Mitarbeitermotivation & Zufriedenheit in der Zahnarztpraxis steigern

Qualifizierte Mitarbeitende zu finden, ist das A und O – Zufriedenheit aber auch, sonst kommt es zur Fluktuation. Davon können Zahnarztpraxen und Unternehmen oft ein Lied singen; wir plaudern aus dem Nähkästchen, wie wir bei Wawibox damit umgehen und geben Tipps, was Praxen adaptieren können.

Interessiert dich, wie wir bei Wawibox die hohe Mitarbeiterbindung und niedrige Fluktuation hinbekommen? Dann lies die blauen Kapitel.
Interessiert dich, was du in deiner Praxis tun kannst? Dann lies die gelben Kapitel.
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Inhalt
Wawibox: Das Aus für unsere HR & der „Cultural Fit“ im Recruiting
Zahnarztpraxis: neues Personal dank moderner Arbeitsumgebung
Wawibox: Was Mitwirkende motiviert
Zahnarztpraxis: Modern Leadership
Wawibox: Messung von Zufriedenheit & Motivation
Zahnarztpraxis: Zufriedenheitsumfragen
Wawibox: Steigerung von Zufriedenheit
Zahnarztpraxis: Karrieremöglichkeiten & Entwicklungsgespräche
Wawibox: Psychologischer Extratipp
Zahnarztpraxis: Wertschätzung

Psychologin Kim im Interview: So funktioniert Mitarbeiterzufriedenheit bei Wawibox

2022 wurde Wawibox erneut von der Initiative Great Place To Work zertifiziert – und wir konnten uns wieder über durchweg positive Bewertungen freuen. Zugleich wächst unser Team konstant und weist eine kaum existente Fluktuationsquote auf.

Großen Anteil tragen daran Kim, Lisa und Oliver vom „People & Culture“-Team.

Wir haben mit Teamleiterin Kim gesprochen, was bei Wawibox getan wird, um so hohe Zufriedenheitswerte zu erreichen und zu halten.

Auszeichnungen von Kununu und Great Place to Work, die uns stolz machen | Quelle: Wawibox

Wawibox: Hallo Kim, danke für deine Zeit! Zuerst einmal: Wieso heißt deine Abteilung seit kurzem nicht mehr „Human Resources“ (HR), sondern „People & Culture”?

Kim: Im Rahmen unserer Kultur- und Werteworkshops haben wir gemerkt, dass der Name „Human Resources” einfach nicht mehr zu unserem Selbstverständnis und unserer Unternehmenskultur passt. Unsere Mitwirkenden sind keine anonymen „Ressourcen”, sondern wertvolle Menschen, und so wollen wir sie sehen und im Alltag unterstützen. Unsere Arbeit geht weit über die organisatorische „Personalverwaltung” hinaus – Gott sei Dank!

Wawibox: Das stimmt. Gerade im Recruiting ist es wichtig, herauszufinden, ob es einen „Cultural Fit” mit dem Bewerbenden gibt. Warum und woran macht ihr das fest?

Kim: Dass wir fachlich qualifizierte Mitwirkende brauchen, um erfolgreich zu sein, liegt auf der Hand. Ein zentraler Punkt, der allerdings in seiner Wirkung oftmals unterschätzt wird, ist dieser sogenannte Cultural Fit – also die Passung der Bewerbenden zu den individuellen Besonderheiten des Unternehmens oder der Praxis. 

Hier spielen viele Faktoren eine Rolle:

⇒ die Passung zum existierenden Team, 
⇒ die Arbeitsorganisation, 
⇒ aber auch die Motivation,
⇒ und der Antrieb der einzelnen Teammitglieder. 


Der Teamspirit und die gemeinsame Vision sorgen für große Motivation | Quelle: Wawibox

Haben wir ein klares Bild über das eigene Selbstverständnis gewonnen, sind wir in der Lage, Anforderungsprofile für den Recruiting-Prozess nicht nur fachlich, sondern auch kulturell und persönlich zu definieren. 

