Erfolgreiches Personalmanagement in der Zahnarztpraxis

7 Phasen eines erfolgreichen Personalmanagements in der Zahnarztpraxis

In unserem Artikel stellen wir dir moderne Ansätze im Personalmanagement vor, mit denen du deine Praxis in Zeiten des Fachkräftemangels zu einem attraktiveren Arbeitsplatz machst und damit den Grundstein für dauerhaften Erfolg legst.

Inhalt

1. Aktueller Arbeitsmarkt 

2. 7 Phasen des Personalmanagements

2.1 Aufmerksamkeit schaffen
2.2 Mitarbeiter:innen gewinnen
2.3 Einstellung
2.4 Kommunikation
2.5 Mitarbeiterbindung
2.6 Entwicklung
2.7 Ausstiegsprogramm


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Moderne Teamführung mit Dr. Amelie Ackemann (Zahnärzt, Praxiscoach)
Mitarbeitergewinnung & Bindung mit Kim & Oliver (HR)

Personalsituation in der Dentalbranche: zwischen Zuwachs und Fachkräftemangel

Die gegenwärtige Personalsituation in der deutschen Dentalbranche ist geprägt von zwei entgegengesetzten Trends. So prognostizieren Expert:innen aufgrund des demografischen Wandels sowie des zunehmenden Gesundheitsbewusstseins der Bevölkerung für die nahe Zukunft ein deutliches Beschäftigungswachstum für die gesamte Mundgesundheitswirtschaft: Bis 2030 sollen demnach alleine in den bundesdeutschen Zahnarztpraxen und Dentallaboren ca. 65.000 neue Beschäftigte Anstellung finden – bei gegenwärtig ca. 318.000 Arbeitnehmer:innen in den Zahnarztpraxen würde dies einem beeindruckenden Zuwachs von etwa 20 % entsprechen.¹

Gleichzeitig ist momentan jedoch vor allem unter den zahnmedizinischen Fachangestellten eine alarmierende Entwicklung zu erkennen. Denn hier bereiten ein steigender Fachkräftemangel sowie ein hohes Maß an Unzufriedenheit im Beruf der Branche Kopfzerbrechen.² Qualifizierter Nachwuchs bleibt aus, gut ausgebildete und etablierte Kräfte verlassen die Branche – ein gefährlicher Trend, der sich durch die Corona-Krise noch weiter zugespitzt hat, da die Zahl der abgeschlossenen Ausbildungsverträge für ZFAs im Ausbildungsjahr 2020/21 um ganze 8 % zurückgegangen ist.³

Diese scheinbar paradoxe Situation stellt viele Zahnarztpraxen vor besondere Herausforderungen bei der Personalführung. Schließlich war es selten so schwierig wie heute, qualifiziertes Personal, das fachlich und menschlich perfekt in die eigene Praxis passt, zu finden und dauerhaft an sich zu binden.

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Eine gute Teamatmosphäre ist das A und O für einen motivierenden Alltag | Quelle: Wawibox


In unserem Artikel erfährst du, wie dir genau das durch ein kompetentes Personalmanagement gelingt.

7 Phasen des Personalmanagements

Moderne Personalführung umfasst weitaus mehr als das bloße Einstellen von Angestellten und Übertragen von Aufgaben. Denn Personal zu führen heißt heute, es in allen Phasen des sogenannten „Mitarbeiter-Lebenszyklus“ (employee lifecycle) zu begleiten.

Auch in der Zahnarztpraxis gilt: Der Zyklus des Personalmanagements beginnt bereits vor der Einstellung und endet, im Falle einer Trennung, erst mit der Verabschiedung. Insgesamt lässt er sich in 7 Phasen aufteilen, die wir nachfolgend näher beleuchten.

1. Aufmerksamkeit schaffen

Fokusfragen, die du dir in dieser Phase stellen solltest:

  • Wie bekommen Fachkräfte mit, dass bei dir eine Stelle frei ist?
  • Wie überzeugst du sie schon vor dem Kennenlernen davon, dass du ihnen ein attraktives Arbeitsumfeld bietest?

