliche Aufbewahrungsform. Dadurch ist alles ideal verstaut und bleibt im Alltag möglichst praktisch zugänglich.

Auf diese Weise lassen sich vor allem Kleinmaterialien hervorragend lagern, ohne dass du in einzelnen Fächern nach den korrekten Utensilien wühlen musst.

Das Beste daran: Geeignete Aufbewahrungsfächer und Sortierboxen sind günstig in der Anschaffung und finden sich in jedem Baumarkt. Sie lassen sich also schnell und mit wenig Aufwand in euer Lagerkonzept integrieren.

 

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Alles an seinem Platz: Cranium Zahnheilkunde in Bensheim zeigt, wie sich Sortiersysteme klug nutzen lassen.| Copyright © Dr. Ackemann

 

 

Vermeide mit einem Zwischenlager Fehler bei der Bestandsführung

Du kennst das bestimmt: Der Tag ist lang und voller Termine. Du bist bei einer Behandlung und brauchst plötzlich dringend etwas aus dem Lager. Also schnappst du es dir, vergisst im Stress aber, die Lagerentnahme ordnungsgemäß zu dokumentieren.

Das Resultat: Es kommt zu Fehlern bei euren Bestands- und Bestelllisten, im schlimmsten Fall werden benötigte Produkte nicht rechtzeitig nachbestellt.

Dabei gibt es eine ganz einfache und vielfach bewährte Lösung: das Zwischenlager.

Das Zwischenlager ist ein separater Lagerplatz in eurer Praxis, den ihr mit den Produkten befüllt, die ihr im Alltag am häufigsten benötigt. Der besondere Clou: Indem ihr die dort abgelegten Materialien bereits im Vorfeld bei Befüllung des Zwischenlagers aus der Bestandsliste streicht, könnt ihr sie jederzeit ruhigen Gewissens entnehmen, ohne euch mit der Bestandsdokumentation aufzuhalten.

Auffüllen könnt ihr euer Zwischenlager zu einem Zeitpunkt, an dem ihr erfahrungsgemäß etwas mehr Luft habt. So bleibt euch genügend Zeit für eine ordentliche und stressfreie Bestandsdokumentation.

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Schon gewusst?
Ein Zwischenlager funktioniert auch ausgezeichnet in Kombination mit der Online-Materialverwaltung Wawibox Pro.

 

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