Bei Wawibox ist uns beispielsweise nicht nur das unternehmerische, sondern auch das persönliche Wachstum der Einzelnen sehr wichtig. Dafür brauchen wir Mitarbeitende, die…

 
Deswegen interessieren wir uns im Bewerbungsprozess nicht nur für die fachlichen Qualifikationen, sondern insbesondere für die Motivation der Bewerbenden, um abschätzen zu können, ob sie sich in unserer Arbeits- und Unternehmenskultur wohlfühlen werden und einen echten Mehrwert schaffen können.

Dies hat einen enormen Einfluss auf die Mitarbeiterzufriedenheit und senkt so die Fluktuation erheblich. 

Zahnarztpraxis: Neues Personal dank moderner Arbeitsumgebung

Digitalisierung

Praxiscoach Dr. Rebecca Komischke hat uns in ihrem Vortrag über New Work erzählt, dass sie ihren Fokus auf die Ansprüche von Bewerber:innen an Jobs im zahnmedizinischen Bereich legt. Wer für Auszubildende eine attraktive Zahnarztpraxis sein möchte, muss mit der Zeit gehen – und hier spielt gerade für junge Fachkräfte das Thema Digitalisierung eine große Rolle.

Moderne digitale Systeme wie z. B. Software für die Material- und Lagerverwaltung wie unsere Wawibox Pro haben einen Mehrwert für Arbeitnehmer:innen, da sie Arbeitsabläufe vereinfachen und angenehmer gestalten.

 
Den ganzen Vortrag von Dr. Komischke „New Work in der Zahnarztpraxis” kannst du kostenlos on-demand hier anfordern.

Ergonomische Arbeitsplätze & Sportangebote

Muss über längere Zeit im Sitzen gearbeitet werden, kann es auf Dauer durch eine ungesunde Haltung zu Muskel-Skelett-Erkrankungen wie Rückenschmerzen kommen. Entlaste deine Mitarbeitenden, indem du z. B. für den Empfangstresen und das Büro einen höhenverstellbaren Schreibtisch anschaffst und in ergonomische Behandlungsstühle investierst.

Ermutige dein Team außerdem dazu, in der Pause einen Spaziergang zu machen oder baue ins Teammeeting ein paar Dehnübungen ein.


Bei Wawibox sorgen eine Tischtennisplatte und gemeinsame Yoga-Sessions für eine aktive Pause | Quelle: Wawibox

Wawibox Tipp: Gesundheitsförderliche Angebote werden vom Staat finanziell unterstützt: Maßnahmen wie sportliche Aktivitäten, Stressreduktion, gesunde Ernährung oder ergonomische Arbeitsumgebung sind steuerlich befreit. Pro Mitarbeiter:in erhältst du eine Förderung in Höhe von bis zu 500 € jährlich (vgl. § 3 EStG). Dafür müssen die Maßnahmen jedoch gemäß der Anforderungen der §§ 20 und 20b SGB V zertifiziert sein.

Wawibox: Was motiviert die Mitwirkenden in unserem Unternehmen?

Kim: Wenn wir uns die Ergebnisse der Great Place To Work Umfrage anschauen, sehen wir, dass insbesondere die Zusammenarbeit und der Umgang im gesamten Team als sehr angenehm und positiv erlebt wird. 

Dies fängt bei vermeintlich (!) banalen Themen, wie einem freundlichen Umgang miteinander an, bezieht aber auch mit ein, dass ein hohes Vertrauen untereinander herrscht und dass Mitwirkende bei Wawibox von einem starken Teamspirit motiviert werden. Auch hier ist also der Cultural Fit wieder spürbar.

 Wir sehen aber auch, dass es Mitwirkende gibt, die ihren persönlichen Beitrag zum Unternehmenserfolg weniger stark im Alltag erleben, als es bei anderen der Fall ist. Dies ist ein relevanter Ausgangspunkt für uns, um sowohl unternehmensweite Strukturen zu optimieren, als auch Rückmeldung an unsere Teamleiter:innen zu geben. 

Jede:r von uns ist ein essenzieller Bestandteil unseres Erfolgs – wir sehen es als unsere Aufgabe und Pflicht, dieses Verständnis bei allen zu stärken.

Zahnarztpraxis: Modern Leadership – baue Barrieren ab

Was sich in wirtschaftlichen Unternehmen immer weiter wandelt, hält auch in Zahnarztpraxen Einzug: Der Abbau von starren Hierarchien. Der Trend hin zur aktiven Mitbestimmung und Mitgestaltung des Arbeitsalltags, ein gemeinsames Miteinander auf Augenhöhe, eine Du-Kultur und transparente, empathische Kommunikation sind einige Bausteine des New Work Konzepts. 