2. Mitarbeiter:innen gewinnen 

Fokusfragen, die du dir in dieser Phase stellen solltest:

  • Was soll die Person fachlich und menschlich mitbringen, damit sie gut in dein Team passt?
  • Wie lässt sich der Bewerbungsprozess sowohl für dich als auch den Bewerbenden angenehm gestalten?


Fachliche Expertise
ist ohne Frage äußerst wichtig. Mindestens ebenso ausschlaggebend ist aber, wie die Person tickt und ob sie dieselben Werte teilt, die für dich und dein Team am bedeutendsten sind. Sonst ist das neu eingestellte Teammitglied möglicherweise nach wenigen Monaten wieder auf dem Absprung. 

Um schnell herauszufinden, ob es zwischen euch wirklich passt, lohnt es sich, Werte im Team zu definieren, die eure gemeinsame Praxiskultur am besten widerspiegeln.

Um unser eigenes Personalmanagement auf Vordermann zu bringen, haben auch wir bei Wawibox uns intensiv mit unseren unternehmenskulturellen Werten befasst und entsprechende Fragen in den Bewerbungsprozess eingebaut.

In der Online-Fortbildung erzählt Recruiter Oliver Rathmann, wie das genau abläuft. Sichere dir jetzt die Videoaunahme!

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3. Einstellung

Fokusfragen, die du dir in dieser Phase stellen solltest:

  • Welche Informationen benötigen neue Mitwirkende vorab, um einen möglichst angenehmen Start zu haben?
  • Wie finden sie schnell in den Arbeitsalltag hinein?


Der erste Tag ist immer aufregend, ganz gleich, ob man Berufseinsteiger ist oder seit Jahrzehnten fest im Sattel sitzt. Oft gilt: Je besser man vorbereitet ist und je genauer man weiß, was einen erwartet, desto besser kommt man mit der Aufregung klar.

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Erst mal in Ruhe ankommen: Bei Wawibox gehören „Speed-Datings“ mit den anderen Mitwirkenden zum festen Prgramm der ersten Woche | Quelle: Wawibox

Überlege daher, welche Informationen du schon vorab teilen kannst, beispielsweise zu den Abläufen am ersten Arbeitstag und der ersten Woche, zu etwaigen Aufgaben oder auch zum Team. Bei der Umsetzung dazu kannst du dich gerne an unserem Artikel zu den ersten Schritten bei Wawibox orientieren, der neuen Mitwirkenden erklärt, was sie bei uns erwartet.

Oder wie wäre es z. B. mit einem kurzen Willkommensgruß des Teams, der als Video per E-Mail oder Messenger versendet wird?

4. Kommunikation

Fokusfragen, die du dir dazu stellen solltest:

  • Wie stellst du sicher, dass jeder und jede Einzelne alle relevanten Informationen erhält?
  • Wie gehst du mit Unzufriedenheit und Konflikten im Team um? 


„New Work“
 – so lautet das Schlagwort der Stunde im Personalmanagement. Die damit verbundenen modernen Arbeitskonzepte halten nicht nur Einzug in Wirtschaftsunternehmen, sondern ganz allmählich auch in Zahnarztpraxen. Denn gerade jüngere Inhaber:innen verlieren zunehmend das Interesse an starren Hierarchien und bevorzugen stattdessen eine Teamführung auf Augenhöhe.

Davon profitieren meist beide Seiten, weil die Zusammenarbeit persönlicher und motivierender gestaltet werden kann. Die Herausforderung: Im Studium wird Personalführung nicht thematisiert – du wirst also zwangsläufig ins kalte Wasser geworfen und musst letztendlich alleine deinen eigenen Führungsstil finden.

Wie dir das erfolgreich gelingt, verrät Zahnärztin und Praxiscoach Dr. Ackemann in ihrer Online-Fortbildung. Sichere dir jetzt die Videoaufnahme:

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Dr. Ackemann hat außerdem einen spannenden Gastbeitrag zur Kommunikation in (mittel-)großen Teams verfasst!

Eine wichtige Grundlage dafür ist eine etablierte Feedbackkultur. Denn ehrliche und konstruktive Meinungen helfen euch gegenseitig, eure Zusammenarbeit zu verbessern. Zudem kann es hilfreich sein, gewisse Kommunikationsregeln gemeinsam festzulegen

Und was tun mit wichtigen Informationen bei Schichtarbeit, Krankheit, Urlaub etc.? Damit alle stets auf dem Laufenden bleiben, kannst du dein Team z. B. in kleinere Teams unterteilen.

