Das digitale Zeitalter ist in vollem Gange und macht auch vor den Zahnarztpraxen nicht Halt. Zahlreiche moderne Softwarelösungen sorgen für willkommene Prozessoptimierungen und effizientere, weniger fehleranfällige Arbeitsabläufe. Doch das Einführen von Innovationen ist nicht einfach.
Wie entscheidet man sich bei der Vielfalt an Angeboten für eine geeignete Software für die eigene Praxis? Und welche Tücken gilt es bei der Einführung zu beachten?
Die folgende Checkliste unterstützt dich Schritt für Schritt auf jeder Etappe der Softwareeinführung von der Entscheidungsfindung bis hin zur erfolgreichen Implementierung.
Die Einführung einer neuen Software will gut überlegt sein. © Wawibox
1. Kläre deinen Bedarf
Softwarelösungen für Zahnarztpraxen gibt es reichlich auf dem Markt. Definiere deshalb zunächst, für welchen konkreten Bereich wie etwa Abrechnungsmanagement oder Materialwirtschaftsverwaltung du eine Lösung suchst.
2. Verschaffe dir einen Marktüberblick
Recherchiere, welche Software-Produkte für deine Bedürfnisse überhaupt existieren. Nutze unabhängige Quellen wie Fachzeitschriften, um eine Vorauswahl seriöser Anbieter zu treffen.
3. Lasse dir das Produkt live vorführen
Haben eine oder mehrere Lösungen deine Aufmerksamkeit geweckt, solltest du Kontakt mit den Anbietern aufnehmen und dir das Produkt vorstellen lassen. In der Regel bieten Software-Dienstleister eine kostenlose und unverbindliche Beratung an; wenn möglich, lasse dir das Produkt live in einer Produktdemo vorstellen. Auf diese Weise bekommst du einen authentischen Einblick.
Lasse dich in einer Produktdemo durch die Funktionen führen und stelle all deine Fragen. © Wawibox
4. Kalkuliere die Kosten
Beachte eventuelle versteckte Kosten unter Berücksichtigung folgender Gesichtspunkte:
- Wird zur Verwendung der Software spezielle Hardware benötigt?
- Auf wie vielen unterschiedlichen Rechnern darf die Software genutzt werden, ohne dass zusätzliche Kosten entstehen?
5. Nimm die Konditionen genau unter die Lupe
Prüfe im Vorfeld die anfallenden Nutzungsgebühren und -bedingungen auf Herz und Nieren. Bestehen bei der Lizenzgebühr für die Software lange Mindestlaufzeiten und Kündigungsfristen, ist dies äußerst ungünstig, wenn du nach kurzer Zeit feststellen solltest, dass die Lösung doch nicht das Richtige für deine Praxis ist.
6. Besprecht, welche Lösung zu euch passt
Entscheide dich für den Anbieter, der bei den angebotenen Leistungen und Konditionen am meisten überzeugt. Pro- und Contra-Listen können bei der Entscheidungsfindung helfen, wenn du unsicher bist, welche Software am besten zu deiner Praxis passt.
Unser Tipp: Hole unbedingt auch die Meinungen deiner Mitarbeiter:innen ein, die künftig am meisten mit der Software arbeiten werden. Erkläre ihnen auch, welchen Vorteil die neue Software ihnen im Alltag bietet. Je mehr du sie von der Sinnhaftigkeit überzeugen kannst, desto eher werden sie bereit sein, sich in das Programm einzuarbeiten.
7. Gib deinem Team eine Einführung
Ist die Software nutzungsbereit, organisiere einen gemeinsamen Termin mit allen Kolleg:innen, die zukünftig damit arbeiten sollen. Plane genug Zeit ein, um die Abläufe in Ruhe anschauen und Fragen klären zu können. Veranstalte ggf. nach 2-3 Wochen einen Folgetermin, um die Nutzung mit ihnen zu evaluieren und noch einmal Fragen klären zu können.
Sorge dafür, dass jede:r weiß, wie die neue Software zu bedienen ist. © Wawibox
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