Auch Dr. Paksoy setzt auf eine offene Kommunikation und empfiehlt, das Team auch bei wichtigen Entscheidungen einzubinden:

„Unsere Hierarchien sind insgesamt sehr flach, sodass jede:r ohne unnötige Barrieren Ideen einbringen kann. Dies ist für Mitarbeitende, die aus ‘älteren’ Praxen kommen, ungewohnt, da dort oftmals rein durch die Ärzt:innen entschieden wird. Wir achten jedoch sehr auf eine offene Diskussionskultur und darauf, als Team zu entscheiden – zum Beispiel auch über die Einführung neuer Prozesse. Nur so erreicht man einen wirklichen ‘Buy-in’, da jede:r aus dem Team das ‘Warum?’ und damit die Notwendigkeit für einen Prozess verstehen und beantworten kann.

Dr. Ackemann hält einen weiteren, besonders praxisnahen Tipp bereit. Um mehr Verständnis für alle Rollen im Team zu gewinnen, hat sie die Ärmel hochgekrempelt und für einzelne Tage selbst u. a. die Rezeption, Prophylaxe und Assistenz übernommen:

Erst dann merkt man, wo die jeweiligen Herausforderungen und Schwierigkeiten liegen. Beim Assistieren habe ich beispielsweise schnell gemerkt, wie schwierig es ist, die Dokumentation ordentlich zu erledigen, weil man kaum an den Computer kommt.

So kannst du dich besser in die Probleme deiner Mitarbeitenden hineinversetzen und mit ihnen Lösungen erarbeiten, die letztlich auch die Motivation fördern.

Wawibox: Wie werden bei uns die Mitarbeiterzufriedenheit und Motivation gemessen?

Kim: Unser Assessment von Mitarbeiterzufriedenheit und -motivation besteht aus zwei Säulen: Zum einen führen wir jährlich interne Umfragen durch, die die allgemeine Zufriedenheit messen, das psychologische Empowerment* des Einzelnen erfassen und über die wir Feedback zu den aktuellen Mitarbeiterangeboten (Weiterbildungsbudget, Team-Events, betriebliche Altersvorsorge, etc.) und zukünftig geplanten Angeboten einholen. Uns ist es über die Erfassung der Zufriedenheit durch Umfragen wichtig, konkrete Anhaltspunkte für Optimierungen ableiten zu können – unsere Personalstrategie passen wir auf Grundlage dieser Ergebnisse an. 

Zum anderen nutzen wir seit 2021 externe jährliche Umfragen wie die von Great Place To Work, um sowohl einen Perspektivenwechsel zu ermöglichen als auch unser Employer Branding zu stärken: Erreichen wir ein hohes durchschnittliches Zufriedenheitsranking, werden wir als „Guter Arbeitgeber” ausgezeichnet – so werden wir auch für potenzielle Bewerbende interessanter. 

Sowohl 2021 als auch 2022 wurden wir von Great Place to Work zertifiziert – und konnten bei der letzten Umfrage die Mitarbeiterzufriedenheit von 92 % auf 94 % steigern.

Wichtig ist uns auch hier eine transparente Kommunikation. Die besten Umfragen bringen nichts, wenn die Mitwirkenden keinen Sinn darin sehen, sie auszufüllen. 

Zahnarztpraxis: regelmäßige Zufriedenheitsumfragen

Traue dich, nachzufragen. Unzufriedenheit beseitigen oder Ideen der Mitarbeiter:innen zur Verbesserung der Praxis verwirklichen kannst du nur, wenn dir diese auch bekannt sind. 

Viele Angestellte trauen sich im direkten Gespräch mit dem Chef nicht, ihre ehrliche Meinung zu äußern, weil sie fürchten, die Kritik könnte missverstanden oder ihnen verübelt werden. Mache deinem Team deshalb klar, dass du konstruktive Kritik sehr willkommen heißt, um den Arbeitsplatz für alle attraktiver zu gestalten. Setze dabei auf die Möglichkeit, anonym Feedback geben zu können – z. B. in Form einer aufgestellten Box oder mit einer Umfrage, die von einem unabhängigen Unternehmen wie Great Place to Work durchgeführt wird. 