5. Mitarbeiterbindung

Fokusfragen, die du dir dazu stellen solltest:

  • Was sorgt für langfristige Zufriedenheit bei deinen Mitarbeitenden?
  • Wie stellst du ein emotionales Zugehörigkeitsgefühl her?


„Man gewöhnt sich an nichts so schnell wie die nächste Gehaltserhöhung“ – ein geflügeltes Wort, das einen wahren Kern hat. Klar: Ohne angemessene Bezahlung geht es nicht. Allerdings tritt auch bei einer zufriedenstellenden Gehaltsabrechnung über kurz oder lang nachweislich ein gewisser Gewöhnungseffekt ein.

Damit dein Team also langfristig motiviert und emotional mit deiner Praxis verbunden bleibt, solltest du dich nicht alleine auf fairen oder sogar überdurchschnittlich hohen Gehältern ausruhen. Sinnvoller ist es, zusätzlich auf nicht-monetäre Anreize  zu setzen, mit denen du deinem Personal deine Wertschätzung und Verbundenheit vermittelst.

Was z. B. überhaupt nichts kostet, im stressbehafteten Alltag aber leider häufig viel zu kurz kommt, ist ein ehrliches Dankeschön und anerkennende Worte.

Wawibox-Tischtennis-HighFive-WorkshopEin regelmäßiges Teamevent schadet dabei auch nicht | Quelle: Wawibox

6. Entwicklung

Fokusfragen, die du dir dazu stellen solltest:

  • Welche individuellen Perspektiven kann ich meinen Mitarbeitenden bieten?
  • Wie fördere ich ihre Stärken und unterstütze sie dabei, selbstständig zu arbeiten?


Zufriedene Mitwirkende haben Lust, ihr volles Potenzial auszuschöpfen und Verantwortungsbereiche zu übernehmen, was dich im Alltag wiederum entlastet.

In halbjährlichen Entwicklungsgesprächen könnt ihr die vergangenen Monate reflektieren und gemeinsam überlegen, wo die Reise hingehen soll:

  • Was macht dem Mitarbeitenden Spaß und sollte beibehalten werden?
  • Was demotiviert ihn und kann möglicherweise delegiert werden?
  • Was interessiert ihn und sollte ausgebaut oder neu gelernt werden?

Biete ihm Weiterbildungen an und investiere damit aktiv in seine – und ggf. eure gemeinsame – berufliche Zukunft.

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Übrigens: Zu allen 7 Phasen des Personalmanagements erhältst du im Webinar „Mitarbeiter gewinnen und binden“ tolle Tipps und Inspirationen!

7. Ausstiegsprogramm

Fokusfragen, die du dir dazu stellen solltest:

  • Was sind die Gründe für den Ausstieg?
  • Was kann in Zukunft verbessert werden, um Erwartungen von Anfang an klarzustellen und passende Mitarbeitende zu halten?

Ein Abschied ist oftmals schade und auch wirtschaftlich gesehen nicht das beste Szenario für deine Praxis. Bei einer hohen Fluktuation lohnt es sich, genauer hinzuschauen und mit dem Team ins Gespräch zu gehen:

  • Was sind die Probleme und Stressfaktoren?
  • Was sind Wünsche und Verbesserungsvorschläge der Team-Mitglieder?

Manchmal passen Arbeitgeber und Arbeitnehmer allerdings trotz aller Bemühungen einfach nicht zusammen. Das war schon immer so und wird auch immer so sein – wichtig ist nur, sich auch bei einem Abschied professionell und wertschätzend zu verhalten. 

 

Quellen:
¹ https://www.kzbv.de/kzbv2021-jahrbuch-ohne-goz.media.f1b1223cf58b71cee7fc89ec746f8bf9.pdf
² https://www.zwp-online.info/zwpnews/dental-news/branchenmeldungen/36-prozent-der-zfa-denken-an-berufswechsel
³ https://www.fvdz.de/files/DATEIANHAENGE/DFZ/DFZ_0321_Fachkraefte.pdf