Wawibox Tipp: Auch Zahnarztpraxen können sich von Great Place To Work zertifizieren lassen!

Auf diese Weise zeigst du deinen Team-Mitgliedern, dass dir ihre Meinung wichtig ist und du um ihr Wohlergehen besorgt bist.

Wawibox: Welche Maßnahmen werden bei uns zur Steigerung der Mitarbeiterzufriedenheit ergriffen?

Kim: Mitarbeiterzufriedenheit wird von vielen Faktoren beeinflusst – dessen sind wir uns bewusst und binden alle Ebenen ein: 

Auf Unternehmensebene bilden Kommunikationsstrukturen und Mitarbeiterangebote das Fundament:

Unsere Events sind ein Guter-Laune-Garant und sorgt dafür, dass wir uns auch privat besser kennenlernen | Quelle: Wawibox

Auf Team-Ebene durchlaufen alle Abteilungen strukturelle Teamentwicklungsprozesse, die sowohl zum Teambuilding beitragen, als auch die Zusammenarbeit untereinander verbessern. 

Ausschlaggebend für die Mitarbeitermotivation ist insbesondere das Führungsverhalten – deswegen gibt es verschiedene Angebote wie Gruppen-Coachings oder Führungstandems, um die Führungsqualitäten unserer Leads zu fördern. Uns ist es außerdem wichtig, dass unsere Team-Leads im Sinne unserer Unternehmenskultur agieren und unsere Grundsätze verinnerlichen. Dies fängt bei einem wertschätzenden Umgang an, bedeutet aber auch, dass Team-Mitglieder in ihrer Entwicklung unterstützt werden.

Aber wir erwarten auch vom Einzelnen, aktiv zu werden: Sowohl unsere Teamleitungen als auch wir im People & Culture Team stehen unseren Mitwirkenden jederzeit zur Seite, wenn es Themen gibt, die herausfordernd sind. Es läuft nie alles rund und das ist auch ok. Uns ist allerdings wichtig, immer in den Austausch zu gehen und wo nötig und möglich Anpassungen vorzunehmen. 

Zahnarztpraxis: Karrieremöglichkeiten & Entwicklungsgespräche

Perspektiven und Karriere-Chancen sind ein Muss, wenn du dein Team auf lange Sicht halten und von steigender fachlicher Kompetenz profitieren möchtest, denn Wertschätzung drückt sich auch durch Vertrauen in die Fähigkeiten deines Teams aus. 

Autonomie stärkt die Selbstwirksamkeit; ständige Kontrollen hingegen zerstören das Vertrauen. Überlege (am besten im Gespräch mit deinen Mitarbeitenden), für welche Tätigkeitsbereiche oder Projekte sie Verantwortung übernehmen können. Damit entlastet du dich selbst und lässt sie den Praxisalltag aktiv mitgestalten. 

Weiterbildungsmöglichkeiten sind außerdem auch gut für den Ruf der Praxis, bestätigt Dr. Paksoy:

„Wir legen viel Wert auf Weiterbildung, fördern dies in jeder Hinsicht und sehen es auch als eine Verpflichtung gegenüber unseren Patient:innen. Die Möglichkeit, etwas Neues mitgestalten zu können und Patient:innen beste Qualität zu bieten, ist übrigens ein sehr häufiger Grund, warum Bewerber:innen aktiv auf uns zukommen.“

Vertrauliche Gespräche, bei denen die Entwicklung der Mitarbeitenden reflektiert wird, geben Anhaltspunkte, wie der weitere gemeinsame Weg aussehen kann. Diese Entwicklungsgespräche erhöhen die Arbeitszufriedenheit und senken langfristig die Fluktuationsrate im Team.

Möglichkeiten zur Fortbildung und Verantwortung tragen zur Mitarbeiterbindung bei | Quelle: Wawibox
 
Wichtig: Protokolliert die Ergebnisse und setzt direkt einen Follow-up-Termin fest, in dem ihr euch anschaut, welche besprochenen Maßnahmen bereits umgesetzt wurden und was noch offen ist. Denn nichts ist demotivierender als viele Versprechen auf dem Papier, die dann nicht eingehalten werden. 

Weiterbildungsmöglichkeiten für dein Praxispersonal¹: Zahnmedizinische Prophylaxeassistentin (ZMP) Zahnmedizinische Verwaltungsassistentin (ZMV) Fachwirtin für Zahnärztliches Praxismanagement (FZP) Zahnmedizinische Fachassistentin (ZMF) Dental Hygienikerin (DH)

Darüber hinaus gibt es natürlich auch themenspezifische Weiterbildungen, beispielsweise im Bereich Materialverwaltung oder Abrechnungsmanagement.

Wawibox: Als Psychologin hast du doch sicher noch den einen oder anderen Extratipp auf Lager! Was tun, wenn jemand gerade in einem absoluten Tief steckt?

Kim: So einfach, aber doch wirkungsvoll: Nachfragen und Interesse signalisieren. Ein Tief kann viele Gründe haben und ist nicht selten auch durch persönliche Umstände beeinflusst. Vielleicht gibt es private Herausforderungen, die dafür sorgen, dass Mitarbeitende bei der Arbeit nicht ganz bei der Sache sind – das ist normal und sollte respektiert werden. Womöglich kann man hier als Arbeitgeber sogar unterstützen, beispielsweise durch kurzfristigen Urlaub oder angepasste Arbeits- oder Pausenzeiten. Das ist selbstverständlich immer nur mit Rücksprache im Team möglich, aber oftmals sind Kolleg:innen bereit zu helfen, wenn sie können. 

Ein kleiner Tipp: Im Alltag einfach mal nachfragen, was den anderen gerade beschäftigt anstelle des üblichen „Wie geht’s dir?”. Hier bekommt man abseits des oberflächlichen „Gut, und dir?” oftmals ehrliche Einblicke in das Erleben des Anderen und signalisiert ehrliches Interesse.

Zahnarztpraxis: Zeige Wertschätzung

Wer sich mit seinen Kolleg:innen und Vorgesetzten gut versteht und gerne mit ihnen zusammenarbeitet, kommt mit Freude zur Arbeit.
Das bestätigen auch Studienergebnisse: Die tägliche Unterstützung leistet einen enormen Beitrag zur Arbeitszufriedenheit und hat darüber hinaus sogar positive Effekte auf die psychische Gesundheit.²

Denke darum bei Maßnahmen zur Mitarbeiterbindung auch an Teambuilding. Zeige deinen Angestellten deine Wertschätzung für ihre Arbeit in der Praxis durch ein gemeinsames Abendessen oder einen Ausflug in den Kletterpark. Denn zusammen Ziele zu erreichen, fördert die kollegiale Bindung und hebt die Stimmung im Team.

Auch schön: Überrasche deine Mitarbeitenden zu ihrem Geburtstag oder Jobjubiläum mit einem kleinen Präsent.

An Tagen, an denen sich Mitarbeiter:innen unterstützt fühlen, kommen sie deutlich besser mit den Anforderungen im Job zurecht. Treten Zeitdruck oder andere negative Vorfälle auf, werden diese Ereignisse eher als Herausforderung anstatt als Belastung interpretiert.³

Auch lobende Worte sind eine Form spontaner Wertschätzung und somit ein wirkungsvolles Mittel, um die Arbeitszufriedenheit und -produktivität zu erhöhen. 

Einfach mal „Danke!“ zu sagen und die Leistung der Mitarbeiter:innen bspw. im Teammeeting anzuerkennen, ist leider vielerorts noch keine Selbstverständlichkeit, zahlt sich aber aus!

Flache Hierarchien, gemeinsam an einem Strang ziehen und auf Mitwirkende eingehen: so steigerst du auch die Zufriedenheit deiner Praxismitarbeiter:innen | Quelle: Wawibox

Quellen

¹ BZAEK Aufstiegschancen ZFA 

² Simbula, S. (2010). Daily fluctuations in teachers’ well-being: A diary study using the Job Demands-Resources model. Anxiety, Stress & Coping: An International Journal, 23, 563–584.

³ Bakker, A. B. (2014). Daily Fluctuations in Work Engagement An Overview and Current Directions. European Psychologist, 19(4), 227–236.